信息化背景下的高校档案管理建设

林世凤

摘要：信息化背景下高校档案管理是一项科技含量较高的工作，相比于传统的档案管理显示出更多优势，如效率更高，管理更便捷等。本文就现阶段高效档案管理的现状进行分析，思考信息化背景下高校档案管理工作中存在的存在的一些问题，并有针对性地提出提升高校档案管理水平的若干措施，从而实现档案的信息化、数字化。

关键词：信息化；高校档案；现状分析；管理措施

现阶段，全世界的高等教育早已经进入了一个信息化的时代，高新信息技术在高等教育管理中扮演着重要的角色。在信息化的背景下，高校档案管理与新技术的相互融合，使得档案管理效率大为提升，进一步也使得高校的管理工作迈进了一个崭新的阶段。

高校档案管理现状分析

1.相关人员思想观念滞后

在高校的各项管理工作中，档案管理一直是重要的组成部分；而在信息时代，高校档案工作更是作为校园信息资源实现现代化的重要基础。高校档案管理工作伴随着技术的发展，其工作形式与内容也在不断变化。面对不断发展的档案工作，相关管理人员对其的重视程度不高，没有充分认识到工作的必要性及其对整个学校发展中扮演的重要角色，单纯地将档案工作视为一个附带性质的工作，认为此类工作对学校的管理工作无关紧要。因此，在实际的工作中，思想意识上忽视档案管理的作用，实际行动上对档案管理的支持不够，档案事业发展缺乏规划与总结。此外，在固有思想及不合理体制的约束下，高校档案管理部分通常只重视档案的基础性管理工作比如整理、编目及查阅等，对于档案社会服务功能等方面的工作建设却无实质性的操作措施。高校档案管理中，还存在相关管理人员专业素质不高，以至于无法胜任档案管理的现象，管理人员缺乏培训。

2.档案管理工作效率低，缺乏相关基础性设施

高校档案管理工作一项较为复杂的工程，目前高校中大多数档案为纸质档案，在进行档案分类、校订中通常需要大量人员协同合作才能完成，而且工作的质量无法得到可靠保障，严重耗费人力资源，工作效率低下。高校档案管理中，因为相关投入资金的缺失，导致档案管理部门无法配齐信息化设备，基础设施的滞后造成了我国现阶段大多数高校的档案管理仍处于一个高度依赖人力操作的阶段，这种现象使得高校档案管理的发展陷入停滞。此外尽管一些高校在硬件建设上配备了大量的计算机，但实际的管理工作还依靠人工，大量的信息设备成了摆设。另外由于相关档案管理计算机软件在编制过程中，计算机编程人员对档案管理工作缺乏认识，导致开放出的管理软件实用性不强，无法胜任高校档案管理工作。

3.资源共享存在弊端，高校合并带来新问题

目前高校的档案管理分工较细，人事档案管理及学生档案管理隶属不同管理部门，导致在对信息收集与统计过程中存在信息重复收集，资源无法实现共享，浪费人力物力。此外今年来随着高等教育体制的改革，许多高校是由一些学校经过合并重组而成，这就使得档案管理工作面临了很大挑战，一些新问题也随之出现。比如学校档案流失、档案整理归类困难及档案交接困难等。

提高高校档案管理水平的若干措施

1.优化高校档案管理模式

纳入管理模式、非纳入管理模式是高校档案管理主要的两种模式。纳入模式指的是高校本校档案馆管理高校各个部门所用的档案，实行档案业务管理；非纳入管理模式是相对于纳入管理模式而言的，其表现形式多变，不同部门的档案管理模式不一致。举个例子，一些高校中人事部门专门管理人事档案，而学生档案则由学校教务处等部门进行综合管理，更细化的分，非纳入模式也可以分为按归口部门分散管理模式即相对集中的管理模式。针对纳入与非纳入两种管理模式，非纳入管理模式能够充分发挥现有设施功能，实现档案信息资源的可靠共享，需要投入的人力也较少；而纳入管理模式更利于对资料收集过程中存在的问题，通过大类档案查找的方式加以补充，较为方便。

