“云时代”下档案信息资源管理模式探究

左永艳，王先平，安建梅

(重庆文理学院软件工程学院，重庆 永川 402160)

“云时代”下档案信息资源管理模式探究

左永艳，王先平，安建梅

(重庆文理学院软件工程学院，重庆 永川 402160)

文章介绍“云时代”下档案管理的应用模式，阐述云计算和云存储之间的关系，分析传统档案管理中存在的问题，提出基于云存储的档案管理的设计与实现，并阐明了其优势.

档案;云计算;云存储

档案是单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的历史记录，因此档案是信息的重要载体，而档案管理的最终目的是提供档案信息.因此，如何实现高效、有序、持久的档案管理活动对于信息资源的共享有重要意义.

传统档案管理以纸张档案为主，主要为非数字形态，这就要求大量空间来管理与保存，这种现实空间的档案信息服务受到时空和信息资源的限制，尤其是在档案借阅中，而云时代的到来极大程度上解决了传统档案管理中遇到的档案存储空间不足等问题.

1 云计算在档案管理中的应用

1.1 云计算的概念

狭义的“云时代”即“云计算”时代，广义的“云时代”包括由“云计算”发展而来的所有技术的时代，如“云存储”.本文中的“云时代”指广义的“云时代”.“云计算”这个概念自2006年首次由Google首席执行官埃里克·施密特提出以后，得到IT界的高度重视，在短短几年的时间内，由云计算衍生的一系列技术、服务、理念，正对人们的生活产生着深刻影响，一些新的词汇，如“云服务”“云存储”等涉及“云”的词语也逐渐进入人们的视线中，云时代的到来不仅会使IT业发生翻天覆地的变化，也正改变着世界.

目前，对云计算的定义尚未形成一个统一的认识.杨怡(2009)认为，云计算模式能方便地从云端获取所需资源，在云端可能有成千上万台计算机，但云外面的使用者看到的只是一个统一的“服务”界面(或接口)，就像在使用一台巨大的虚拟计算机，用户可以通过互联网像使用本地计算机一样使用云计算机［1］.综合以往学者对云计算的研究，本文认为，云计算最大的特点就在于可以运用云端服务器，对信息资源做出最大程度的整合，使空间资源实现最优配置.

1.2 云计算在档案管理中的应用及优势

云计算作为一门新兴的技术，其研究与应用还在起步阶段，目前已有学者对云计算在档案信息资源管理方面做了研究.尹雪梅(2009)认为，随着企业和个体消费者对数据中心处理能力要求的不断提高，一种新的技术，即“云计算”应运而生，云计算将给图书档案界在知识共享方面提供有效的数据资源平台［2］.文杰(2011)认为，云计算具有确保档案服务器可靠运行、最大限度地降低服务器出错概率、降低相关费用、极大扩展信息资源的共享范围等优势［3］.方昀(2010)等分析了云服务模式在档案信息化工作中实现资源共享、节约投资成本、提高可靠性、解决IT人才短缺、提高运维效率等方面的优势［4］.关于云计算在档案管理中的优势方面，胡亚南的研究(2011)主要从云计算度对档案管理职能方面分析云计算给档案工作带来的影响［5］.张倩(2010)认为，现阶段高校档案信息资源建设面临着档案信息资源分布不均、共享程度低、重复建设率高、档案信息标准和制度体系建设滞后等问题，而云计算可以实现数据存储海量化、信息搜索精准化、查档操作最简化、信息资源共享能力最大化、安全服务无间断化、“私有云”定制化等功能，能够对高校档案信息资源环境进行最大程度、最大范围的整合［6］.

