浅谈房产测绘档案数字化

黄真

摘 要：随着城市发展的日新月异，房产测绘也因此成为影响百姓生活重要的一部分。而在日常测绘业务中，会产生大量档案，档案多以纸质文档的方式产生。再加上历史遗留文档，如果以传统的数据处理方式进行处理，其中所涉及的信息数量是非常惊人的。对于这些档案及信息，如何进行分类、录入、保存以及进行高效的查询，一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下，总是被以下几个难题所困扰：检索、查询和日常管理麻烦，工作效率不高；纸质文档不好保存，很容易被损坏或弄污；管理效率低下，档案调阅及信息利用效率较低等等。因此利用最新科技，完成房产测绘纸质档案的数字化管理工作已经成为当务之急。

关键词：测绘 档案 数字化

中图分类号：P2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房产测绘档案数字化，即是利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把纸质的房产测绘档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的房产测绘档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产测绘档案数字化的主要作用：（1）房产测绘档案数字化后，通过计算机直接查询，不需要调用原件，保护了档案原件不受损害。（2）不再受单一调用及时间的限制，一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。（3）数字化副本异地保存，可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏，使永久性保存成为可能。

房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。

1 档案整理

房产测绘档案为专业性档案，因此，需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（1）参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等，应进行修改。

（2）拆除原档案文件中的装订物，并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

（3）制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。

（4）恢复装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2 档案扫描

2.1 确定扫描方式

根据房产测绘档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪，文件性资料可选用A3、A4扫描仪等）进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或过厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。

2.2 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3 图像处理

通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式，来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时，应及时处理，以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像，重新进行扫描处理。

4 图像存储

4.1 确定存储格式

一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量，从而减少在服务器上占用空间。

4.2 命名图像文件

以原档号名称建立相应的文件夹（如C01-026：C表示房产测绘档案，01-026表示01号中第26号档案），按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。

5 目录建库

5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统

建立房产测绘档案目录数据库管理系统，该系统应实现以下功能：

数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。

5.2 选择数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

5.3 条目输入

按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统，建立档案目录数据库。

5.4 质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整，内容是否规范、准确，发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入，以保证测绘档案目录条目符合规范要求。

6 数据挂接

6.1 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起对应的关联关系，从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。

6.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

7 数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。数字档案验收注意：确保扫描前后档案整理的一致性；扫描图像与条目数据100%挂接；文件图像格式为JPG格式；提交图像经过质量技术处理，确保清晰。

8 数据备份

8.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

8.2 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

8.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

8.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

8.5 备份登记

填写房产测绘档案数字化备份管理登记表单。

房产测绘档案数字化为专业性的档案，它的建设过程贵在控制，重在管理。利用计算机进行测绘档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。因此，房产测绘档案数字化需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们需要在日后的工作中继续进行深化研究与实践。endprint

摘 要：随着城市发展的日新月异，房产测绘也因此成为影响百姓生活重要的一部分。而在日常测绘业务中，会产生大量档案，档案多以纸质文档的方式产生。再加上历史遗留文档，如果以传统的数据处理方式进行处理，其中所涉及的信息数量是非常惊人的。对于这些档案及信息，如何进行分类、录入、保存以及进行高效的查询，一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下，总是被以下几个难题所困扰：检索、查询和日常管理麻烦，工作效率不高；纸质文档不好保存，很容易被损坏或弄污；管理效率低下，档案调阅及信息利用效率较低等等。因此利用最新科技，完成房产测绘纸质档案的数字化管理工作已经成为当务之急。

关键词：测绘 档案 数字化

中图分类号：P2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房产测绘档案数字化，即是利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把纸质的房产测绘档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的房产测绘档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产测绘档案数字化的主要作用：（1）房产测绘档案数字化后，通过计算机直接查询，不需要调用原件，保护了档案原件不受损害。（2）不再受单一调用及时间的限制，一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。（3）数字化副本异地保存，可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏，使永久性保存成为可能。

房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。

1 档案整理

房产测绘档案为专业性档案，因此，需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（1）参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等，应进行修改。

（2）拆除原档案文件中的装订物，并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

（3）制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。

（4）恢复装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2 档案扫描

2.1 确定扫描方式

根据房产测绘档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪，文件性资料可选用A3、A4扫描仪等）进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或过厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。

2.2 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3 图像处理

通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式，来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时，应及时处理，以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像，重新进行扫描处理。

4 图像存储

4.1 确定存储格式

一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量，从而减少在服务器上占用空间。

4.2 命名图像文件

以原档号名称建立相应的文件夹（如C01-026：C表示房产测绘档案，01-026表示01号中第26号档案），按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。

5 目录建库

5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统

建立房产测绘档案目录数据库管理系统，该系统应实现以下功能：

数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。

5.2 选择数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

5.3 条目输入

按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统，建立档案目录数据库。

5.4 质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整，内容是否规范、准确，发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入，以保证测绘档案目录条目符合规范要求。

