浅议养老保险档案的作用与管理

任娟

为参保职工服务，是社保经办机构工作的出发点和归宿。作为业务基础建设的重要内容，养老保险档案以准确、翔实、完整和珍贵的纸介和数字化记载，通过其潜在价值向现实价值的合理转化，为领导决策和为参保职工服务提供了有利的佐证。因此说，加强档案管理，是完善业务基础建设，提高社保经办机构的管理服务水平，促进养老保险工作健康和谐发展的重中之重。笔者就档案作用与管理和几年来从事档案工作的体会，谈点粗浅的认识。

1.明确养老保险档案的概念及构成

养老保险档案是养老保险活动中各个历史时期所产生的具有保存价值的文件和资料，主要涵盖文书档案、会计档案、业务档案和网络设备档案等等。这些档案构成了维护广大参保职工根本权益不可替代的重要依据。也成为我们养老保险事业进步和发展的缩影。

2.明确档案在养老保险工作中的地位和作用

依法保障参保职工享受养老保险待遇是目的，利用档案资源为参保职工提供优质服务是达到目的的手段。档案工作是将养老保险业务、财务、计算机和党群行政等活动中产生的文件资料，按照一定的管理方法和规则，归集、整理、组织和保管起来，从而，搭建起社保经办机构与参保职工沟通和服务的桥梁，保护参保职工合法权益下受损害。如果忽视档案工作的重要性，缺乏系统的档案管理机制和管理手段，那么，基金安全就不会得到有效保障，给参保职工一个明白账就无从谈起，为广大参保职工提供优质服务就难以实现，养老保险科学发展观就无法贯彻落实。所以，养老保险档案在来源于实践又服务于实践的过程中，具有不可或缺的基础地位和举足轻重的重要作用。

3.切实加强档案基础管理

夯实档案在养老保险工作中的基础地位，充分发挥档案的服务作用，应该从强化档案基础管理入手，重点做好以下几个方面的工作。

3.1科学分类

档案分类不仅是当档文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其它各项工作的有序展开。

3.2平时归档

平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。

3.3有序整理

档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。

3.4合理编号

整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。

3.5编制目录

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）、备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号。责任者是指制发文件材料的组织或个人。文号即发文的字号。题名即文件材料的标题。日期即文件材料的形成时间。页数即填写一件文件材料的总页数。备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

3.6标准化装订

按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。

3.7填写卷面

案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。这里需要明确几个栏次的概念：

（1）全宗号。全宗号栏内按同级档案局给定的全宗号填写，暂未给定的此项可空置，待同级档案馆给定全宗号后再行填写。

（2）年度。年度栏内填写盒内文件的形成年度。填写时要采用公元纪年，以4位阿拉伯小写数字表示，不得简化。

（3）保管期限。保管期限栏一般以汉字全称表示，分为“永久”、“长期”、“短期”。长期为16-50年，短期为15年以下。

（4）机构或问题。机构或问题栏是指按哪种类目进行分类。如果档案按科室分就是“机构”，如“办公室、业务科”；如按照业务类目分就是“问题”，如“基金核定表”、“业务台账”。

3.8档案装盒

不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。

3.9定期移交

按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。

3.10规范排列

案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序。便于查找利用。

为了保证档案的安全完整和档案工作的顺利开展，在完成上述步骤的同时，社保经办部门还应建立健全各类档案管理制度。如档案销毁制度、档案保管制度、档案借阅制度和考核与奖惩制度等等。与此同时，还要加强对档案工作人员的教育和管理，要求档案工作人员认真履行岗位职责，坚决杜绝档案遗失、毁损、泄密等事件的发生。如果发生上述事件，要依据相关法律法规追究当事人和有关责任人的责任。情节严重的，将依法追究其法律责任。

4.养老保险档案工作的发展方向是逐步实现数字化管理

所谓数字档案，就是以计算机、数据库和网络为基础，把纸介文字和数据、图像、声音等档案资源存贮在计算机和光盘中，以计算机和网络等方式为各项工作服务，它具有档案资源共享化、信息传输网络化和服务对象广泛化的数字化的基本特征。相对传统纸介档案以阵地服务为主，通过档案室案卷内各种文本文件来提供服务的手工管理办法，更具有存储量大、检索方便、便于提供利用的特点。实现档案管理数字化，是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求、紧迫任务和发展方向。

社保部门的工作人员，都是档案的形成者、使用者和管理者，让我们共同携起手来，肩负起对历史负责、为现实服务、替未来着想的神圣使命，以崭新的姿态和勤奋的工作，为养老保险事业的发展、为维护广大参保职工的利益，留下真实、完美和永恒的轨迹。