医院电子档案管理对策及保护

杨野

[摘 要]计算机、网络等技术的应用让医院在档案管理工作领域发生了一些变化，不少的新技术应用，让档案管理的科技含量得到提升，工作效率得到改善。电子档案是现代化档案管理的一个模式和类型，其对传统的纸质档案来说具有较大的改变，而在对电子档案的利用、管理和保护这些工作中会有很多的问题产生，因为其应用不救，经验不丰富，所以导致了其工作中难免的会有问题产生，那么为了让医院电子档案管理工作得到提升，促进档案管理工作质量的改善，需要对医院电子档案管理及其保护进行探讨研究，寻找最有效的管理和保护方式，让医院的档案信息完善。

[关键词]电子档案；管理；保护

一、建立电子档案思想，转变固有观念信息社会环境下，医院的档案部门所保存的档案是一种具有法律效应和原始性的记录，其对医院的发展、医疗技术的发展以及患者的个人信息等均有记载，而且档案资源的各项工作中出现了差错很可能就会让医院出现重大损失。

二、医院电子档案的整理目前，医院电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别组盘整理。

1.文书电子档案整理（1）内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。（2）外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。

2.科技电子文件归档医院作为高科技专业知识和技术密集单位，科技电子文件档案种类较多，可以按照医疗、科研、基建、设备、财务、声像档案分类管理，然后再按项目归档。（1）基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。（2）设备档案。医院引进技术和购置各种设备时，商家提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3.电子文件整理（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。（2）账簿。会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

三、电子档案的保护目前的电子文件归档方式大部分都是在脱机的状态下进行的，使用的电子文件中却是由软盘、磁盘等介质，光盘也是应用比较多的，其稳定性比较好，具有很长的保存期限，因此在目前的电子档案应用中，建议将档案文件转储到光盘上，提升其安全性。

1.软磁盘的保护（1）统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。（2）把住软磁盘质量关。软磁盘质量对磁盘的信息来说具有直接影响，其寿命长短均由软磁盘的质量来决定，如果质量好，保存得当能够保存10年，而劣质软磁盘往往1年就会报销。现在软磁盘市场中充斥着低劣质量的产生，因此对软磁盘的选择还是需要谨慎的。（3）规范保管条件。软磁盘的保存对环境有一定的要求，虽然不需要像纸质一样防止发霉，但是其比较容易受到磁场的影响，灰尘、震动也是比较重要的因素因素，因此对环境的控制比较严格，要求温湿度适宜。（4）加强病毒防范。软磁盘的病毒是导致信息丢失的一个原因，相关部门在使用的时候要加强对病毒的检测。（5）对加密盘的管理。部分文件存盘的时候会加密，如果遗忘密码就会导致其无法打开，因此应该要对这类档案进行解密后再存档。（6）如果条件允许，可以讲软磁盘转储到光盘上，这样可以提升安全性。

2.光盘的保护（1）规范排放和使用。光盘的保存应该要合理规范，不要大量叠放，很容易让光盘出现变形，受到损坏，使用的时候要注意不要导致其受到严重的划痕和摩擦。（2）控制好环境条件，防止其出现霉变。控制好温湿度。（3）避免阳光直射，阳光的照射很容易让其过早的老化，影响使用期限，各类电子存储介质均有保存期限应该要对其进行定期的维护和转存。

四、规范电子档案管理的几项措施

1、完善制度。医院对于电子档案管理的规范性要求一定要严格，根据不同的单位需求来制定合理的制度，让电子档案管理制度可以为其服务，电子档案的管理、文件的产生、传递和使用均要有相应的制度来进行规范约束。电子档案制度需要包括对责任的划分，电子文件责任签署，动态管理等等内容，让电子文件的制度更加规范，出现问题可以追究到个人的责任。

2、把好电子文件的源头质量关口。电子信息的管理需要强化，对其进行统一的管理，为档案部门配备设备，完善其服务功能，满足其工作需求，将电子文件的源头处理好。

3、对图纸和文件集中管理，电子文件在完成审核后统一的进行收集，根据需求来转变成纸质文件。安排专门的地方来为其进行审核，确保纸质档案和电子文档的一致性。

4、搭建电子文件软件管理平台，使用软件管理，制定软件档案管理制度，对档案的归档软件话进行建设。

5、做好归档工作，对电子信息文件的动态管理进行强化。首先，对电子文件的利用要求由相应的责任签署，成立专家咨询小组，对其进行评估和审核，对发现的问题及时的进行解决；其次，加强电子档案信息化管理，研发相应的软件设备，为档案工作定制有效的管理模式。

五、总结。

医院电子档案管理工作是需要长时间来建立和完善的工作，其要求档案人员有信息化管理的意识，能够对工作进行改进，积极的引入新技术和新设备，让电子档案管理可以得到比较长远的发展。