新建本科院校基建档案管理存在的问题及对策

Problems and Countermeasures of Capital Construction Archives Management of Newly Established University

曹新素 （合肥师范学院，安徽 合肥 230000）

0 前 言

上世纪末，在我国教育体制改革的浪潮下，教育部决定将原来的一些大专院校、成人高校改制升级为本科院校，使得我国的高等教育由“精英型”朝着“大众型”的方向发展。伴随着这一方针政策的实施，新建本科院校面临着新的契机和挑战。这些新生本科院校要想成功改造转型为合格的本科院校，扩大校园面积，搞好基本建设成为这些新建本科院校首先要解决的问题。因此，在新建本科院校基本建设过程中会产生大量的档案材料。完整的基建档案能够清楚的记录各类建筑以及各种管线等的真实情况，这些都可以为以后的维修、再建、扩建等提供真实可靠的参考资料，有着重要的经济价值。因此，做好新建本科院校基建档案管理工作至关重要。然而在现实中，这些新建本科院校的基建档案管理却存在这样那样的问题，并且这一形势日趋严峻。

1 新建本科院校基建档案管理存在的问题

1.1 对基建档案的价值及重要性缺乏理性认知

档案意识一直以来是档案管理人员不停在呼吁的问题，虽然有点老生常谈，但不可否认这是档案管理存在问题的至关重要的原因之一。新建本科院校基建档案意识薄弱，缺乏对基建档案价值和重要性的认识，造成对基建档案材料收集的支持力度不够。院校领导部门缺乏对基建档案重要性的认识，从而导致他们对基建档案不重视，形成只重建设不重档案的现象。对档案管理人员的呼吁也只当成是“无痛呻吟”。上到领导部门，下到工程相关阶段涉及到的具体办事人员大都缺乏对基建档案价值的正确认识，这给基建档案管理带来很大困难。

1.2 基建档案材料收集不齐全，缺失严重

基建档案在形成的过程中涉及到建设方、招投标、监理、施工等多个部门，由于工程耗费时间长，程序又比较复杂，使得基建档案成为整个工程项目的滞后点和难点。校方对相关单位也没有相关条款制度的约束，许多项目施工单位没有成立专门的项目档案管理部门，更谈不上专门的档案管理人员，而新建本科院校的基建部门的兼职档案员由于各种原因也不能全程参与进去，致使项目各个阶段的材料散落在不同人员的手中。各个参与工程项目的主体单位和部门也是只重视工程进度和质量等指标，常常忽略或者遗忘各阶段工程项目材料的收集和整理，等到工程竣工以后再去补救已经来不及，这种基建档案工作明显滞后于施工进度的做法致使基建档案材料收集不齐全、不完整，甚至严重缺失。

1.3 上交的基建档案材料质量不过关、立卷不规范

一些新建本科院校在校园建设过程中选择的参建单位实力也是参差不齐。有些施工单位的技术水平、管理水平不高，归档意识薄弱，在竣工验收的时候对归档材料也只是抱有应付的心理，对归档质量毫不在意。使得上交高校档案管理部门的基建档案质量不高，除了不齐全不完整之外，还有大量的复印件（少量原件甚至交给了财务报销用），有的竣工图没有按照实际施工过程中的数据去修改，出现数据不符、缺审核签字甚至缺图章等现象。这些负责归档材料的工作人员一般都不是专门的工程档案管理人员，档案业务能力缺乏，不了解档案组卷的基本要求，档案整理缺乏系统性、条理性，出现立卷不规范的现象。这给院校档案馆（室）后期的保管利用带来很多麻烦。

2 加强新建本科院校基建档案管理的对策

2.1 加大宣传力度，扭转思想偏差，提高档案意识

档案作用具有滞后效应，基建档案也不例外，正是由于基建档案的这种滞后性作用，使得上到领导部门，下到基层人员都认识不到基建档案的重要性。档案部门首先要在学校领导面前不停呼吁，争取得到学校领导的支持，再联合学校的宣传部门，在学校范围里宣传基建档案的重要性。可以采取召开全校档案大会的形式，邀请学校主要领导、各部门主要负责人以及相关兼职档案员参加，普及基建档案知识，宣传其利用价值；在学校教学评估、校庆、学位申报等重大事件中，只要涉及到基建档案的，要主动服务，用实际行动体现基建档案的重要性；在学校网站开设专门的档案专栏，及时更新档案动态，将相关的档案法规、档案整理规范等上传到网上，这些都将起到很好的宣传作用。档案工作人员更应该端正工作态度，从自身做起，上到争取领导支持，下到个人业务都要给予足够重视，要有档案人的责任意识，在实践中不断提高基建档案的管理水平。

