谈谈档案的“现扫现用”

在我国，各级综合档案馆都要面对档案需求的动态变化和馆藏档案平均利用率不超过10%的现实，面对档案数字化能力小和档案数量大的矛盾，档案馆充分利用计算机网络优势，通过“现用现扫”这一小革新解决了大问题，方法简单，操作方便，值得借鉴。

一、革新源于思变

有一个市级档案馆馆藏工人调配档案涉及100多万人，利用人多但不重复用。该馆及时建立了百万工人调配档案人名专题目录数据库。但因数据基数大，利用率比例小且时间长，加之一下子扫描上百万页有时间和其他难度，当时全部扫描并不是上策。穷则思变，现用现扫应运而生。

现用现扫就是对没来得及数字化档案的单件需求，对利用率极低没数字化档案的偶尔需求，在库区现场进行扫描，通过网络迅速给利用者提供数字化档案打印件。具体作法是档案利用接待人员在工人调配档案专题目录数据库（或文件级目录数据库）检索后，通过网络系统将所需档号通知档案库管员，库管员调出档案原件在库区管理人员办公室直接扫描，利用网络打印机直接将所需档案扫描打印件在档案利用接待人员处打印机上打印输出，档案数据管理人员定期将现用现扫的图片压缩进档案管理系统。这种方式已成为该档案馆解决大部分档案单件偶尔利用的长期策略，现用现扫件数已超过三万份，使该档案馆取得档案全文数字化10%的比例，却达到提供数字化档案打印件90%的理想预期。……