基于信息技术背景下的中学档案管理研究

吴薇

[摘 要]随着现代信息技术的发展，学校的教育和管理正经历着前所未有的变化，特别是档案管理的改革。本文以信息技术为背景，阐述了在中学实施档案管理信息化建设的必要性和对策，并提出了在建设数字化档案系统的过程中应该注意的事项。

[关键词]信息技术；中学；档案管理

随着我国社会的发展与科技的进步，信息系统应用已经越来越广泛。同时，由于国内教育的改革进一步加大了教学活动中的信息需求，传统的档案管理方式已经难以满足发展的需要。因此，越来越多的人开始关注与重视档案管理信息化的建设。

一、中学档案管理应用信息技术的必要性

江泽民同志指出：“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”传统档案管理主要包括档案库房设置、档类排架、检索工作编制、档案保护、档案调查和档案利用等方面。但是，随着档案范围的扩大，文件大幅增加，档案管理技术急需改革以适应信息管理的需求。学校档案管理是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准之一，是办好学校的重要基础工作之一。因此，中学作为向高校培育新生、为社会培养人才的基地，急需在教学过程、学生教师管理等方面更多地引用信息技术成果，将信息技术与档案管理有机结合，从而提高学校的工作效率与效果。具体如下三方面所示：

1.中学档案管理应用信息技术是中学发展的必然要求

随着信息技术的发展、网络的普及，中学教育管理大量运用了计算机技术，建立了数字化档案以保存大量的数字化文件。越来越多的中学开通了校园网，与国际互联网和国内教育网站相连接，从而为教学和管理提供先进的技术手段和网络环境。另外，由于相对于传统的以纸质为载体的档案信息对象，计算机管理档案以光盘或移动硬盘等形式更易保存与查询，从而具有长期保管、方便利用的优势。

2.中学档案管理应用信息技术是提升中学教学质量和管理水平的重要保障

有别于传统的以纸质为载体的档案信息对象共享性低等劣势，实行中学档案管理信息化一方面能更好的提升学校管理水平与质量，另一方面能够充分挖掘中学教学资料档案信息的价值，提高整体的教学水平。

3.中学档案管理应用信息技术是提高教学档案价值的重要手段

通过对中学档案管理的信息化建设，不断开发并利用现有的教学档案信息资源，为学校提供更加优质的教学资料，从而为中学教学、管理等工作提供依据。因此，加强对中学档案管理信息化的建设能够提升中学的教学及服务水平，提高学校的工作效率和效果。

二、中学档案管理运用信息技术的对策

1.树立正确的观念，全员参与

根据2011年广州市教育委员会负责人介绍，虽然广州市属省一级学校的综合档案室已经达到标准，但是不少市一级的学校还处于标准以下。很多校领导及大多数的教职工都缺乏档案管理意识，将档案管理等同于传统的人事档案工作。很多人都认为档案管理与教学工作没有关系，从而在心里不重视学校的档案管理。由于缺少对档案管理必要的认知，很多学校平时并不收集整理应归档的资料，造成资料流失、损坏等问题。因此，需要从根本上提高中学教职工对档案管理的重视，树立正确的档案意识，转变固有的思想，从而实现档案管理的创新。中学领导更应该带头提倡档案管理信息化，树立档案管理意识，将教学资料档案管理工作作为中学改革的重点。另外，由于学校每一位教职工都会产生档案资料，是集体智慧的产物，比如上级颁发的文件、各类会议资料等。因此，需要全员参与，共同携手进行档案管理，主动积极进行资料归档。

2.统一标准，严格执行档案管理制度，奖罚分明

首先，基于中学档案管理的实际情况，制定统一的教学资料档案管理标准，从而保证资料的完整性与规范性，这也有利于对档案进行规范化的管理，实现资源的共享。其次，要严格执行中学的档案管理制度，奖罚分明。对按规按时按量上交档案资料的老师进行奖励，包括物质和精神两方面；对违反规定的老师则给予一定的处罚，从而保证档案管理人员工作的积极性，促进档案工作的发展。最后，在注重档案标准化的同时，也要关注资料的安全性，加强中学档案资料的保密意识，积极实行安全保密制度。

3.对纸质和电子档案严格把关，拒收不符要求的档案

档案都有统一的标准，比如案卷必须正确反映教学内容，手续完整并有利于长期保存；书面整洁，用统一钢笔或签字笔填写等。因此，在实进行纸质文件与电子档案的归档工作时，需要对纸质和电子档案的质量严格把关，对不符合归档要求的文件要求相应的人员修改至符合要求后才可归档。

4.提升档案管理的服务功能

由于中学的工作氛围两大类：教育和管理。其中教育工作时学校的一线工作，为学生提供教学服务；管理工作则是对教育工作的组织、调控、服务以及支持。管理工作面向教育过程，以教学为中心，促进学生全方位发展。因此，为档案管理的工作更多地是服务于教师，从而为学生提供优质的教育。为了便于收集、保存和利用档案资料，提升档案管理的服务功能，可以形成新的科组、教师和班主任工作手册，以替代分散的科组、教师业务和班主任档案项目。即改变原来的教师业务档案不同时不同段分开发放的方式，取而代之的变为合并的手册，从而使得教师了解自己的业务档案，知晓业务的流程，提高教学的质量。

三、中学档案管理运用信息技术应注意的事项

1.注意对数字化档案的收集，改变旧思维

由于过去的纸质化档案只需要工作人员把握好归档接收的环节即可，而很少参与到纸质文件的生成管理。但是，由于数字化文件的特殊性，如果照搬纸质化档案的管理方式，则极有可能造成文件丢失、损坏等难以弥补的后果，所以要注意对数字化文件及档案的收集。如今中学都建立了校园网，学校内部各部门可以通过互联网平台将文件以邮件形式发送给档案管理人员，大大提高了文件搜集的效率。另外，档案管理人员在搜集档案资料的同时，要注意严格把关资料的质量，拒收不符合要求的资料。比如案卷必须能够准确、真实地反映学校的教学活动，文件材料必须注明题目、责任者、时间等要求。

2.注意对数字化档案的保管，兼顾安全性和保密性

有别于传统的以纸质为媒介的档案管理，数字档案的存放媒介通常是光盘、移动硬盘等空间小、存储量大的物品。所以，在考虑数字化档案的保管时需要注重数字化档案设备的安全以及信息安全两方面。一方面，需要保证光盘或移动硬盘的安全，避免损坏、潮湿等外界影响。另一方面，则需要采取一系列的措施以保证信息的安全。比如更改可读性、设置口令、加密等。

3.注意对档案人员队伍的管理，提升档案管理人员的质量

中学在建立信息化档案管理的同时要注意提高档案管理人员的水平，打造高素质的档案人员队伍。由于建立信息化的档案管理需要精通档案理论与计算机知识的复合型人才，所以档案管理人员必须具备较高的知识水平和职业操守，具备较强的责任心和良好的服务意识。另外，由于各学校还在积极实施档案管理信息化的进程中，学校更应该为档案管理人员创造良好的学习条件比如自学或者进修培训，督促档案管理人员提高知识和技能水平。

总之，中学建立数字化档案管理系统是一项长期而系统的任务。要想学校的档案管理工作处于领先地位，提高学校的教学与管理水平，必须引进先进的信息技术，逐步推进教学资料档案信息化建设，从而完善学校的教育改革，进一步推动我国教育事业的发展。

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