2.2 完善基建档案管理制度，加强沟通与合作，确保基建档案完整性

要确保基建档案材料的齐全完整，必须从源头上开始下功夫。新建本科院校的档案管理部门要制定比较详细的基建档案管理制度，从岗位职责、归档质量等方面做出明确规定。学校的基建部门要配备专门的基建档案管理人员，明确其岗位职责，这是确保归档材料齐全完整的重要因素。基建部门的专职档案员是学校档案馆（室）与参建单位的档案管理人员沟通交流的纽带。学校档案管理部门对基建档案的相关要求，可以通过基建专职档案员传达给参建单位，这对参建单位及时做好工程项目档案归档起到良好的监督和促进作用。同时在学校与参建单位签订合同之时做出相应约束条款，要求每个参建单位必须设立专职机构，有专职档案人员管理工程过程中产生的基建档案资料。明确其岗位职责，增进各相关单位和部门之间的沟通与合作。各阶段工程档案材料的收集整理与工程进度同步进行，

各参建单位或部门在工程建设项目完成后，必须按照高校基建档案管理规范及时将工程项目档案移交一套完整的材料给学校档案馆（室）。参建单位在竣工验收、结工程尾款时，必须要有学校档案馆（室）的审核签字。

2.3 加强业务培训，强化档案人员管理，提高档案人员综合素质

基建档案相对来说比较复杂，专业性要求也比较高，不仅要求档案人员有档案方面的专业知识，还要求档案人员对基建工程的过程比较了解，这样在才能做到有的放矢。一套完整的质量合格的基建档案材料的归档需要各相关单位基建档案管理人员的全力配合，基建档案管理人员的业务水平和管理能力直接决定着归档质量的高低。因此，学校要注重档案专业培训，

定期派档案管理人员参加各种专业培训，增强他们的业务能力，了解档案管理的最新动向，以便更好的开展工作。档案管理部门也要在全校范围内定期开展兼职档案员培训，对基建档案人员进行业务指导，也方便基建档案人员对参建单位的归档材料进行严格把关。还要不断进修基建工程方面的知识，不断优化自身知识结构。同时，基建档案工作的复杂性还要求基建档案管理人员必须有足够的耐心，要细心，还要有很强的责任心。这是做好基建档案管理的有力保障，也是档案管理人员的基本素养。提高档案工作人员综合素质和能力，让他们掌握更全面的知识结构，在工作中不仅懂得技术，还懂得管理，这样在实际工作中才能不断的发现问题，解决问题，积累更多更好的管理基建档案的经验。

3 结 语

新建本科院校基建档案管理问题不容忽视，基建档案反映了校园基本建设活动的全过程，它不仅具有参考和凭证作用，同时对学校今后的基础建设起着重要的指导意义，新建本科院校的基建档案是学校进行整体规划和管理的重要分支，是学校档案不可或缺的重要组成部分。基建档案的重要性在于后期的开发利用，这些建设项目在后期的维修维护、改扩建的时候都需要用到基建档案，有着重要的参考价值和经济价值。做为档案管理人员，我们要不断的在工作中发现总结问题，并提出切实可行的解决办法，以保证新建本科院校基建工作的顺利进行。

[1]陈秀.浅析高校基建管理工作[J].档案天地,2013（10）.

[2]王雪松.浅析新校区基本建设档案管理工作[J].兰台世界，2008（1）.

[3]杨爱华.如何做好高校基建档案管理工作[J].黑龙江档案，2011（4）.

[4]王玲.浅谈高校基建档案建设存在的问题与对策[J].劳动保障世界，2013（12）.