WPS表格在医学工程保障服务信息记录与统计工作中的应用

王威，李怡勇，李涛，张华艳，陈培昕

广州军区武汉总医院 医学工程科，湖北 武汉 430070

WPS表格在医学工程保障服务信息记录与统计工作中的应用

王威，李怡勇，李涛，张华艳，陈培昕

广州军区武汉总医院 医学工程科，湖北 武汉 430070

目的提高医学工程保障服务信息的记录及统计效率。方法使用WPS办公软件，设计用于记录服务保障信息的电子表格，利用其自带的数据透视表统计分析各工程师的工作汇总数据。结果通过应用WPS电子表格，医院的相关人员可在PC端或智能移动设备上进行信息记录与统计分析。结论使用WPS表格记录并统计数据，能够基本满足科室日常数据记录及统计的需要，管理成本低，具有推广应用价值。

WPS电子表格；数据透视表；医学工程科；保障服务

0 前言

目前，我院医学工程科记录设备维修、日常维护、质量控制等保障服务信息时，普遍采用维修保障后先做纸质记录，再由专人负责录入计算机数据库系统的方法。这种二次录入方法，不但降低了工作效率，也容易造成记录信息的不规范、不准确，尤其是当一线工程师在工作任务重、时间紧的情况下，很难保证及时详细地记录信息。以上这些问题，造成医工科在绩效考核、维修数据统计、工作计划制定等方面缺少准确详实的原始数据做分析，制约了医工科保障服务水平的提高。虽然目前一些公司针对这种情况提出了便携式医疗设备管理方案[1-2]，但由于这些系统软硬件设备初期投入成本高，难以在一些中小型医院中普及使用。因此，为了降低管理成本并提高医工科工作记录效率，本文尝试使用电子表格的方式记录工程师服务保障信息。

近几年随着智能手机的普及，移动操作系统的完善，之前在PC端流行的办公软件也逐渐在智能手机上使用。无线网络的发达，共享软件及网络存储空间的普及，为实现云办公提供了可能。电子表格，即Excel，除了能够对日常工作信息进行逐项记录外，还自带了一些强大的数据处理分析功能，已普遍应用于医工科日常数据记录及管理[3-6]。目前国产的WPS表格无论在PC端还是在安卓系统上，都可以免费使用，且与Excel兼容[7]。本文主要以WPS为例子，阐述具体的表格设计及如何在工作中利用电子表格来提高工作效率。

1 服务保障记录电子表格的设计

我们根据医学工程科设备服务保障工作分类，按照现有纸质记录表内容（表1），分别制定了维修记录表、PM记录表、质控记录表。同时，为了规范输入数据，还建立了参数表；为使用WPS表格自带的查找函数，简化输入内容，建立了“科室对应工程师”工作表。从医院设备管理系统导出“设备信息表”，就可根据设备编号查找设备的详细信息。

表1 医学工程科医疗设备维修日常登记

1.1 建立参数表

为了保证每次录入表格的数据符合一定的规范，我们充分利用了WPS表格提供的数据有效性（图1）。通过限制数据有效性，可以强制要求单元格内容必须来源于某一序列，如工程师姓名必须来源于医工科工程师人员序列，科室名称必须来源于医院科室序列。建立包含这些设定好的序列内容工作表，即为参数表[8]。利用数据有效性，除了能够自动检查输入内容，找出不符合要求的内容进行出错警告，还会在选中单元格时，出现下拉箭头及列表框（图2），实现自动输入功能，减少工程师手动输入数据的繁琐，降低了输入时的错误率。

图1 数据有效性设置对话框

图2 利用“数据有效性”提高数据录入效率

1.2 建立数据查找工作表

为了使用WPS表格自带的VLOOKUP查找函数[9]，简化输入内容，建立了数据查找工作表 ——“科室对应工程师”工作表，在该工作表中，我们首先输入一列医院科室名称数据，再根据科室分管情况，输入对应的工程师名称（图3），建立科室与工程师的对应关系。用同样方法建立“设备信息表”，实现设备编号到设备详细信息的索引。

图3 科室对应工程师工作表

1.3 制作服务保障记录表

以维修工作记录表为例，介绍建立记录表过程。

1.3.1 确定记录表字段

按照表1所示的科室现有纸质记录表格样式，通过提取其数据字段，并按照工程师习惯的数据记录次序进行组合，建立维修记录表（图4）。其中，左侧部分为工程师手动输入部分，如“科室”“设备编号”“故障类型”“日期”等；右侧部分为利用函数自动计算出的内容，如“设备分类”“设备名称”“工程师”等。可通过VLOOKUP查找函数在“设备信息表”提取数据；“工时”可通过时间函数自动计算“结束时间”和“开始时间”的间隔，无需工程师手工填写。

在“工程师”一列中，输入函数“=VLOOKUP(A2,工程师对应科室表!$A$2:$B$50,2,1”，即可找到科室对应的负责工程师并自动填写；在“工时”一列中，输入函数“=MOD(F3-E3,1)*24”即可返回两个时间之间相差的小时数。