2 云存储在档案管理中的应用

此处将云存储单独做介绍的原因在于，传统档案管理面临的最大困难就是对档案信息资源保存的可靠性、存储的空间资源限制问题以及数据存储的安全性问题，而云存储技术可以很好地解决这些问题.云存储将网络中各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来共同工作［7］.云存储是一种服务.考虑到档案的安全性和特殊性，笔者认为，可以采用“私有云”的服务模式，在单位内部建立独立的云平台，将所有的档案集中起来，形成内部的“档案云”，通过资源共享满足用户对资源的合理利用，享受高效的云服务.

2.1 传统档案管理面临的问题

2.1.1 传统档案管理的可靠性问题

档案管理是一项重要且严谨的工作，对于信息资源的可靠性、完整性及连续性要求很高.这就要求信息资源长期保存，而长期保存的关键在于保证信息资源永久的可存取性和存储系统的稳定性.目前，依靠纸质存档或者存储软硬件等介质的不稳定性给信息资源存储的安全性带来了巨大的挑战.

2.1.2 传统档案管理的扩容问题

档案管理是一项长期的工作，随着时间的推移信息资源越来越多，这就对存储空间提出了更高的要求.为了解决这一问题，传统档案管理的一项重要任务就是投入大量资金对存储设备进行扩容，或者在原有的存储系统中直接添加硬盘，或者重新购买新的存储系统，前者相对后者而言比较经济，但可能面临着无法买到与原有存储系统相匹配的硬盘等问题，且原有的存储系统可能随着时间的延长而降低工作效率;而后者资金投入大，且周期长，安装后需要较长时间的调试与适应，也会影响数据的及时更新与保存.

2.1.3 传统档案管理的安全性问题

传统档案管理中所面临的另一个重要问题就是信息资源的安全性问题.档案管理中的存储系统处于网络环境中，如果受到网络病毒或网络黑客的恶意攻击，那么服务器系统中的文件可能会被盗取或者毁坏，甚至导致服务系统的崩溃.

另一个安全隐患产生于数据的备份与迁移.存储系统中的信息存储在硬盘中，为防止硬盘损坏导致数据丢失，常常会将信息备份.但如果没有适合的硬盘，那么备份的资料将无法读取;如果硬盘空间已满，则必须将信息迁移到其他存储系统中，在信息迁移中也可能造成数据丢失.

2.2 云存储在档案管理中的设计与实现

云存储是在云计算概念上发展而来的.周煜(2013)认为，网络云存储是指通过一定的技术手段和特定载体，将档案信息资源永久性地存储在云端的虚拟空间的过程［8］.本文对云存储在档案管理中的设计与实现做介绍.图1为云存储架构模型.

图1 云存储系统架构模型

从图1中可以看出，云存储分为4层.其中，存储层作为云存储最基础的一部分，顾名思义，存储层主要用于存放各类档案资料.作为云存储中最核心的部分，基础管理层也是云存储中最难以实现的部分.基础管理层通过集群、分布式文件系统和网格计算等技术，使得存储设备可以协同工作，对外提供同一种服务，同时能对档案数据实现有效管理，解决档案资料的冗余问题.数据加密、数据备份及容灾技术确保了档案资料的安全性.最后，作为档案的授权用户，可以通过公用应用接口来登录云存储系统，享受云存储服务，关于应用接口层，云存储运营单位可以根据自己的实际需要与资金状况灵活开发不同的业务接口.

2.3 云存储在档案管理中的优势

2.3.1 在档案管理可靠性方面的优势

在信息资源保存的期限与可靠性方面，云存储能够有效实现数字资源的协同保存，能切实保证信息资源的长期性和完整性.云计算对信息的保存通过跨机构、跨地域协作的方式，实行分散存储，实现数据资源的共享，用户只需要通过特定接口，便能获得公共的存储和访问服务.

2.3.2 在档案管理容量方面的优势

云存储采取的架构是并行扩容，理论上可以随意伸缩，通过动态的自动化部署，能够很好地解决信息资源长期保存和持续增长的存储空间的需求困难.从理论上讲，云存储可以利用互联网云环境下无限容量的云存储空间，将档案信息资源进行短期、中期或永久存储［9］.

