办公室秘书对档案管理工作问题的探讨

贾雪燕

[摘 要]针对办公室秘书对档案管理工作问题，介绍了秘书与档案管理中的问题，主要是档案的标准与规范、公文设计与附件要求、档案的规范程序与文种利用，提出了对档案管理的处理措施，包括原稿与编号、秘书对档案的处理措施、秘书对档案管理的管理意识、秘书对档案管理的质量标准、组织机构、严格的公文办理程序和公文档案管理要运用先进的设备技术。

[关键词]办公室秘书；档案管理；工作问题研究；研究探讨

办公室秘书的工作和档案管理联系十分密切，秘书工作与档案管理工作有相辅相成、密不可分的关系。现代的秘书工作和档案管理最关键的问题是公文。公文是秘书工作的重要产品，档案资料是从公文中获得的，档案管理的前身就是公文。因此，公文质量的高低对于档案管理的质量有十分重要的影响。一个高质量的档案管理，需要严格的对公文进行处理。所以，做好秘书工作是确保档案管理工作的重要基础，其之间虽然紧密相连，但是还具有各自的独立性。

1.秘书工作与档案管理工作存在的问题

伴随着科学技术的发展，特别是计算机技术的快速发展，档案管理日益朝“一体化”的方向发展，实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从秘书工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，需要通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一体化、规范一体化以及管理一体化，实现秘书工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，秘书工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了秘书工作与档案管理的距离。因此，通过对目前秘书000工作与档案管理存在的关键问题，也就是公文的格式与处理方法等方面存在着一些不足。

1.1纸质档案的标准与装订规范问题

我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/m2～80g/m2范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸；在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。

1.2公文版记设计与附件要求规范问题

公文版记的规范有利于促进“文档一体化”，实现秘书工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，秘书往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位；由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。在我国的相关规范标准中，对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标志不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。另外，在对附件进行单独装置时，没有对正文的字号、排列序号进行正确的标识，这对于公文的规范立卷、规范归档，进行档案管理具有一定的阻碍影响。

1.3档案的规范程序与文种利用问题

我国的相关规范规定的公文档案有13类，但是在实际的工作过程中，秘书人员容易将“决定”和“意见”、“通知”与“通告”等意思相近的词混淆。其中，混淆率最高的两个文种是“请示”与“报告”，在应该使用“请示”的情况下，使用了“报告”；在应该使用“报告”的情况下，使用了“请示”，严重者还出现将这两个文种互相结合的现象，例如“请示报告”。一系列的文种错误，不仅给公文的受理机关造成了不便，而且还对公文文件的归档管理带来了影响。公文办理程序是一个具有严密性特点的体系，但是在日常工作中，越级行文、签发，公文的有校对无复核以及没有登记就进行印发的现象却屡屡存在，不可避免，就会给公文的档案管理工作留下一定的隐患。

1.4公文原稿与规范编号问题

对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。

2.秘书工作中对档案管理的处理措施

以上针对秘书工作的档案管理关键问题进行分析，为了有效的避免这些问题，需要采取以下几个方面的措施进行解决：

2.1秘书对档案管理要树立质量管理意识

为了做好秘书工作和档案的管理工作，首先，秘书要对档案管理工作树立质量管理意识。在对待档案工作的每个环节，管理档案的工作人员都要树立在档案管理上，档案的管理质量窑器必须是第一的思想观念，对自身的档案管理工作岗位、责任和义务要进行明确。

2.2秘书对档案管理要制定规范的质量标准

在我国的相关法律规范中，例如《档案法》、《办法》等规范，对于我国的机关公文进行处理时，需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。要求秘书000工作人员要认真的学习，并熟练掌握。

2.3公文档案管理要建立组织机构

实现公文的全过程管理，要通过理顺管理体制，健全组织机构以及建设优秀的队伍等方式来加强管理。秘书000工作和档案管理要求工作人员必须具备专业性和技术性，建立一支优秀的工作队伍。

2.4公文档案管理要制定严格的公文办理程序

通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。

2.5公文档案管理要运用先进的设备技术

目前我国已经进入了信息化时代，先进的科学技术的得到了越来越广泛的应用。以往的公文文件设备和档案管理工具已经不能适应现代社会的发展潮流。因此，通过充分利用先进的计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对秘书工作人员进行定期的培训，使其能够熟练、规范的操作设备。

3.结束语

通过对目前我国的秘书工作和档案管理问题进行分析，为了搞好档案工作，在文中提出了搞好档案工作应解决的对策和方法，其目的，旨在促进办公室秘书工作的良好发展，通过办公室秘书，将编制委员会的档案管理工作。以科学性和规范性的方向发展，使档案工作，在市场经济中，为人才流动做好服务，为档案管理规范化做出贡献。

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