建好管好企业人事档案

左文平

当前，随着企业的深化改革，人事档案管理工作如何主动顺应企业发展要求，为企业生产经营活动提供更好的服务，是人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1 企业人事档案的重要性

1.1 为企业选人用人提供服务。企业人事档案工作是对企业内部员工的个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理活动。企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息。特别是在新的《劳动合同法》实施以后，企业用人更加谨慎，严把人才进口关成为企业降低劳动成本、减少劳动风险的首选防范措施，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。

1.2 为企业科学决策提供服务。通过人事档案，企业可以对员工的任免、调资、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，为企业制定用人计划和发展战略提供支持，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据，从而保证企业决策的科学化、合理化。

1.3 直接为个人的切身利益服务。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充，是伴随每位企业员工一生的重要材料。对于员工个人来说，无论是就业、考研、调动、出境政审还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续，都将以档案材料的审核为重要依据，直接为个人切身利益服务。

2 企业人事档案存在的问题

2.1 人事档案重视不够。有些企业领导对人事档案工作认识存在误区，认为不是企业的主要工作，只要不丢失、不泄密就行了。企业追求经济效益，使人事档案工作在企业的各项工作中提不上重要议事日程。

2.2 归档材料存在虚假现象。评价员工在政治态度、思想品德、业务实绩等方面的材料存在千篇一律现象，缺乏针对性，不能突出个人工作特点和实绩。甚至有些人丧失基本的职业道德，伪造假材料，如假学历、假出生年月、假工作简历等，严重影响了档案材料的真实性，为档案利用带来了麻烦。

2.3 人事档案管理人员缺乏。有些企业忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，在人事档案管理上还没有配备专职人员，负责人事档案工作的人

员通常兼任其他工作，造成了人事档案管理的混乱，严重影响了企业人事档案管理水平。

2.4 存在人为因素。有些企业员工对自己的人事档案重视不够，如部分员工工作调动后将人事档案自己存放，未及时办理归档手续，从而影响了今后个人办理养老保险、继续深造等事关个人切身利益问题。

2.5 管理手段落后。目前仍有一些企业人事档案室融办公、仓库、阅档为一间，防火、防潮、防盗手段只停留在较低水平，也没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案仍采用手工查找，从而严重制约了人事档案信息的开发和利用。

3 加强企业人事档案管理的措施

3.1 强化责任意识。各级企业领导要提高认识，真正把人事档案工作作为人事部门的一项重要基础性工作来抓，高度重视人事档案管理工作，建立与完善适合本部门质量考核体系，制定相应的奖惩制度，激发人事档案工作人员工作积极性和创造性。要加大投入，切实帮助解决人事档案工作中遇到的实际问题，按标准、要求建设好规范化的专门人事档案馆（室），建好配套保护措施，配备必要的电脑、扫描仪、监视器等设备，不断提高档案管理信息化水平。

3.2 健全管理机制。企业要首先做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，完善其管理体制。人事档案工作人员必须树立较强的保密意识，制定严格的接收、鉴别、整理、保管、提供、传递和销毁档案材料制度，以确保人事档案的绝对安全。

3.3 树立服务意识。人事档案工作人员必须树立全心全意为人事工作服务的思想，端正服务态度，时时处处为利用者着想，认真负责地做好人事档案利用工作，坚持主动、保密、及时、准确的原则，为组织人事工作提供优质服务，在服务中实现自我人生价值。

3.4 加强队伍建设。企业的人事档案管理人员应该具有过硬的业务技能和合理的知识结构体系，应该不断学习和了解国家人事制度改革的文件，及时掌握党的方针政策。熟悉相关的人事管理工作业务，熟练掌握工作流程和现代化的管理技术，不断提高人事档案队伍的整体素质，以适应新形势下企业组织人事工作及其他各项工作的需要。

（作者单位：中原油田第九社区管理中心 来稿日期：2014-04-15）