浅谈高校档案管理的创新型实践

王艳

摘 要：一个学校的档案反映了这个学校建校以来的历史，它记载了不同岗位的教育工作者进行教育教学的各类资料，也记载了学校管理进程中遇到的各类重要事件，更如实记录了许许多多优秀学生在校的各方面表现情况。做好高校档案管理工作，是对新的教育方针的有力执行。高校档案管理是一项系统而全面的工程，它主要涉及管理模式、管理思路以及管理手段三个方面。本文将围绕这几大方面探究高校档案管理的创新型实践。

关键词：高校档案管理；创新型实践；教育方针

在新的教育方针的指引下，学校档案无疑成为了考核教师和学生最具价值的参考因素。另外，学校在办学过程中，必将接受来自社会各界的监督，而档案有利于高校向社会展示自我形象。综合来看，高校档案已成为学校管理的重要组成部分。所以，进行高校档案管理的创新型实践显得很有必要。本文对此进行了探讨。

一、高校档案管理应分层次、有步骤地进行

1在管理模式上开展创新型实践

从高校档案管理部门的设置和基本职能来看，它通常是学校统一管理下的某个科室，而科室中工作人员的综合素质又参差不齐，在现代教学实际不断发展变化的背景下，这种弊端逐渐被放大，严重影响了学校档案管理工作的顺利进行。所幸的是，当下不少学校充分认清了这一实际，先后在学校机构改革中加强对档案管理部门的改革力度，将该部门从其他附属机构中独立出来，升级为职权明确的直属单位。这意味着，高校档案管理部门将有更多自主权进行相对独立的决策。

在确立了档案管理部门的主体地位后，学校还应继续探索档案管理未来的方向。促进档案管理模式的创新是一项基础工程，学校应立足高校的基本实际，围绕档案管理的几大主要因素进行全面的创新尝试。要推动模式创新，就要有破旧立新的勇气和决心。相关工作人员应在平时工作中注重量的积累，抓准时机，积极推动质变。如此，高校档案管理模式才能探索出“新意”来。

2在管理思路上开展创新型实践

（1）拓宽管理思路需创新管理观念。

档案管理的创新型实践重在一个“新”字，体现在管理观念上就是要破除旧传统，树立新观念。传统的档案管理模式将档案变成了“藏书”，档案的用途得不到施展，便难以在学校教育教学过程中发挥它应有的作用。创新高校档案管理观念要充分结合当下实际，以全新的视角审视档案管理工作。相关工作人员应充分认清科学技术在社会发展进程中的作用，利用网络技术拓宽档案管理的范畴，提高档案管理的质量。网络化已成为一股不可阻挡的大潮，高校档案管理如果再故步自封，坚持陈旧的管理观念，势必将被这股大潮所淹没。因此，高校档案管理必须紧跟时代步伐，发扬人文精神，以社会发展和被服务者的实际需求为最终导向。

（2）拓宽管理思路需创新管理方式。

传统的评价档案管理水平的方式存在一定片面性。这种评价方式大多关注档案管理工作的表面，比如存放档案的场馆、管理档案的设备以及档案的数量等，却忽视了自身的内部建设。提升档案管理水平的核心在于“人”，以及对档案资源的挖掘和开发。因此，创新档案管理方式需实现“工作重心”的转移，即实现重视档案管理外部建设向重视其内部建设的转移。总而言之，高校档案管理工作要体现服务大众的宗旨，不能“关起门来搞建设”。

（3）拓宽管理思路需创新人才引入机制。

人才永远是第一位的，当今世界，各国之间的竞争归根到底是人才的竞争，从社会各行各业对人才的渴求中可见一斑，在其发展过程中，引进人才始终被视为最为重要的环节之一。高校档案管理自然也需要更多素质过硬的人才加入，进而壮大工作队伍，提升整个队伍的工作水平。因此，在选拔人才的环节中，相关工作人员应勇于突破陈旧体制的束缚，“不拘一格降人才”。具体表现为，在考察人才的过程中，我们应更加关注他们的综合能力，而不是紧紧盯住某一个方面。另外，学校应倡导档案管理人员终身学习，让他们不断用新知识、新技术、新思维武装自己，并将这些新知识、新技术、新思维应用到工作中去。

