浅议档案价值的鉴定工作

薛强

[摘 要]档案鉴定是档案利用工作的重要前提，是档案收集整理工作的延续，鉴定档案保存价值是一项科学性很强的工作，要以对历史负责的严谨态度，以社会需要为前提，全面地考察档案的价值，正确判定档案保管期限，谨慎销毁不需保存档案，正确安全留存有价值确档案，真正发挥出档案应有的功效。

[关键词]档案；价值；鉴定

档案是历史的记录，是知识的宝库与历史的见证是国家的宝贵财富。总体上来说，档案的每一部分、每一个案卷、每一份文件，其价值是不同的。若把所有的档案文件不加区别的一律保存起来，既不便于保存和利用，也必然导致人力、物力、财力的浪费，遇到突然事变（如战争、火灾等）时可能“玉石俱毁”。因此有区别，有重点的保存档案，并根据档案对今后各方面可能起的作用来确定其保管期限，同时将已失去价值的档案剔除销毁，就显的尤为重要。这些工作，就是通常所说的档案鉴定工作。

1.统一标准严格监督

档案鉴定工作是决定档案的存毁问题。档案是历史上人们在各种活动中形戎的原始记录，是历史的真迹。如果签定档案价值不正确，特别是错误地销毁了档案，造成的损失往往无法挽回。因此，为了保证鉴定工作的质量，使档案的鉴定工作和销毁有组织、有监督地执行，必须统一档案鉴定标准。国家及其档案事业管理机关应制定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制定相应执行标准。各档案管（室）、机关根据执行标准进行具体的鉴定工作。经过鉴定，需要销毁的档案，应编造销毁清册，办理批准手续。各机关需要销毁的档案，除了特殊情况外，一般均应缓期执行，特别是在没有经验的情况下，这样做比较稳妥。销毁档案时，必须有两人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章并注明销毁的方式和日期。

2.准确鉴定档案的价值

档案鉴定工作是归档分类的基础，是挑选和确定哪些档案需要保存，需要保存多长时间。而档案是否有保存价值主要取决以下几方面因素的影响：

2.1影响档案价值鉴定的一般因素

文件的内容，即文件正文中记述和说明的事情、事件、问题及其详简程度等等。这对档案的保存价值往往起着决定性的影响。例如，年度粮食产量统计表，说明农业生产的重要情况，对于今后总结生产、制定生产规划和研究经济发展史，都有重要的参考作用，就具有重要的保存价值。

文件的作者，事件，有效性，形式等。同类内容的文件，由于作者及其它一些特点的不同，反映文件的不同作用，其保存价值往往有着很大的差别。一般的说，年代越久的档案，其保存价值越大。如，重要的领导人或著名人物的手稿或经过他们修改过的清样，就有特殊意义，具有了重要的保存价值。

档案形成的时间。分析档案形成的时间和针对时间，对于分析档案价值不可缺少。要把档案的价值放在时间的范围内予以考察，要把档案内容与档案形成时间、针对时间结合起来考察。比如合同、协议书、借据，他们在一定时间内具有法律上、工作上的效率，已有查证的价值，当这种有效的时间性消失以后，其价值就会发生变化，往往会降低或失去原有的价值。但当档案作为史料，有的虽已失去查证作用，但仍有研究价值。

需要利用的情况。例如，为了证明个人经历，需要查考干部任命通知书、干部登记表、职工名册；为了证明个人学历，需要以学生学籍册、毕业证书存根为根据，相反，如果没有这些需要，档案就没有继续保存的必要，也就会失去它的保存价值。

2.2影响档案价值鉴定的特殊因素

全面地估计和预测对档案的利用需要。由于人们对档案的需要是多种多样的，从其范围来说有政治的，有经济的，军事的文化的等多种需要；从时间来说，有现时的，当代的，将来子孙后代的需要；从其用途来说，有用作参考或凭据的，有从正面用或作反证明用的。对于上述多种多样的需要，档案工作者应该全面地加以分析和考察，才能准确地或近似准确地做出估计和预测。反之，则给工作带来许多麻烦。估计和预测对社会档案的需要，应最大限度地利用档案的各种可能性。判定档案的保存价值，切忌简单化，不能从某一方面略加考虑即行决断，应该全面地仔细地考察。

3.正确估价注意细节

除以上所述，鉴定归案保存价值还需要注意以下几个问题：

3.1不能以档案作用评判档案保存价值。因此，不能认为某种档案对人们只要有一点用处，就具有保存价值；而应是当档案发挥作用所带来的利益，超过应保存档案所付出的代价时，才具有保存价值。

3.2明确档案的重要性和档案的实践性。说档案有重要的保存价值和一定的保存价值，这是指档案被利用时发挥作用的大小；说档案有永久保存价值、长期保存价值、短期保存价值，是指档案可能被利用的时间长短。

3.3允许有鉴定不确定出现。档案的价值一种估计和预测，所以不太可能完全准确无误，因此，在具体鉴别某一份文件、某一个案卷、某一部分档案是否重要，是否需要保存，而没有把握，一时分辨不清时，一般应掌握：保存从宽销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关的文件从宽，外机关的文件从严的原则。

4.慎重划分档案的保管期限

对档案价值分析后，应对其作划分，确定保管期限。按照国家标准，一般来说，档案的保管期限分为永久、长期、短期三种；永久保存：是指这部分档案要无限制地保存下去。即对国家及我们子孙后代需要有长远利用的档案也就是具有保存价值的应永久保存。如，人事任免、指示、命令、批复等文件材料都属于永久卷，应定为永久保存。长期保存，是指凡是在相当长时间内本机关需要査考的，对国家各项工作在一定时期内需要查考的档案，一般指档案保存十五年以上。如，关于重大事项的决定、通报、计划、各类合同等。短期保存，是指档案在保存一定时期可以销毁的档案，一般的保存时间为三到五年。

社会不断发展，客观需要和各种因素以及情况的变化，都会对档案产生各种各样的影响，档案的价值也会随之发生变化。在这样的情况下，判断档案的价值不能只拘泥于目前的形势，要高瞻远瞩，有科学的预见性，把档案对现实和未来的作用统一的有机结合。在档案管理事业上乘风破浪，与时俱进。