试论档案信息资源管理对医院决策科学化的重要性

2014-11-12 16:37张连启
黑龙江史志 2014年11期
关键词:数字化档案管理医院

张连启

医院档案是医院在工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对医院决策科学化和医院现代化建设极为重要。准确把握新时期医院发展的特点,加强医院档案管理,是医院档案实行现代化管理的根本任务。

1、医院档案管理现状

目前,医院档案管理中存在的主要问题有:(一)档案意识不强,档案利用率低。档案工作对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用,档案信息资源的有效利用可以取得巨大的社会效益和经济效益。但是档案界长期以来重“藏”轻“用”,对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传,因此使社会公众对档案利用效益知之甚少。(二)档案管理机构不健全、管理范围不明确。医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因和医院行业管理的要求,综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等,医疗病历档案由病案室管理,而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分属各个业务科室自己管理,在一个单位内形成多部门管理档案的格局。到目前为止,医院档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步,社会的发展,档案的内涵和外延都在发生变化,各级医院在管理档案时,由于还没有统一的管理标准和模式,各级医院根据自己的理解和实践进行管理,使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。(三)档案硬件投入不足。由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案安全保管的要求。另外,管理技术滞后,也制约了档案事业的发展。近年来,随着科学技术的进步,计算机及网络技术在医院管理中广泛运用,医院管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的较少,基本还采用手工收集、检索,信息量小,不利于档案的收集、利用和开发。

综上所述,医院档案管理面临深刻的变化,这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折,也是科技不断发展的必然。因此,医院必须正视现实,调整管理思路,改进档案管理的方法,应对形势的要求。

二、建立科学规范的档案管理体系

针对医院档案管理中存在的若干主要问题,通过展开深入细致的分析研究,进一步探索了现代化档案管理在医院建设和发展中的应用,需要加强如下各方面的管理。

(一)加强档案法的学习,增强医院干部、职工的档案法意识,特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提,要把档案管理纳入重要议事日程,作为医院发展的重要内容来抓,与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传档案工作,使医院领导、医院管理者、医院职工充分认识档案的重要性,认识档案与自己日常工作和生活的密切关系,更好地支持档案管理工作。医院以医疗服务为根本任务,长期以来对医院档案缺乏严格的考核,因而实际工作中往往出现档案管理可有可无的模糊认识。并且由于受到人员、设施、经费等方面的限制,档案管理工作很易受到冷遇。提高各级干部对档案工作的认识,不仅是档案工作自身发展的需要,而且是影响市场经济和知识经济健康成长的一个不可忽视的因素。只有建立规范化的管理体系,才能使档案工作顺利开展。

(二)理顺关系,健全制度,拓展档案的归档范围。建立科学的档案管理体系,健全档案管理的规章制度,是档案管理的关键。随着科学技术的发展,档案管理手段的更新和管理水平的提高,必须建立与之相应的、科学的档案管理体系。通过建立信息档案科,明确职能,将医院各个门类、不同载体的档案统一管理,统一考核,使档案管理与医疗业务同步考核评价,同步发展。同时,要拓展档案的归档范围。医院由于处于一种特定的条件下,面临诸多新的问题。因此,拓展归档范围,加强有关内容的收集是档案工作的新课题。如医院经营方面,所进行租赁、承包、核算的方案、协议等应实行归档收集。又如提倡采购招标,其招标方法、程序、协议、合同也应进入归档材料之中。所以,要进一步健全档案管理组织,落实专人收集。

三、逐步实现档案信息资源管理对医院决策的科学化

(一)档案信息管理自动化。新时期医院档案工作主要是实行计算机辅助立卷,实现文档一体化管理。把档案人员从繁琐的手工立卷程序中解放出来。所谓文档一体化管理,就是指运用计算机技术对文书和档案工作的全程实施自动化管理,其功能将涵盖对档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用以及数字管理全过程。

(二)档案信息存储的数字化档案信息存储的数字化是指档案信息的存储载体与方式由传统的纸质形态转向计算机管理为前提的数字形式,它包括档案数字化的输入和数字化档案的接收两个方面。档案数字化的输入是将传统档案信息输入计算机,由计算机提供查询。

随着医院信息化建设的不断发展,医院档案工作发生了深刻的变化,档案管理越来越重要,受到各医院的重视,在医院日常工作中发挥着重要的作用。

猜你喜欢
数字化档案管理医院
关于企业档案管理体制改革的探讨
揭示数字化转型的内在逻辑
数字化起舞
新形势下档案管理工作创新探析
高中数学“一对一”数字化学习实践探索
高中数学“一对一”数字化学习实践探索
新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨
档案管理现代化中档案管理原理的运用分析
萌萌兔医院
认一认