浅谈办公自动化条件下文档一体化管理

摘 要：办公自动化的广泛应用，为文档一体化管理提供了契机，本文重点对文档一体化管理的特点、意义以及应遵循的原则和主要内容进行了分析和阐述。

关键词：办公自动化；文件档案；一体化管理

提高文档工作的效率和管理水平，使档案管理工作逐步实行自动化，以适应科技发展的需要，是文档工作者必须面对和解决的问题。

1 文档一体化管理的特点

文档一体化管理，就是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，借助计算机网络和信息处理技术展开工作。文档一体化管理有以下特点：

1.1 整体性

借助计算机及其网络，把文件处理过程和档案管理作为一个整体，在同一个控制中心的组织指导下，按照档案工作的要求协调文书工作，加强了文书人员与档案人员的配合协作，减少了工作环节，缩短了文件的归档时间，实现了信息共享，使文档的整体优势得到有效发挥。

1.2 规范性

实行文档一体化管理，从文件的形成开始直到立卷归档，按照统一的标准格式进行文件处理，使文档管理逐步达到科学化、标准化、规范化的要求。

1.3 前控性

运用计算机对文件、档案进行一体化管理，可以达到对文件处理的超前控制，实现从文件到档案的有效转换，为提高档案质量奠定了基础。

1.4 准确性和时效性

如果输入的信息准确无误，计算机就能完整地提供所需要的信息；通过计算机网络管理，可依据不同授权实现便捷查寻、分析利用、检索调阅、打印复印等多种功能，用户可根据实际需要对检索信息进行各种排列组合，并输出信息，满足了不同利用者的多层次需求，提高了工作时效。

1.5 经济性

简化了传统管理方式中的人工整理、分类、制卡等过程，达到了一次输入多次输出，降低了人力、物力、财力成本，节约了存储场地和空间。

1.6 创新性

档案部门可以利用文书部门归档的机读目录，进行文档统计和编研，提供各种案卷目录、基础数字汇编、专题汇编、文件汇编等。

2 实行文档一体化管理的意义

2.1 实行文档一体化管理是档案实体数字化的需要

随着计算机和网络的广泛应用，纸质文件和电子文件共存的时代已经来临。为了使馆藏档案资源进入网络并实现资源共享，就必须将纸质档案转化成数字形式，即电子档案，以提高档案的使用效率。同时为了保障信息时代所产生大量电子文档的真实性、完整性、有效性，必须对电子文件实行前端控制和全程管理，即采用文档一体化管理模式，使档案更好地服务于机关，服务于公众。

2.2 实行文档一体化管理是档案传递网络化的需要

网络技术作为信息时代的主要特征，淡化了信息交流和传递之间的距离感，人们可以不受限制的进行随时随地的沟通。其开放性、快捷性特点，使办公效率极大提高。通过网络进行档案信息的收集、鉴定、整理、保管、利用等工作，是信息时代档案管理发展的必然趋势。

2.3 實行文档一体化管理是档案资源利用社会化的需要

档案信息化的根本目的在于借助网络实现信息资源共享，为用户提供高质量的服务。实行文档一体化管理，将文书和档案管理部门统一起来，彼此间资源共亨，相互协作，共同发展，发挥了文件和档案的整体优势，满足了人们随时随地进行沟通和获取信息的需求，提高了管理效率，促进了文档工作的社会化。

3 实行文档一体化管理应遵循的原则

3.1 将档案信息化纳入到机关办公自动化之中的原则

即在进行办公自动化建设之初，就要把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，统一安排，统筹规划，使二者融为一体，同步进行，协调发展。

3.2 纸质文件和电子文件并存保管的原则

在目前法律和技术不完善的情况下，为了保障电子文件的安全，国家档案局要求，重要的文件要实行归档“双轨制”，即“纸质”与“电子”两种文件形式同步归档、同时存在。

3.3 保证档案信息安全的原则

办公自动化系统涉及大量国家秘密和敏感信息，必须与公共信息网实行物理隔离。涉密电子文件和档案要限制在被授权范围内查看，防止信息泄露。档案信息资源开放利用必须经过严格审查。同时要采取技术防范措施，确保办公局域网和档案信息的安全。

4 文档一体化管理的主要内容

4.1 文档生成一体化

是指在文件生成阶段，就要按照文件归档的标准和要求进行系统设计，确保生成的电子文件符合档案管理的功能与需求。由于电子文件的内容易受损失和被修改，为保证电子文件的原始性，档案工作必须向前端延伸，参与到文件工作中去，记录电子文件从“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。并尽可能多的捕获电子文件的元数据（如文件创建者、收件者、文件主题和格式，创建日期、归档日期、重要程度等），确保电子公文真实可靠。

4.2 文档管理一体化

是指对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计，组织机构的统一设置，管理人员的统一配备，管理制度的统一规范等。电子文件形成后即成为电子档案，应及时进行积累，防止在分散状态下发生信息损失和变动。机关办公活动中形成的公文性电子文件，一经定稿就不得进行任何修改。收集过程中的一切变更都应记录在案，收集的电子文件要进行备份。

4.3 文档利用一体化

是指对文件和档案的利用进行合理协调，在文件阶段就要树立服务的意识，使文件尽快尽早地发挥作用。用户根据需要，借助办公自动化系统，输入检索命令即可查到所需的全部文档信息，而不用考虑所需信息是文件信息还是档案信息，以满足用户的个性化需求，扩大利用的广度和深度，提高利用效率。

4.4 文档规范一体化

在管理过程中，要根据《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》，参照公文格式和档案著录的各项标准，针对现行的文件管理过程，制定具体的标准规范和实施要求。

总之，办公自动化为实行文档一体化管理奠定了基础，也为档案管理现代化、科学化提供了契机。档案工作者只有转变观念、创新方法，逐步推进文档一体化建设进程，才能充分发挥文书和档案的整体效益，为日常管理、科研生产提供高效的信息服务。

参考文献

[1]王红珊 办公现代化趋势下的文档一体管理分析，办公室业务，2012.10

[2]赵彦昌 电子时代文档一体管理资新论，科技档案，2008.3

[3]李向前 浅谈办公自动化环境与文档一体化管理，求实，2006.11

作者简介

卢礼盈（1964-7），男，汉族，陕西洛南人，中国人民武装警察部队学院训练部，065000，河北省廊坊市，大学本科，副研究馆员，主要从事文件管理。