档案管理工作现代化的几点思考

张武立

【摘 要】进入二十一世纪，随着科学技术的发展，档案作为历史的记录，信息的载体，有着不卡替代的作用，充分发挥其应有的作用，加强档案管理工作的现代化尤为重要。档案管理工作的现代化就是运用先进的科学技术、信息载体和管理方法，对单位产生的各种载体的档案实行系统、全面、科学的管理，并为单位的各项活动及社会发展提供优质快捷的服务，为领导决策提供重要的依据，为单位档案的利用创造社会效益和经济效益。

【关键词】现代化档案；管理技术；机制

如何实现档案管理工作的现代化，我认为应做到以下几个方面：

1.树立现代化档案管理理念

思想是行动的先导，没有先进、科学的档案管理理论的指导，整个档案管理的发展便会受到影响，也就谈不上档案管理的现代化。1946年美国诞生了世界上第一台电子计算机，档案随之开始了它的第三次革命—从纸质档案到电子档案演进。由于纸质载体的时空局限性阻碍了档案信息的快速传递和资源共享，因此电子档案以其存贮方式的高密度、传输迅速、体质轻巧等优势受到人们的厚爱，以计算机技术为主体的信息技术革命浪潮，以不可阻挡之势猛烈地冲击着社会的各个方面，也冲击着档案工作人员的传统理念和思维方式。在这种情况下，档案工作人员应用先进的思想理念武装头脑，着眼科技发展的趋势，运用科学的眼光看待档案管理积思考解决档案新新载体方面的问题，如电子档案的法律效力、信息安全、成本收入、载体寿命等，站在时空的高度，总结档案载体从难到易，档案信息传播与转化从慢到快，档案信息利用的时限性逐渐减弱等规律，思考电子档案取代纸质档案时，档案管理工作应当怎样实现自身的价值。同时，为适应档案新载体的保护，思考档案馆库的建筑风格，档案库房的设计、室内设计的布置等，立足现实，放眼未来，思考档案工作的各个方面，才能逐步实现档案管理的现代化，促进档案事业朝着健康的方向发展。

2.学会现代化管理技术

目前，计算机和网络技术的应用已深入社会的各个领域和角落，通过计算机网络传输档案信息，可以广泛的实现档案信息共享。而实现档案的信息共享就要求我们既要有扎实的档案管理理论基础，又要掌握与信息技术相关的计算机应用与管理知识，这样才能做到相辅相成，互相促进，互为转化，适应信息社会发展的需要。档案管理人员要学会用计算机和网络知识，通过技术处理，采取必要的手段加以鉴定、利用和保密控制等，以适应科学技术、信息技术网络技术的发展和社会各方面对档案利用的需要。

3.建立现代档案管理体制

建立适应当今信息社会发展要求的档案管理体制，对发挥档案信息载体作用，实现信息共享，提高档案工作效率，促进社会发展至关重要。目前，档案管理体制滞后于形势的发展，仍沿用计划经济体制下的模式，关系不顺，相互封闭，各自为政，设施陈旧，得不到应有的重视，浪费了大量的信息资源。实现档案管理工作的现代化，必须要有现代化的管理档案管理体制，档案馆与行政机会之间建立合理的关系，档案馆设施设备要达到现代化的要求，以利于档案事业的科学合理发展，最大限度的充分发挥其档案管理职责。

在具体工作中，现代档案管理体制应将传统的档案服务提升为信息和知识服务，在不同的类型档案管理部门进行档案制度建设的试点与探索，进一步理顺与档案行政管理部门的关系，使其朝着有利于档案工作的方向发展。同时，要加强档案工作制度建设，以制度保障档案工作的正常开展，以制度来协调各方向关系，要将依法治档纳入档案管理现代化的主旋律。宏观上，依照档案法检查督促档案行为实现宏观的间接指导，微观上依据健全的档案标准化体系，体现档案管理现代化的可操作性。

4.建立现代化档案工作机制

好的工作机制是档案工作发展的关健，档案部门必须运用体现档案工作特有的工作体制、工作方法进行管理，具体包括管理程序合理，管理秩序井然有序，管理措施得力等，使其更好的保证工作效率的提高，促进档案工作的顺利发展。随着改革开放的不断深入，档案工作作用于社会的范围越来越大。档案事业要适应新时期的变化，就必须建立现代化的档案管理工作机制：在管理程序上，建立档案工作领导小组，实行分级负责的档案工作责任制，责任到人，层层抓落实；在工作手段上，建立数字型档案馆，进行档案的全文输入和检索自动化，档案目录做到查则有目，看则有档；在管理措施上，改变坐等用户的陋习，重视档案信息资源的开发利用，把馆藏档案以各种形式进行深层次开发，尽量缩短档案和利用者之间的距离，满足各层次利用者的需求。 [科]