如何做好照片档案收集工作的探讨

刘丽梅

随着档案管理工作现代化程度的提高，照片档案技术得到广泛的重视和普遍应用。因此，照片档案的收集内容、手段、利用和管理，直接涉及到照片档案的质量问题。就此谈以下几点看法：

一、照片档案工作的重要性

照片档案是国家机关，社会组织以及个人从事各种活动形成的，对国家和社会有保存价值的，并按一定原则和方法经过加工、整理、集中保管起来的各种照片（包括底片和文字说明材料）的总称。照片档案是以感光材料为载体，以形象反映方式为主线，由底片、照片和文字说明三部分组成的历史真实记录、是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有着十分重要的保存价值。实现照片档案管理现代化，才能更好适应科学技术的发展需要。照片档案

二、照片档案工作的特点

照片档案的历史虽比文字记载晚了几千年，但它却以形色齐全的姿态给档案家族增添了新的光彩，给人类生活开辟了一个新领域。在社会生活中照片是摄影技术的结晶，是一种形象性的表现艺术，既是时代形象化的记录，而且具有纪实性、可靠性和真实性的特点。

三、照片档案的收集范围

1.反映本单位主要职能活动工作成果和存在问题的资料；

2.各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的资料；

3.本单位有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的资料。

4.涉及本单位权益的资料。

5.其它单位形成的与本单位有关的重要资料。

6.其它具有保存价值的资料。

四、照片档案收集工作内容和来源

照片档案从艺术范畴来说，表现形式和内容极为广泛，伴随着科学发展和摄影技术的进步，大到宇宙，人类社会，小到一丝一线的微生物都可以通过照片表现出来。照片的时空感强烈，它不同于文学、图表、音响，具有独特的功能、可以把一瞬即逝的“容貌”记录下来，予以再现，还可把多年积累下来的照片档案，永久保存，具有很强的生命力。照片档案收集主要来源于通讯社、报社、电视台、图书馆等专业部门，还来源于党政机关、群众团体和企事业。具体有以下几个方面：

一是新闻单位记者在国内外采访拍摄的；二是通过使用传真直接收来的，并通过国内外通讯社发表的新闻照片。三是从图书馆、纪念馆征集的。四是通讯员和其他人员寄来的。五是从各类报刊、杂志、书籍上翻版的。六是从展览会上接收的。七是从摄影部门征集得来的。八是从有关单位、家庭和个人那里收集的。但由于现代科学技术的飞速发展，摄影技术发展广泛运用，照片档案的形成渠道要迅速增多，所以，做好照片档案的收集工作，是管理好照片档案的前提。

五、照片档案的编号

照片档案分为二类，一类为工程类，一类为综合类。两类档案档号构成方式不同。

1.综合类排列编号方法：按照形成年度、张号分别排列装册，一年一个流水号。

档号由声像档案代码、档案类别代号、年度、张号组成。

2.工程类由一级类目代号、二级类目代号、项目代号、张号组成，用“-”连接。

3.同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

4.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

5.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

六、照片档案的收集手段、利用和管理

照片的档案收集，过去并没有引起我们的足够重视。有些珍贵的照片长期存放在各单位或个人手里，由于保管条件差，出现发黄等现象，因此，及时抢救照片档案，加强照片档案的收集工作，必须纳入各级档案馆（室）工作的议事日程，使之得到科学的妥善管理和利用。二十一世纪是个崭新的世纪，照片档案工作为必须重新确定其价值取向，那就是确定照片档案工作的新思维和工作方法。更新观念以迎接照片档案工作的发展机遇和挑战，认定新的工作方位，以利用现代化科学技术手段，全面、准确、完整、系统地收集、整理反映21世纪有本质特征的档案材料，为推进社会的发展服务。

1.加强对照片档案工作的领导，不断提高对照片档案工作的认识。首先要正确认识照片档案在社会主义物质文明和精神文明建设中的作用。正确处理档案与其他档案的关系，摆正照片档案在馆藏档案的位置。其次，各级档案馆领导要把照片档案工作纳入日事议程，统一布置，定期研究和检查督促，使照片档案和文书档案、科技档案一样，得到健康的发展。

2.坚定不移的贯彻执行集中统一管理照片档案的原则，这是保证照片档案材料齐全完整的关键，档案部门要广泛深入地宣传照片档案的收集工作，使照片档案达到齐全、完整、系统，最大限度的满足社会各层次的需求和利用。

3.照片档案的收集、整理、保管和提供利用，都是依据国家有关档案工作的政策，以法管理，凡是编进了档案的底片和照片，一般不得随便抽出，任何单位和个人都没有权利销毁任何一张照片档案。

4.建立照片档案目录体系，严格照片档案归档制度。照片档案的归档范围包括原版底片、翻版底片、照片及完整的文字说明，其中原版底片最为珍贵，必须重点保存。归档的应按一定的顺序排列好，全宗号、底片号、照片号应一致，填写卷内目录，注明保管期限，归档要排列整齐有序，编号并编制卷内目录，完整照片档案的整体功能。

5.档案馆（室）要把照片档案的收集工作列为自己的一项重要任务。照片档案和其它类档案一样，它属于国家档案全宗的组成部分，它是国家的宝贵财富，它将做为珍贵的文件遗产传给子孙后代。全面、完整、系统地收集照片档案，是档案部门义不容辞的责任。

6.档案部门要积极搞好照片档案的提供利用，以促进照片档案的收集工作。要有对工作认真负责的精神，积极热情的服务态度，科学多样的服务手段，从多方面满足不同层次的需要，以扩大影响，取得领导的重视和群众的支持。

7.在照片档案工作中应采取多种途径广泛收集。由于各种复杂因素，有些很珍贵的照片档案长期分散在各个部门或个人手中，依靠先正常的收集途径和方法是很难办到的，因此，必须广门路，通过各种渠道各种方法广泛征集。档案部门要广泛宣传并采取有效措施和恰当的办法，使人们认识照片档案集中保管的重大意义，主动配合搞好照片档案的收集工作。