浅谈如何加强电子档案的管理

穆晓燕

【摘 要】当前，新疆电网建设发展迅速，各级电网网架结构日趋坚强。真实、完整的工程档案是一个工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源。工程量的增加使工程档案也由过去每年几百卷增加到每年上千卷，同时电子档案的数量也呈现逐年递增的现象。电力系统工程档案管理信息化已融入办公自动化网络系统，档案移交需通过档案信息管理系统进行，在移交纸质文件的同时，移交同步形成的电子、音像资料，实现档案信息资源的共享。

【关键词】电子档案；管理

一、电子档案与传统档案相比的优越性

传统纸质档案需要一个密闭、防火、防潮的单独档案室，并且对其环境条件要求较多。时间久了，会发霉发潮，这些都会影响档案的真实性和存储时间。电子档案与传统档案相比，就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体，会耗费大量的人力物力，档案存储的成本较高。但是电子档案是借助了电子信息技术，直接将档案记录在电脑上。只需要计算机的应用和处理，档案管理工作者能够熟练掌握电子信息技术和档案管理的相关软件，可大大节省单位的成本支出，并且保证档案能在很长的时间内不出现失真和损毁的现象。

二、电子档案存在的缺陷

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。……