2.高校档案信息的数字化

高校档案管理信息化的实现，依赖信息的数字化。针对高校档案的具体特点，管理人员要通过转变思路，运用先进的科学技术，推动档案信息数字化的实现，最终为高校发展提供更好的服务。高校档案的数字化建设需要大量人力、物力及财力的支持，需要多方的高效合作，在具体的数字化建设过程中考虑到学校档案资料量的巨大，也没有必要对所用的档案进行数字化处理，只需要针对其中价值较高的档案进行处理，此类档案资料能够在社会生产中产生较大的经济效益及社会效益；而其他类别的档案资料则暂时不考虑实施数字化处理，使得档案信息资源的数字化效率大为提升。在整个档案信息资源数字化建设的过程中，要做好档案资料的调研工作，依据前期的调研结果制定高效的数字化方案，严格把握档案资料数字化处理的具体程度，严格控制处理的成本，提高资源的利用率，减少浪费，降低后续的档案管理成本。总而言之，高校档案的数字化建设，要重视成本控制，讲究效益。

3.依照标准规范进行高校档案信息化管理建设

在高校档案信息化建设过程中，要按照相关规范标准进行电子资源归档、标识、描述、查询及传输管理等。档案信息化建设中的标准规范好比公路的交通规则，各种信息资源的管理要严格遵守规则，以保障档案管理信息内容及运行的畅通无阻。档案管理中统一输入格式、代码符号及转换规则的制定，是实现档案管理现代化的前提，各类标准规范是档案信息化建设的基础。高校档案信息的标准化管理主要包括三个方面的内容：（1）管理性标准规范；（2）业务性管理规范；（3）技术性标准规范。档案管理计算机使用的相关规定标准、信息资源合法性判断规则是管理性标准规范的主要构成部分；业务性标准规范包括了档案处理规范、档案术语标准、信息资源标识标准及数据格式标准等；而数据加密、数据存储压缩格式规范及水印技术规范等则组成了技术性标准规范。

4.提升档案管理队伍素质

信息化背景下的高校档案管理建设归根结底还得依靠人来完成，提高高校档案管理队伍的专业素质有利于实现档案管理的信息化。高校档案管理信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质，要具备一定的信息技术知识。具体而言，高效档案管理队伍应该具备以下素质：（1）较好的政策解读能力，较高的思想政治素质；（2）信息化的管理理念，团队合作的精神；（3）掌握现代化的管理手段与方法。较高的政策水平及思想政治素质是管理人员做好档案管理工作的重要前提，档案管理是一项较为繁琐的工作，需要管理人员具备足够强的责任心，良好的职业素养及思想政治素质有利于管理人员提升事业的荣誉感，在工作中实现自我价值；信息化管理理念及团队合作的精神是实现高校档案信息化的关键所在，通过树立信息服务理念，加强管理队伍间的相互协作，为档案管理工作的顺利完成提供重要保障；而通过运用先进的管理手段，能够有效地提升高校档案管理工作的水平，适应信息化档案的管理建设，提高档案管理的工作效率，以有效的资源投入获取较大的成效。

21世纪是一个信息化的时代，高校档案管理向信息化转变是必然的趋势。通过合理运用网络资源，实现高校档案管理的信息化、网络化，实现信息资源的共享，有助于高校提升管理水平，为社会提供高质量的服务。档案作为一个极为重要的信息源，其管理工作的重要性不言而喻，伴随着档案管理信息化水平的逐步提升，其管理将迈上一个崭新的台阶。高效的档案管理系统就为社会生活提供更加优质的服务，也在为高校档案社会化的实现奠定了扎实的基础，使得高校档案管理更加适应于社会发展的需要。

参考文献

[1]管中慧.信息化背景下高校电子文件归档的若干问题与对策[J].徐州教育学院学报，2008， 23（1）：52-53.

[2]杨菊洪.数字化校园建设背景下高校档案信息的优化管理策略探析[J].科技情报开发与经济，2011，21（27）：85-86.

[3]李丽，周丹.信息化背景下高校档案管理的思考[J].考试周刊，2009，02（32）：16-18.

（作者单位：川北医学院档案室）