2.3.3 在档案管理安全性方面的优势

在信息资源保存的安全性方面，云存储的用户规模大，存储的数据量也很庞大，网络环境比较复杂，面对网络病毒、黑客的攻击，云存储首先考虑的是数据的安全性、可靠性以及效率等问题，采用加密技术以及身份认证等进行数据保护，能够有效保证信息资源的安全.此外，云存储将档案信息放在不同节点，当某一节点不能被访问时，系统自动将读写指令发送到另一服务器上;同时，云存储实现了不同位置间的数据实时备份，且解决所有存储中心内的负载平衡问题.

2.3.4 其他方面的优势

在信息资源管理的便捷性方面，云存储将分散在各地的数字信息集中起来存储，可以动态查重，删除重复数据，管理十分方便.此外，云存储提供了一个开发的平台，有利于资源的充分共享，解决了以往用户由于地理位置、单位等因素而带来的无法查询其他单位档案资源的困难，极大地提高了档案资源的利用率.

在档案管理成本方面，传统档案管理方式对存储系统硬件与软件设备上需要大量资金，在后期阶段也需要提供持续性的资金支持［10］.同时在人力成本方面，也需要专业人才对服务器、存储系统进行日常维护，这对于档案管理而言也是一笔比较大的开支;而采用云存储，档案管理单位可以根据实际发展的需要申请云存储规模，只需要较低的初期投入，不需要对存储层进行管理维护.

3 结语

“云时代”的到来在在很大程度上解决了档案信息资源管理中空间资源不足、成本高、信息查阅不便等问题，使得档案管理工作变得更加智能化、规范化.同时，值得注意的是云计算也存在着安全性问题，云计算服务基于互联网，依赖于互联网，档案信息的保密工作及安全性是合理运用云计算技术的核心问题.

［1］杨怡.云计算环境下的安全问题浅析［J］.电脑知识与技术，2009(5):4154-4156.

［2］尹雪梅.从云计算到个人数字档案馆［J］.山西档案，2009(2):18-22.

［3］文杰.基于云计算的数字档案馆建设研究［J］.档案与建设，2011(1):46-49.

［4］方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示［J］.档案管理，2010(4):70-73.

［5］胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用初探［J］.兰台世界，2011(3):20-21.

［6］张倩.云时代的高校档案网络应用模式探究［J］.档案与建设，2010(1):37-38.

［7］田雷.云计算在档案领域的应用［J］.北京档案，2011(5):24-25.

［8］周煜.云环境下档案管理中的网络存储研究［J］.兰台世界，2013(26):32-33.

［9］郑奇茹.云存储在高校档案工作中的应用［J］.办公自动化，2012(24):49-50.

［10］王小容，卫贵武.基于语言信息的档案网站绩效评估模型研究［J］.重庆文理学院学报:自然科学版，2012，31(4):18-22.

(责任编辑 穆 刚)

Research on the archives information resourcesmanagement app lied mode under the Cloud Era

ZUO Yongyan，WANG Xianping，AN Janmei

(Software Engineering Institute，Chongqing University of Arts and Science，Yongchuan Chongqing 402160，China)

This paper introduces the application mode of archivesmanagement in cloud computing era environment，expounds the relationship between cloud computing and cloud storage，analyzes the existing problems in the traditional archivesmanagement，put forward the design and implementation of filemanagement based on the cloud storage，and expounds its application advantages.

archive;cloud computing;cloud storage

G271

A

1673-8004(2014)05-0148-04

2014-02-19

国家自然科学基金项目(61304255);重庆市教委教育教学改革资助项目(1203197);重庆市教委科学技术研究项目(KJ131218);重庆文理学院教育教学改革项目(130322).

左永艳(1983-)，女，重庆武隆人，助理馆员，硕士，主要从事档案管理及可信软件方面的研究.