浅析电力企业档案管理存在的问题与对策

娄一艇　伍险峰　王猛

【摘 要】档案信息化建设与管理是新时期档案工作的新要求，也是企业档案管理的一项新课题。本文结合电力企业档案管理的经验和企业实际，提出了电力企业档案数字化建设与管理的对策。

【关键词】电力企业；档案；数字化

随着信息技术的快速发展以及企业信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的挑战，同时更赋予档案管理巨大的发展机遇。《全国档案事业发展“十二五”规划》明确提出了推进档案信息化建设的工作目标和要求，可见：档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理和时代接轨的产物，是档案管理中的一种新型模式。随着我国电力工业的飞速发展，电力档案所包含的信息也越来越丰富，电力档案的利用价值也越来越被社会所认识。如何有效地管理并利用这一宝贵的信息资源，使之更好地服务于电力企业的科学决策、生产经营和科学研究，成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。

1.电力企业档案管理存在的问题

1.1对档案管理的重视不够，认识不足

一些电力企业只注重加快电力工程的建设，却忽视了企业的档案建设。一方面企业高层领导不重视档案管理，对档案管理投入不足，出现档案室设施不全，保管条件和保管手段落后；另一方面部分档案管理工作人员自身不够重视，工作责任心不强，直接导致一些档案资料的缺失，库藏档案资源较少，直接影响为企业发展提供档案服务和工作支持的能力。日常的查阅档案、上级的各项检查、精益化检查都可以翻阅电子化档案来实现，从而避免多次翻阅造成档案损坏或者运输过程中原始资料的丢失。

1.2档案管理制度不健全，管理不到位

一方面企业对档案管理的理论研究和政策指导不足，部分电力企业没有设立独立的档案管理部门，工作机构不健全、职责分工不明确；另一方面企业可能已经建立了档案管理制度，但是管理信息与档案管理没有有机结合，档案管理制度尚不能满足现实工作需要，没有形成合力支持体系。通过客户档案电子化，则能加强客户档案收集各环节的督促检查，实现客户档案的即时检查，做到客户档案标准化。

1.3档案管理信息化滞后，利用率较低

大多数电力企业配备了信息化档案管理的设备，但管理档案的计算机配置还比较落后，软件、硬件设备都亟待更新；部门企业信息化的制度和标准尚不健全，缺乏具体可行的措施和依据。此外，由于种种原因的限制，导致档案管理硬件设备使用率低，数字的录入量非常有限，有的企业花费了大量的成本来实现企业档案的数字化，实现了计算机检索，但是没有实现整个企业信息的资源共享，致使档案信息资源不能得到充分开发和利用。

1.4档案管理人员短缺，业务素质不高

目前，企业档案管理人员相对短缺，业务素质普遍不高。部分档案工作者学历偏低，责任心不强，对档案管理工作理论知识和专业技能的学习不足，业务水平低下。部分档案管理员的待遇普遍不高，有些还常身兼数职，工作频繁变动，完全无法全身心投入到档案工作中。档案管理人员中缺乏既懂信息技术，又精通档案业务的复合型人才，不能满足档案信息网络化建设的发展需要。通过客户档案电子化，能在一定程度上减少人力物力的支出。例如我们可以坐在电脑前进行调阅客户档案，开展专项检查。像市局检查可以在市局调阅资料，不需要跑到现场来查。而且加强平时检查，发现问题及时可以整改，避免发生上级一检查，下面搞运动式的整改。

2.电力企业档案信息化管理的对策

2.1建立健全档案信息管理机制

电力企业要稳步推进档案信息化进程，首先应健全工作机构，设立相应岗位，配备人员，明确工作责任。同时应建立健全以信息为中心的内部档案管理制度，建立规范化与标准化结合的档案管理规范，确保档案信息管理有章可循、有法可依。此外，还应建立科学化的档案管理体系，按照集中统一、分级管理，信息化技术投入的方式，将不同种类、不同载体的档案进行归类，完善企业的档案管理体制，实现现代化电力企业的档案管理的全新发展。

2.2建设完善的档案管理网络

以各项目主管部门为核心，档案管理部门为业务指导，建立各部门、直属单位等组成的档案专、兼职责任人。在项目实施过程中，档案管理部门应和工程进度同步进行有效管理；并负责监督和指导相关部门文件资料的移交；各相关部门应设一名兼职档案员，并按照档案“集中保管”的原则，对本部门资料进行统一集中，及时移交档案部门进行归档。

2.3加强数据采集的管理

电力档案具有专业技术性强、标准性强、成套性强、通用性、更改性等特点。电力企业首先应建立完整的数据资源库，完善对信息化全过程的控制，同时应对企业档案实行动态管理，及时更新。此外，对同一项目所涉及的档案，应根据各部分权限及时录入，相互约束，确保信息的完整性。

2.4完善标准规范，加强质量控制

一方面要根据国家与行业颁发的标准规范，结合企业实际，加强基础业务的标准规范建设，建立健全档案分类规则、档号编制规则、制定数字化标准规范、电子文件管理规定；另一方面要加强档案资料采集流程的管理，保证数据采集的原始性和完整性；最后要加强数据质量控制提供扫描整理质量、图片编辑质量、目录整理质量、审核校对关键环节，提升电力企业档案信息质量。

2.5加强有效防控，确保网络档案信息安全

在已建立的企业信息系统平台上，员工可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制，提高了档案资料的使用效率。电子档案实现网络共享，如何做到网络档案的安全防控显得尤为重要。首先应实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；其次对非涉密计算机不应使用涉密移动存储介质；与此同时相应的计算机要安装“防火墙”及防病毒软件并及时更新；最后电子档案库房环境要符合要求的温度、湿度标准，光盘档案、磁盘档案应放置于防磁柜中，电子档案出入库时要加强检验鉴定等。通过客户档案电子化，无论是从供电局效益还是从企业效益而言都是有双重意义的，对于供电局而言能有效避免客户纸质档案的损坏，丢失，避免了造成不必要的社会不良影响。对企业效益而言，通过电子化管理档案工作，使营业受理人员从繁杂的工作中解放出来，有更多精力用于优化服务工作，从而更好地实现专业化服务。

【参考文献】

[1]杜勇.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].企业技术开发，2010（3）.

[2]徐悦红.对电力企业档案信息现代化管理及对策的探析[J.经营管理者，2011（10）.

[3]林春媚.电力档案资料管理探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2009（10）.