浅谈高校科研档案的管理与保护

邹洁

[摘 要]高校的科研档案是一种重要的信息资源，如何管理和保护高校的科研档案成为了当下高校工作的一个重点，本文在深入分析目前高校科研档案管理工作所出现的问题的基础上，提出相关的解决措施，谈一下关于高校科研档案的管理与保护的几点浅见。

[关键词]档案管理；科研高校；管理措施

在高等院科研水平和科学技术高速发展的今天，人们普遍意识到高校科研档案不仅仅是一份普通的历史记录，而是一种重要的信息资源。这种信息资源推动了高校在教学、管理、科研等方面的进一步发展，成为了高校提升的至关重要的组成部分。

一、高等科研档案的管理和保护工作现状

然而，笔者发现，虽然目前高校对科研档案的重要性有了一定的认识，但是，从实际的情况来看，高等科研档案的管理和保护工作存在着以下几点问题。

1.1管理制度缺失和管理设施缺乏

目前，高校的科研档案管理制度不尽如人意，一般采用常规性的档案管理方式，而这种方式远远不能适应当前工作需求。相应的管理制度和监管手段的缺失也直接导致了档案管理人员对归档的具体工作的敷衍。

高校的科研档案管理缺乏必要的基本管理设施，很多高校并没有建立专门的档案室和档案柜，这也一定程度上导致了实际的档案管理人员没有对科研档案有足够的认识，没有充足的时间来对科研档案进行系统管理。

1.2科研档案管理意识缺乏

科研档案管理意识的缺乏不仅仅存在于档案管理人员，也存在于具体的科研人员。科研人员的不重视，使科研档案在初始阶段就失去了有效的控制，一般情况下就会形成项目进行到最后才进行补充，造成资源和人力的浪费。

高校管理者的科研管理意识水平也有待提高，目前学校对于科研档案的管理也存在着管理、检查不到位的情况，同时也没有相应的规定来约束和规范科研档案管理和保护工作。

1.3科研档案的知识产权保护不到位

高校的科研档案作为一种信息资源，应当对阅览、下载、复制、转载等手段进行控制和约束，严禁杜绝非法利用。但是在实际的科研档案管理工作中，知识产权保护意识还是相当缺乏，很多高校并没有相应的规定，或者有了大概的相关规定，但是在执行方面也没有完全落实。

1.4科研档案管理工作宣传不足

随着科研档案管理工作的重要性日益突出，科研事业的不断发展也需要科研档案管理工作的支撑，但是当前很多高校对于科研档案管理工作的宣传远远不够，导致了很多科研人员并不了解科研档案管理工作，也同时导致了很多从事相关档案管理工作对自身工作重要性的认识不足，这也严重制约和科研档案管理工作的进一步发展。

二、高等科研档案的管理和保护工作改善与优化

针对上述问题，笔者就高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人的浅见。

2.1规范高校科研档案管理机制，完善配套设施

首先，从宏观上来说，学校领导要高度重视科研档案管理工作，从制度上和资金上给予科研管理工作倾斜。建立明确和详尽的工作管理制度，以及合理的归档程序。并且，在具体的实际管理工作中，也要保证管理人员经费、办公设施的到位，从而提高管理人员的工作积极性，更好地落实工作制度。

其次，从微观上来讲，高校科研档案管理必须依托现代管理理念，以网络技术和计算机技术为基点，实现科研档案管理的网络化和电子化。同时把科研档案管理和现代办公技术结合起来，来达到科研档案管理的规范化目标。具体来说，科研项目的申报环节、研究试验阶段的各种原始数据和报告等、验收阶段的研究报告、论文等、成果申报阶段中成果登记、成果应用等。这些所有的案卷，都要按照科学的管理制度进行归档和保存。并且还要注重档案管理过程中分类检索原则，充分适应当前档案规范化管理的要求。

2.2提升科研档案管理意识，规范科研档案管理

首先，从科研档案管理人员的角度来说，要不断的提升自己的业务素质能力，开阔自身的眼界和思路。不仅仅把自己看做一个服务人员，而要进一步投入到实际的科研活动中，及时掌握科研工作中的原始资料，从初始阶段就保证科研档案的高质量。通过科研档案管理人员的自我提升，为学校提供高效的服务，从而为高校的档案管理工作打开新的局面。

其次，从科研人员的角度来说，要增强科研人员对科研档案重要性的理解和认识，使其充分明白科研档案的具体价值。这也进一步要求科研人员要重视科研档案的归档和管理，把这份工作作为自身日常工作中至关重要的一个部分，这也是科研档案管理发展的必要基础。

再次，从学校管理者角度来说，要注重培养优秀的档案管理人员，提升具体管理人员的业务素质和能力，为其创造良好的学习条件，适应当前时代对优秀科研管理人员的要求。并且，要为科研档案管理人员和科研人员建立一个沟通的平台，使二者互动交流，并能有效的促进档案管理人员有效的为科研人员进行高效服务。

2.3规范高校档案管理管理，保护知识产权

首先，建立统一的管理制度，来保护高校的知识产权。对所有的知识产权的产生、获取、流转等具体过程要真实和完整的记录，合法并且合理的来利用科研活动所产生的知识成果。利用归档保存的方式对知识产权进行保护，统一集中管理，促进知识产权的流转规范化，以及在下一步的科研活动中的推广和利用。

其次，相关规章制度要落实到人，做到有责必查，出现问题能够找到相关的责任人。科研文档的形成、积累、完成由科研负责人负责。科研负责人对文档的管理期限和密集提出建议，并且要对科研档案进行超前控制，确保科研文档的准确性和完整性。并且相关的档案管理工作人员对于科研负责人进行监督和知道，帮助科研负责人保护原始科研文档的完整性和保密性，双重保护促进科研文档的知识产品不受侵犯。

结语

当前科研档案管理工作任重而道远，只有以现代科技手段为依托，以档案工作和科研工作的二者结合为切入点，不断提升自我的管理水平，才能更好地促进高校科研档案管理和保护工作形成新的局面，为广大科研人员实现更加优质的服务。

参考文献：

[1]秦红梅.加强科研档案管理，促进科研事业健康发展[J].四川档案，2012（5）：24-25

[2]夏涛.高校科研档案管理存在的问题与对策[J].云南档案，2009（9）：6-7