慢性病防治医院档案编研工作应体现慢性病防治专业特色

朱宏华

【摘 要】本文阐述了随着卫生事业的发展，慢性病防治医院档案管理应将慢性病防治专业特色作为编研工作重点。

【关键词】慢性病防治；档案编研；综述

随着我市慢性病防治事业的蓬勃发展，各级慢性病防治医院的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。随着档案管理工作的升级发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发利用档案信息资源已成为各慢性病防治医院档案工作中一项十分重要的任务。我院在开展编研工作时，在突出慢性病防治专业特色上做文章，使编研材料具有很强的专业性、实用性，受到了业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到，要开发有慢性病防治业务的档案编研材料，应抓住以下几个环节：

一、以业务档案为编研工作的主要对象

慢性病防治医院在以慢性病防治为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于慢性病防治是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体的业务档案也就具有了极强的专业性。此外，慢性病防治在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为开展疾病防治、监督监测工作服务。

二、选题要围绕业务上的主要任务

档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，便无法谈上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握：

（一）要了解和掌握单位的中心工作

在安排单位全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向并以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如我院近年来的中心工作是为结核病控制项目实施十年终期评估，而十年终期评估要求出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此，我们的档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足医院利用需要起到了积极的作用。

（二）要及时了解和掌握各项业务工作内容

慢性病防治医院的主要业务是开展结核病、麻风病、皮肤病性病、精神病等的预防和治疗管理。档案管理人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案管理人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。

三、积极开发更深层次、更有价值的档案编研材料

档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如慢性病防治医院的档案中有历年来国务院、卫生部及省政府与市政府颁发的关于慢性病防治管理及有关的法规、条例、程序及业务技术规范，而慢性病防治医院做为卫生行政机关委托的防治机构，在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。我院档案管理部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。

然而，由于慢性病防治业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展期终评估研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，我院档案管理部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案管理人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我院所编制的“清远市建国以来麻风病流行特征”、“2000-2010年清远市结核发病、死亡数统计与分析”等，这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性。

档案管理部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：

（一）要积极争取业务部门的配合

档案部门根据所选题目，以室藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。

（二）统计分析时间跨度要大

统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。

（三）统计数据真实准确完整

编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案管理人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。

（四）形式新颖好看

编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。

四、档案管理人员应具备专业知识

档案管理人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为慢性病防治业务服务，这是慢性病防治医院档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案管理人员的自身素质提出了较高的要求。做为慢性病防治医院档案管理人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，一是慢性病防治专业知识。目前的慢性病防治医院档案管理人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面，档案管理人员只有学习和掌握了慢性病防治专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能正确选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案管理人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案管理人员要成为疾病防治专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案管理人员还应走出院门，向兄弟单位学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。总而言之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发利用更多的慢性病防治档案信息资源，档案档案人员更应重视并加强自身业务素质的培养和提高。