6 数据挂接

6.1 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起对应的关联关系，从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。

6.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

7 数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。数字档案验收注意：确保扫描前后档案整理的一致性；扫描图像与条目数据100%挂接；文件图像格式为JPG格式；提交图像经过质量技术处理，确保清晰。

8 数据备份

8.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

8.2 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

8.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

8.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

8.5 备份登记

填写房产测绘档案数字化备份管理登记表单。

房产测绘档案数字化为专业性的档案，它的建设过程贵在控制，重在管理。利用计算机进行测绘档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。因此，房产测绘档案数字化需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们需要在日后的工作中继续进行深化研究与实践。endprint

摘 要：随着城市发展的日新月异，房产测绘也因此成为影响百姓生活重要的一部分。而在日常测绘业务中，会产生大量档案，档案多以纸质文档的方式产生。再加上历史遗留文档，如果以传统的数据处理方式进行处理，其中所涉及的信息数量是非常惊人的。对于这些档案及信息，如何进行分类、录入、保存以及进行高效的查询，一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下，总是被以下几个难题所困扰：检索、查询和日常管理麻烦，工作效率不高；纸质文档不好保存，很容易被损坏或弄污；管理效率低下，档案调阅及信息利用效率较低等等。因此利用最新科技，完成房产测绘纸质档案的数字化管理工作已经成为当务之急。

关键词：测绘 档案 数字化

中图分类号：P2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（a）-0046-02

房产测绘档案数字化，即是利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、存储技术等高新技术把纸质的房产测绘档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的房产测绘档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

房产测绘档案数字化的主要作用：（1）房产测绘档案数字化后，通过计算机直接查询，不需要调用原件，保护了档案原件不受损害。（2）不再受单一调用及时间的限制，一份文件可以在任何时候同时提供给许多人调阅。（3）数字化副本异地保存，可以使房产测绘档案资料避免天灾人祸的破坏，使永久性保存成为可能。

房产测绘档案数字化的基本流程如图1所示。

1 档案整理

房产测绘档案为专业性档案，因此，需加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时，纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（1）参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，规范原房产测绘档案中的存档文件及排列顺序。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、起止页号和页数等，应进行修改。

（2）拆除原档案文件中的装订物，并保护档案不受损害。同时对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。

（3）制作并填写“房产测绘档案卷内文件目录”，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。样式如表1。

（4）恢复装订。扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

2 档案扫描

2.1 确定扫描方式

根据房产测绘档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪（如工程图纸可采用A0号图纸扫描仪，文件性资料可选用A3、A4扫描仪等）进行扫描。

纸张状况较差，以及过薄、过软或过厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描的方式。

2.2 扫描登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

3 图像处理

通过采用自动化处理和人工处理相结合的方式，来提高图像的质量。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像时，应及时处理，以保证图像的质量达到预定的标准。必要时可删除不合格图像，重新进行扫描处理。

4 图像存储

4.1 确定存储格式

一般采用JPEG格式对扫描的文件进行存储。在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量，从而减少在服务器上占用空间。

4.2 命名图像文件

以原档号名称建立相应的文件夹（如C01-026：C表示房产测绘档案，01-026表示01号中第26号档案），按页码顺序对图像文件命名。所有的文件夹及文件夹内页码都必须为唯一。

5 目录建库

5.1 建立房产测绘档案目录数据库管理系统

建立房产测绘档案目录数据库管理系统，该系统应实现以下功能：

数据输入、数据编辑、检索查询、数据维护、数据输出。

5.2 选择数据格式选择

目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

5.3 条目输入

按照《档案著录规则》的要求将房产测绘档案条目输入目录数据库管理系统，建立档案目录数据库。

5.4 质量检查

采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对输入的条目是否完整，内容是否规范、准确，发现不合格的数据应按整档要求进行修改或重新输入，以保证测绘档案目录条目符合规范要求。

6 数据挂接

6.1 数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，建立扫描后的图像文件的文件名及页码与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起对应的关联关系，从而实现档案目录数据库与图像文件的挂接。

6.2 交接登记

认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。

7 数据验收

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，抽检的比率不得低于5%。一个完整的房产测绘档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。数字档案验收注意：确保扫描前后档案整理的一致性；扫描图像与条目数据100%挂接；文件图像格式为JPG格式；提交图像经过质量技术处理，确保清晰。

8 数据备份

8.1 备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

8.2 备份方式

为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。

8.3 数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

8.4 备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

8.5 备份登记

填写房产测绘档案数字化备份管理登记表单。

房产测绘档案数字化为专业性的档案，它的建设过程贵在控制，重在管理。利用计算机进行测绘档案数字化，任何一个逻辑错误，都会给数据的管理和使用带来麻烦或隐患。因此，房产测绘档案数字化需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少，我们需要在日后的工作中继续进行深化研究与实践。endprint