财会档案检索工具编制方法探讨

闫玲

摘要：

财会档案主要包含会计账簿、财务报表和工资名册等多项财务管理文件，财会档案的专业性较强，主要应用到会计专业和档案管理专业的知识，一般情况下，财会管理部门很少有员工能够掌握两个学科专业知识，这增加了档案管理工作的难度。因为财会部门员工的不专业，财会档案的分类也并不是很吻合实际需要。为此，对财会档案检索工具编制方法进行了分析，并提出了几项常用编制方法。

关键词：

财会档案；专业；检索工具；编制

中图分类号：

F23

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2014）18-0126-01

财会档案记录了企业、机关等单位的一系列经济活动。若要实现财会档案的有效应用，必须能够及时按照要求获取相应档案信息。目前，我国大部分单位都存在档案检索困难问题，造成这种局面的原因就是在制定财会档案检索工具体系时，没有采取合理的分类标准。要做好信息检索工作，必须根据管理人员的实际工作需要，科学规划利用多种检索工具，提高检索成功率和检索效率。

1 档案检索工具的基本功能和作用

在财会档案管理中，我们经常用的档案检索工具主要应用于查找、报道档案资料。根据财会档案自身信息的特点，以及人们对财会档案的常规需求，可以制定不同的检索工具。

1.1 功能

（1）存储信息。档案检索工具可以记录案卷和文件的内容特征与外形，并采用一定的归档方法把这些信息进行合理的划分、排列。

（2）查找信息。当有人需要调用档案信息时，根据查找条件，在已经归类的档案信息中查询相关信息，通过逐级细化，最后确定要找的档案。……