3在管理手段上开展创新型实践

高校档案管理在一定程度上仍然存在着因循守旧倾向，在如今市场经济的大潮下，传统的管理模式越来越显现出弊端。传统的高校管理方式多采取行政模式，很多并不在行政工作范畴之类的部门也都深受行政因素的影响，导致其在探寻发展模式的过程中常常受到制约。在充分认清市场经济发展大潮的前提下，高校档案管理要注重引入现代科学技术，实现档案管理工作和现代技术的有机结合。要用现代管理手段取代传统手段，实现档案保存的规范化，提高档案检索的精确性，进而优化档案管理结构，提升该部门的工作质量和水平。在学校的整体工作中，档案管理部门的职能应得到凸显，并逐渐成为占据主要地位的系统性、一体化的教育教学工作。另外，在强调档案管理工作主体性的同时，智能办公系统应成为管理档案的有力工具。实现自动化办公无疑是探索高校档案管理创新性实践的又一重大举措。

二、开展高校档案管理创新型实践的综合表现

（1）发扬人文精神。从事高校档案管理的工作人员应有足够的耐心和细心，并且要具备相应的知识素养。因此，档案部门的人才队伍建设应引起我们的充分重视。加强人才队伍建设，要求我们积极关注每一位工作人员的成长和发展，并通过建立奖励机制，激励他们更加积极地工作。

（2）档案管理繁冗复杂，这就需要工作人员善于利用资源，进行资源的优化整合。而有效整合资源的手段丰富多样，关键是要善于利用科学工具。比如，先进的资源管理软件可以实现档案深入、有序的管理。

（3）建立科学有效的人力资源管理模式。①岗位升迁和工资发放要分级进行，鼓励员工竞聘上岗，采取不同手段调动员工的工作积极性。②鼓励员工积极进行内部交流，建立员工之间互助合作的长效机制，经常组织员工参与不同形式的学习活动，用知识武装他们，提升他们的工作能力。③关注工作人员的再教育情况。由于工作中面临的情况复杂多变，有时甚至需要专业的知识基础，档案管理人员如果没有进行再学习，就会显得手足无措。因此，档案管理部门应积极鼓励工作人员进行自我深造，用先进科学知识不断武装自己。④高校档案管理尤其要处理好不同利益主体之间的关系。学校工作应始终将服务学生放在第一位，要首先考虑社会效益。作为学校工作主要组成部分之一的档案管理工作更要坚持社会效益优先的原则。

三、总结

高校档案管理工作涉及学校教育教学的各个方面。作为档案管理部门，档案管理要与学校其他工作合作进行。比如，记载学校周年庆典活动的相关资料时，档案管理部门要与校宣传部门及其下属宣传组织密切配合，收集最完整丰富的资料，记录下学校发展过程中每一个重要的时间节点。而作为管理档案的工作人员，要特别注重档案质量的提高，不断优化管理方法，提高工作效率。在实际工作中，档案管理人员还应积极分析各种反馈信息，及时纠正工作中的错误，培养自己科学严谨的工作态度。高校档案管理工作的意义不仅体现在学校发展过程中，还体现在社会发展进程中。学校和社会是一个密不可分的整体，学校的健康发展将为社会的不断进步提供精神动力和智力支持。因此，关系学校发展的档案管理工作也将对社会产生一定影响。

参考文献：

赵淑琴.论新时期高校档案管理人员业务素质要求.沿海企业与科技，2005（10）.

陈 娟.成人高等教育档案管理中存在的问题及对策.继续教育研究，2008（01）.endprint