建立文书档案数字化管理模式的必要性

顾玉红

（农业部人力资源开发中心，中国 北京 100125）

0 引言

在社会经济不断发展的背景下，信息技术水平也不断提高，从而促进了文书档案管理模式不断创新。文书档案管理工作人员在日常工作中，应该通过整理和收集各种文书档案电子文件资源，不断完善文化档案数字化管理方法，是当前文书档案管理过程中迫切需要解决的问题。在现代信息技术不断提高的背景下，文书档案的数字化管理模式主要应用的是先进的数字化技术，其中主要包括：数字化压缩、文件扫描、影音文件以及视频文件等。其中这个先进的数字化技术主要是通过应用文字识别技术来获得图片文件，然后再使用先进的储存管理技术将这些文件资料有效储存于数据库中。这样为文书档案数字化管理检索提供了方便，通过依赖先进的网络技术对实现文书档案的数字化管理起着非常重要的作用。在文书档案数字化管理模式下，有利于实现网络资源共享和文书档案的远程传递，快速准确的建立起全面完善的数字化档案管理系统，能够最大限度的提高文书档案管理资源的利用效率。

1 建立文书档案数字化管理模式的必要性

随着现代信息技术快速发展，我国各个领域数字化档案管理也发生了较大的变化。凭借先进的计算机技术、储存技术、以及扫描技术在当前社会中快速发展，逐渐形成了现代文书档案数字化管理模式。换句话说，以信息数字化作为载体的档案信息储存方式被称为文书档案数字化管理。在文书档案数字化管理过程中，主要包括以下几个环节：信息扫描、信息储存和档案数据库等。然而在现代文书档案的管理过程中，我们应该坚持纸质档案与电子档案共存的形式。这样的现象在较大的程度上增加了数字化档案管理的内容，即将原来纸质档案通过处理，采取一系列的数字化管理工作。文书档案数字化管理有利于提高传统档案保护的力度，以免防止档案信息出现流失的现象；同时又能够将纸质档案和数字化档案有效结合起来，最大限度的节省了资源。现代档案数字化管理的必要性主要表现在以下几个方面：

1.1 是现代信息交流的基本要求，提高档案信息的利用效率

在现代经济快速发展的背景下，文书档案的重要性也不断显现出来。各个领域之间的交流越来越多，迫切需要方便快捷获取各种文书档案信息的方法。因此，针对这种情况便需要建立一种科学合理、效率较高的文书档案数字化管理模式。在日常工作和生活中，通过应用这种管理模式能够有效实现各个部门之间的文书档案信息共享。当前信息数字化技术水平不断提高，并且应用到了众多的领域中。因此，不断加强文书档案的数字化管理成为了当前文书档案信息资源管理的重要因素。

1.2 是现代档案管理的主要方式，能满足当前社会经济发展需要

随着现代社会经济快速发展，要想文书档案充分发挥作用，最大限度提高文书档案管理的利用效率，便需要采取数字化管理模式。数字化管理模式是现代档案管理中一种非常重要的方式，其中数字化管理模式主要是利用现代数字技术，如：现代计算机技术、互联网等。通过加强文书档案数字化管理，有利于最大限度的提高文书档案管理工作的效率，以便满足现代社会经济发展对档案资料的利用和要求。

1.3 是完善档案管理的有效措施，以实现现代档案管理科学化

在现代社会的各个领域中，不断创新文书档案管理模式，应用现代数字化管理方式是当前文书方案发展的主要方向。文书档案数字化管理是不断完善现代档案管理的重要措施，要想这个措施取得良好的应用效果首先就应该突破传统文书档案管理模式的要求；然后再选择相对开放、先进的数字化管理模式，以便真正实现文书档案管理的科学合理化。文书档案管理模式的不断完善能够为社会创造更多有利的价值，推动社会更好的向前发展。

1.4 是强化档案信息安全选择，可确保文书档案信息安全性

在现代信息技术水平不断提高的背景下，网络信息技术不断渗透到社会工作的各个领域中。这样的现象导致了档案信息安全成为了当前管理过程中一个非常重要的内容，引起了社会各界人士的关注。我国社会各个领域的工作人员都将档案信息安全管理放在重要的位置上。当前社会经济形式非常恶劣，加强文书档案数字化管理工作，确保文书档案信息的安全性成为现代信息管理的重要选择。

2 提高文书档案数字化管理模式水平的对策

2.1 创建科学合理的档案信息管理机制

在现代信息技术快速发展的背景下，信息技术应用的范围不断扩大，各个行业内的管理水平也得到了快速提升。为了有效提高文书档案数字化管理模式水平便需要创建科学合理的档案信息管理机制，优化档案信息管理策略。

2.2 构建文书档案管理数字化平台网络化建设

在文书档案数字化管理不断发展的过程中，针对文书档案管理工作内部各个环节创建了文书档案数字化工作模式。但是在现代文书档案数字化管理过程中，不断加强各个部门之间信息的沟通和交流，是实现文书档案数字化管理的重要问题。尤其是在文书档案的阅读和使用过程中，为了能够在较短的时间内达目的，以便加强各个部门的信息沟通和交流。因此，便需要不断完善文书档案数字化内部管理方法，创建文书档案数字化平台网络化建设；同时在条件允许下，还应该构建一个完善的网络信息化共享系统，有效实现文书档案数字化网络管理的远程检索和传播，最终实现文书档案数字化管理与电子信息技术的无缝对接。

2.3 转变传统的文书档案管理思想

在各个单位发展过程中，相关负责人都应该提高文书档案数字化管理的重要性，为文书档案信息化管理创造良好的发展环境。在条件允许的情况下，还应该将文书档案数字化管理纳入到单位整体规划中。其中具体表现为：各个单位在财务预算中，应该将文书档案数字化建设所需要的费用计划到其中。以便更好的处理文档资料不断增多、技术手段不断变化等现象，同时将这些资金应用到购买现代信息设备、计算机、数码相机等，从而为文书档案数字化管理创造良好的条件。

2.4 有效提高文书档案管理工作人员的综合素质

在现代社会快速发展的背景下，文书档案管理工作是非常重要的一个组成部门。形成这种现象的主要原因在于文书档案记载了全社会发展的历史过程，文书档案内容是社会朝着良性发展的重要指标。为了更好的应用文书档案数字化管理过程中出现的问题，便需要不断提高文书档案管理工作人员的综合素质，不断创新文书档案管理方法；坚持与实际情况相符合的原则，不断从采用先进的数字化信息技术，深化文书档案管理，有效提高文书档案专业知识。

3 结论

文书档案的数字化建设是一项长期、全面而又具体的艰巨工作，它需要文书档案管理人员和其他各部门工作人员的积极配合。新颖的管理方式、先进的计算机技术等逐渐成为文书档案科学化的核心，极大地提高了文书档案管理工作的效率和正确性，为档案管理工作总体走上科学化、数字化的发展道路提供了基础。

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