Excel在评标中的应用

汪明理，李桂英，王 敏，苏 苑

（湖北华傲水利水电工程咨询中心，430070，武汉）

在评标中，常用一些表格来计算投标人的得分。如果用人工计算和处理这些表中的数据，不仅耗时，而且容易出错。利用Excel建立一个评标记分系统，就可有效地解决这些弊端。

Excel功能十分强大，利用其部分数据链接、数据计算和数据共享等功能就可满足评标记分工作需要。

一、数据链接

评标常用的表格有 《开标情况记录表》《评委评分表》《投标人最终得分统计表》《中标候选人推荐表》。这些表格的内容和格式均可根据招标文件确定，其内容和格式分别见截图 1、2、3、4 所示的表格。

表的格式和内容确定后随即可进行数据链接。

所谓数据链接就是对同一数据在第一次出现后还需引用的地方（单元格）均采用链接的方式进行复制，从而实现所有数据只需输入一次的目的。

数据链接很简单。方法一：在需链接的单元格中输入“=”，点击原始数据单元格，然后点“■”或按Enter键即可。如果需要链接全列的数据，可将第一个已链接的单元格中函数修改为绝对引用列（即在列号前加“$”），然后按住该单元格右下角往下拖即可。方法二：选中原始数据/单击右键/选择复制，选中需要链接的单元格/单击右键/选择性粘贴/粘贴性链接即可。

二、数据计算

利用Excel建立评标记分系统,除利用Excel对数据进行加、减、乘、除、乘方、幂运算外，更重要的是利用Excel包含的逻辑函数、数学函数、统计函数和查找函数，建立相关数据计算式，从而实现自动判断有效报价，自动计算投标报价分，自动进行评委评分的小计、合计或总计，自动计算去掉一个最高分及一个最低分后的投标文件最终得分，自动确定评标委员会推荐的中标候选人。

1.有效报价

由于有效报价是有效投标文件符合招标文件规定的最后报价，故在建立计算机评标记分系统时，不仅要考虑投标文件正本的报价和投标修正报价，而且还要考虑评标过程中评委对投标报价的修正。开标过程中表1 F列(有效报价)是隐藏的，只作为计算投标报价分的计算过程参数。

表1中F列有效报价F7的函数式为：F7=I F(E7=0,D7,E7)。

截图1 开标情况记录表

截图2 评委评分表

截图3 投标文件最终得分统计表

2.投标报价得分

投标报价得分计算式应根据招标文件中的评标标准确定，这是建立本系统的难点。以下以实例说明。

投标报价分的范围0～50分。

评标基准价计算式为：C=0.7×A+0.3×B

式中，A为招标人设定的标底价（以万元为单位）；B为各投标人投标报价（Bi）的算术平均值（以万元为单位）；C为评标基准价。

投标报价分的数学计算如式（1）：

式 （1）中，Pi为投标人的报价得分，Bi为投标人的投标报价，C为评标基准价。如果投标人的报价计算得分小于0分，则按0分计算。

记分系统中投标报价分直接用《开标情况记录表》（表1）进行。

根据本例投标报价分的数学计算式，表中投标报价分L7的函数式为：

过渡函数式：N7=100*（F7-$M$7）/$M$7。

过渡函数式：M7=0.7*$G$7+0.3*SUMIF(F7:F14,"＞0")/COUNTIF(F7:F14,"＞0")。

3.评分表中的小计、合计与总计分

表1中F9(小计分)的函数式为：F9=SUM(G9:H9)或F9=G9+H9。

表2中的D9(商务标合计分)的函数式为：D9=SUM(E9,F9,I9,L9,P9)或 D9=E9+F9+I9+L9+P9。

表2中C9(总计分)的函数式为：C9=SUM(D9,T9)或C9=D9+T9。

4.投标文件的最终得分

投标文件的最终得分（表3中的平均分）为所有评委的评分去掉一个最高分和一个最低分后的平均值。表3中J7函数式为：J7=(SUM(C7:I7)-MIN(C7:I7)-Max(C7:I7))/(COUNTIF(C7:I7，“＞0”)-2)。

式中 COUNTIF(C7:I7，“＞0”)的意思是：计算 C7 至 I7 区域中数值大于0的单元格的个数，即参加评分的评标委员人数。

5.投标文件最终得分的前三名

表4中各名次的投标人、投标报价和最终得分，可按最终得分排序后人工输入，其弊端就是容易出错。这个解决弊端的方法就是运用查找函数，使表4中各项内容自动填入。

第一名的最终得分D5的函数式：

D5=LARGE('[最终得分统计表.xls]1标'!$J$7:'[最终得分统计表.xls]1标'!$J$11,1)。

上式的意思是：在最终得分统计表的最终得分列（本例为J7至J13区域）中查找第一个最大的数。

第一名投标人名称B5的函数式：

B5=INDEX('[最终得分统计表.xls]1标'!$B$7:'[最终得分统计表.xls]1标'!$J$11,MATCH(D5,'[最终得分统计表.xls]1标'!$J$7:'[最终得分统计表.xls]1标'!$J$11,0),1)。

上式的意思是：在最终得分统计表的投标人名称的区域中，查找与第一名的最终得分相同的、位于最终得分区域中与第一名最终得分对应的投标人名称。

第一名投标人有效投标报价C5：

C5=INDEX('1标'!$F$7:'1标'!$F$11,MATCH(B5,'1标'!$B$7:'1标 '!$B$11,0),1)。

上式的意思是：在开标情况记录表的有效投标报价区域中，查找与第一名投标人名称相同的对应的有效投标报价。

从上述可知，完成中标候选人推荐表的顺序是：用LARGE函数查找出投标人的最终得分；根据最终得分，用INDEX函数查找出投标人名称；最后根据投标人名称，用INDEX函数查找出有效投标报价。

第二、第三名的相关数据函数式类推。

三、数据共享

这里的数据共享是指局域网中的服务器共享各评委在自己计算机的评分表上输入的数据。具体方法是：根据评标委员的人数建立局域网；在各评委计算机中，分别将服务器中相应编号的评委评分表发送到评委计算机桌面；评委在本人的计算机上打开评分表，输入投标文件的各项得分并保存；评委打完分保存后,在网络打印机上打印。

四、其他功能的应用

为使评标记分系统更加人性化、更好操作、更加安全，还要利用Excel的其他功能进行完善。

利用批注编辑功能，将评标标准标注在评委评分表各单元格中。当鼠标移到单元格时，系统自动显示评标标准，避免评委评标时查看评标标准的纸质文件的麻烦。

利用页眉页脚设置功能设置签字栏、评委编号和页码。

利用单元格保护和工作表保护功能设置数据输入和工作表打开权限。

利用数据有效性解决超出范围的数据的输入。

利用隐藏的方法处理不宜公开的数据。

五、结 语

运用Excel建立的评标记分系统曾在湖北省长江堤防加固工程招标评标中应用，受到参加各评标专家和监督人的好评。

掌握Excel在评标记分中的应用，不仅可以根据评标标准的不同编制出不同的评标记分系统，而且可以促进用户利用Excel功能开发出更多的其他系统。这在当前大规模的水利建设时期可谓一举多得。