加强企业科技档案管理的实践意义分析

戴志艳

(中冶东方工程技术有限公司秦皇岛研究设计院,河北秦皇 066004)

加强企业科技档案管理的实践意义分析

戴志艳

(中冶东方工程技术有限公司秦皇岛研究设计院,河北秦皇 066004)

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料,是企业发展轨迹的全面、真实记录,是企业生产经营管理的重要评估依证和发展保障。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式,决定着企业的商业版图和未来发展,然而设计院的图纸整编保存管理工作做的好多事,同时能促进企业发展也能带动工作进度,对不断提高管理效率具有深远的影响。对此我们将对加强企业科技档案管理的实践意义进行分析。

加强 企业科技 档案管理

近年来，随着企业的不断壮大，特别是入世后市场竞争的日趋激烈，企业档案管理的重要性便逐步显现出来，企业档案管理经历了由探索阶段、规范化阶段到现代化阶段的发展过程，是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。利用档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。企业档案管理作为企业的一项重要基础工作，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。所以新形势下，档案管理工作如何在企业“转机制，抓管理，练内力、增效益”的改革中更好地发挥其应有的价值和作用。如何为领导科学的决策和企业的经济建设提供参考依据。是当前需要深入思考的重要问题。

1 目前存在的问题

1.1 如何保存好设计院图纸档案

首先，要选择正确的保管方法，由于图纸档案的制成材料比较特殊，且幅度较大，特别容易磨损破碎，不同于一般档案材料保管方法，因此，应该首先选择正确的保管方法，折叠保管是一种比较好的方式，图纸以其纸质的特殊性，图幅大小不一区别于别的纸质档案，管理人员应该在管理的时候应该特别注意，其实各大设计院档案处的图纸档案都是折叠且用文件袋包装的，分为项目-专业-卷册，分别竖向放置，以便于随时抽取看图，图纸也不易损坏。利于图纸的保存，利于图纸的调用。目前先进的档案管理应当是：将图纸逐一扫描为电子版，并按照编码要求存入计算机内，使用查询调用软件，方便随时远方调用和套用。因此企业管理人员应该积极利用各种方式将图纸档案保存完整。

1.2 领导重视欠缺

设计院的图纸资源和其它资源一样，用则得利，不用则废，用好了发挥的作用就大，用不好则发挥不了作用。从目前设计院的图纸资源利用情况看，管理和使用趋于相对规范，已基本进入微机化管理，但还处于应用计算机建立档案数据库、案卷目录、卷内目录、专题目录等阶段，有的还人工抄写和人工检索，档案工作现代化管理发展滞后。

1.3 归档资料不全

目前企业档案普遍存在材料收集不齐全的问题，具体表现在：索引编制不规范，内容不全；管理性工具(查阅、借阅登记、利用效果反馈、档案总登记簿等)未建立或建立不全，记载不全或无记载；编研材料内容不完整，体例不规范或者根本就没有编研；声像档案严重缺乏等。还有部分单位为了使用方便，将应统一归档集中保管的档案资料分散保管，或者利用档案人员在借阅档案后没有及时归还档案部门，将档案随处乱放，造成页面损毁、甚至丢失，导致档案内容不全，材料失散的现象，严重影响了档案的完整与安全。并且立卷归档及时与否、质量的优劣取决于该单位领导的档案意识、重视程度。有的企业只注重重复和价值不大的文件资料作为立卷归档范围，而对一些大项目特别是带有高新技术含量的复杂性项目，缺项较多；有的人已经调走资料却还未归留为已用，造成技术资料流失；还有的单位项目已经结束，资料还未归档；再有的归档混乱将不同保管期限的资料混放在一起，这样既不符合规范又影响查阅。

2 加强档案建设

2.1 建立和完善设计院图纸档案工作

企业的档案部门应该加强完善对设计院图纸档案管理工作，有利于维护企业的利益，和节约资源做到充分利用每一点。围绕设计院图纸档案新事物必须做到积极开展设计院图纸档案建档工作。有效管理、齐全完整，不流失、不散落。并且突出图纸档案建设重点。管理人员也要明确责任，规范管理。建立健全设计院图纸档案管理的法规、制度。企业将图纸档案的管理纳入档案基础业务建设范畴，争取早日建立起比较完备的图纸档案管理法规和制度。进一步完善归档范围、归档时间和归档要求等制度，因此加强设计院图纸档案资源建设。企业以保存完整图纸为导向，积极调整馆藏收集范围，不断整合各类图纸档案资源，真正做到充分利用每一份纸张。

2.2 加强档案工作人员业务培训

面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，提高现有专职档案人员的业务水平是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。要通过业务培训使档案人员具备一定专业知识和能力，以扎扎实实的业务功底、较强的管理能力和服务意识，通过科学严谨的管理手段，开发利用档案信息，更好地发挥企业档案作用，为企业经济发展提供服务。工作中不断学习档案法规、档案工作的理论、操作规范以及档案工作者的职业道德，从而提高对档案工作的认识，端正对档案工作的态度，增强做好档案工作的自信心和责任感。并且档案部门在收集、整理、保存档案的同时，要始终坚持档案工作为企业中心工作服务的原则，不断研究开发利用保持档案信息资源的新途径。一是让档案在技术改造方面服好务。在档案收集保存完好后，要注意充分利用好档案信息资源，为企业技术改造服务。二是让档案在节能挖潜方面服好务。企业档案资料是企业各项政治经济技术活动的经验积累，充分利用好档案资料必将收到事半功倍的效果。三是让档案为维护企业权益服好务。做到最好的利用和管理。

3 结语

总之，只有不断强化企业档案管理的服务意识，增加服务的主动性，才能真正体现企业档案存在的价值；企业档案工作人员只有在企业向现代流通转变的过程中，不断调整自己的定位和服务方向，起到“雨中送伞，雪中送炭”的作用，才能使档案工作为企业创造财富，企业档案工作才能更有生命力。

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