图4 维修记录表顶端标题行

1.3.2 限制输入内容

为保证工程师手动输入内容的准确，利用WPS表格自带的“数据有效性”功能对手动输入的内容进行验证和限制，如将“科室”字段的内容限制为参数表中的“科室”序列，将“故障类型”字段的内容限制为硬件故障、软件故障、使用问题及其他。设置日期、时间的单元格格式分别为日期类型和时间类型，防止格式不统一，造成统计数据困难。此外，为了防止工程师事后补做记录，督促工程师及时完成设备维修记录，可以在“日期”字段的H列设置数据有效性为自定义的公式“=H1=TODAY()”，强制输入数据为当天的日期。

1.3.3 限制修改部分内容

为防止他人对设计好的工作表字段分类及格式进行修改，可通过“保护工作表”功能进行限制（图5），这样每个工程师就只能按照设计好的表格样式进行填写内容，防止汇总数据时出现格式不一致的情况。

图5 “保护工作表”功能

2 服务保障记录表的使用

以维修记录表工作为例。随着目前智能手机的普及，基本上科室每位工程师都有安卓或苹果的智能手机或平板电脑，这些手机上都可以安装移动版的WPS工作软件，将我们编制好的工作表拷入每位工程师的手机或平板电脑中，在日常工作中，可以随时对工作内容进行记录。

3 汇总统计分析记录的数据

3.1 汇总记录数据

为了将各工程师提交的电子表格进行汇总，我们编写了VBA函数[10]，将所有工程师在一段时间内提交的所有电子表格放置在一个文件夹中，并在该文件夹中新建一个空白的汇总记录表，运行该函数，即可将所有的工作表汇总到一个新的工作表中，方便进行下一步数据统计分析处理。

3.2 统计分析记录数据

同Excel一样，WPS表格也提供了数据透视表功能，通过设置数据透视表的行字段、列字段以及数据字段，可以得到不同的统计结果[11]。如要得到某一个月内每个临床科室设备维修数，可以将行字段设置为“科室”，列字段设置为“设备类别”，数据字段也设置为“设备类别”，则WPS会自动按科室以及设备类别进行计数统计。要得到某一个月内每个工程师的维修工作时间，作为绩效考核的一个依据，可以将行字段设置为“工程师”，数据字段设置为“工时”，则WPS会自动对每个工程师的维修工时进行统计。此外，还可以利用数据透视图功能绘制数据统计图，利用显示明细数据功能自动生成一个新的工作表，显示某一字段的详细信息，避免人工筛选的复杂操作。

4 结语

本文介绍了一种利用WPS表格制作医学工程科保障服务记录表的方法，该方法能够基本满足科室日常工作记录需要，并具有一定的统计分析功能，且推广成本低，可以方便在中小型医院实现记录信息的数字化。该方法还可以在手机或平板上实时记录服务保障信息，充分利用了工程师现有设备，保证了信息的及时性、记录的准确性，具有一定的推广应用价值。

[1] 毛中亮,史鸿飞,应俊,等．基于Android平台的移动医疗应用系统[J]．中国医疗设备,2013,28(3):73-76．

[2] 张致欢．基于Android系统的平板电脑在医院无线移动查房的应用及优势[J]．信息系统工程,2011(6):45-46．

[3] 陈翠玲．Excel在医疗设备计量管理中的应用[J]．医疗装备, 2009,22(5):48-48．

[4] 林峰．Excel VBA在医用耗材库房管理中的应用[J]．中国医疗设备,2013,28(6):46-48．

[5] 刘涛．医院供应室管理系统的设计与实现[J]．数字技术与应用,2012,(7):134．

[6] 王光伟,徐静,吴咏梅．医院大型设备使用效益分析Excel模型设计[J]．中国管理信息化,2011,(16):35-37．

[7] 金山公司．WPS Office实战技巧精粹[M]．北京:人民邮电出版社,2012．

[8] 伍昊．你早该这么玩Excel[M]．北京:北京大学出版社,2012．

[9] 王国胜,李春晓．Excel 2010公式与函数辞典[M]．北京:中国青年出版社,2012．

[10] John Walkenbach．中文版Excel 2010高级VBA编程宝典[M]．冉豪,等,译．北京:清华大学出版社,2012．

[11] 宋翔．Excel数据透视表应用之道[M]．1版．北京:电子工业出版社,2012．

Application of WPS Spreadsheets in the Recording and Statistical Work of Security Service Information of Medical Engineering

WANG Wei, LI Yi-yong, LI Tao, ZHANG Hua-yan,
CHEN Pei-xin
Department of Medical Engineering, Wuhan General Hospital of Guangzhou Military Area Command, Wuhan Hubei 430070, China

ObjectiveTo improve the recording and summarizing efficiency of security service information of medical engineering.MethodsThe spreadsheets which can be used to record the security service information were designed with WPS software. Thus the statistics analysis of summarized working data of various engineers can be conducted with the PivotTable of the spreadsheets.ResultsRelevant staff can record, summarize and analyze the security service information with the application of WPS spreadsheets.ConclusionWPS spreadsheets with low cost and high application value which were used in data recording and summarizing can meet the basic requirements of daily data recording and summarizing of medical engineering department.

WPS spreadsheets; PivotTable; biomedical engineering department; security service

TP317.2

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.07.012

1674-1633(2014)07-0037-03

2013-12-05

武汉市科技攻关课题（201260523184-3）。

本文作者：王威，硕士，技师。

陈培昕，硕士，主管技师。

作者邮箱：wangku001wei@163．com