基于个性服务的高校档案专题数据库开发研究

周勇+吴筱贞

“数据库技术是公认的信息资源开发、管理和服务的核心手段”。档案专题数据库是在基于以纸质为主要载体的档案资源基础上，通过数据采集，按照特定专题内容分析、筛选、加工而成的，具有特定利用价值的各类档案数据集合，是系统性的档案数字化综合开发成果，在提供利用方面具有较强的针对性、实用性。利用数据库形式来管理档案信息资源，可以有效地发挥信息记录能力、信息组织和管理能力，可以为档案管理活动提供强有力的基础保障。

一、开发高校档案专题数据库的必要性

1.有利于提高档案利用水平。高校档案管理工作的基本任务是：通过收集、加工、整理、保管档案资源，为教学、科研、党政管理等各方面工作以及广大师生、校友提供档案利用和信息查询服务。以纸质为主要载体的档案在利用中存在着明显缺陷：查询速度慢，利用效率低，而且容易造成档案实体磨损。档案专题数据库是档案信息资源的重要组成部分，它主要专注于用户的实际需求，按照不同的专题遴选有较强利用价值或潜在利用价值的档案信息，最大程度满足用户专题信息的需要，同时也可以实现各类专题数据的输入、修改、统计、分析、汇总等多种功能。因此，加快高校档案专题数据库的开发与应用，是档案资源利用创新的重要手段，是推动高校档案工作由“被动”向“主动” 服务转变的有效途径。

2.有利于实现档案信息的优化和增值。……