信息化环境对高校档案馆的影响

赖丽芳

[摘 要]档案管理是一个动态的过程，随着社会技术的发展必然呈现不同的管理方式，21世纪最大的技术发展莫过于信息化革命，笔者将以信息化为背景，研究信息化环境给高校档案馆（室）带来的影响。

[关键词]信息化；高校档案；服务

进入21世纪，计算机技术飞速发展，数据库技术和网络技术不断普及，不仅为人类社会带来了史无前例的信息化革命，也大大提高了人类社会的信息生产能力，各种不同载体类型的档案层出不穷，信息的存储方式不断变化，传输利用要求不断提高，使得不仅信息成为了管理的内容，同时也为档案利用提供了新手段新方法，信息化已给档案工作带来了极大的变化，甚至根本性的变革。

高校档案是高校活动的主要记录载体，是高校教学和科研及其它日常管理活动的资源储备和信息来源，是高校历史及文化的直接传承者，为高校事业的发展起到了非常重要的作用。同时，高校作为科学技术的主要研究基地，是社会技术发展的主要推动者和实践者，而反过来，高校也是比较彻底地能受到技术影响的社会组织，全球范围内掀起的信息化革命，必然对高校组织各个方面的影响都是巨大的，在信息化环境下，高校的档案事业必然跟高校其他工作一样显示出信息化的烙印，而呈现出与以往极大不同的特点，甚至出现服务理念、服务方式的转型。作为高校档案管理者，怎样认识信息化给档案工作带来的影响，是我们做好档案服务的基础工作。

一、信息化环境对传统档案管理和服务方式的挑战

传统高校档案基本以纸质档案为主，辅之以一定的照片档案和实物档案，这些实体档案由档案室集中管理，档案管理者的工作主要是收集档案材料，按照一定标准进行整理，在此基础上进行编码和归档，档案利用服务在工作中所占的比重不会太大，而在档案利用服务工作中，档案管理者也是被动者，档案管理者只有在利用者有需求了找上门了，才会为其提供档案利用服务，基本不会主动提供档案利用服务。同时，档案利用服务对象基本以高校所有基层部门为主，对象单一狭窄，利用目的非常明确，而在信息化环境下，档案载体不再是以单纯的纸质为主，出现了视频、音频、电子文件等诸多档案类型，使得档案管理所体现的技术性大大增强，档案工作者不仅需要熟悉信息化环境下的各种操作平台，甚至也需要能对这些档案材料进行二次加工，这就对档案管理者的技术能力和知识架构提出了非常大的要求，甚至需要专门的信息化技术人才。

而在档案利用方面，传统的档案以手编目录为主，20世纪90年代末开始尝试录入机读目录，所以这个时期的档案利用主要是以利用者提出利用要求，档案馆（室）才会提供档案利用服务，这就要求档案利用者必须知道自己需要什么，甚至需要利用者给出相应的文号或者题名，最低要求也必须提供准确的关键字，再由档案管理者进行手工查找或者进行机读目录检索查找，找出相应的档号后进入库房调出档案材料进行查阅利用，这种查阅方式对于只有纸质跟实物等实体档案的传统档案管理环境里虽然也会存在一些不方便，但总体还是跟当时的环境适应的，但在信息化环境下，大量电子文件产生，各种载体形式的档案层出不穷，数字化的档案已经基本取代传统的纸质档案。在这种形式下，传统的档案利用模式肯定不能适应多层次的档案利用要求。

二、信息化环境下高校档案馆的服务特征

21世纪的信息化革命带来的改变是彻底的，对社会很多方面的影响基本都是颠覆性的，就高校档案事业来讲，受到的影响也是非常之大，它颠覆了传统的档案利用模式，带来了档案利用服务理念的转变，下面笔者将尝试分析信息化对档案利用服务模式带来的转变。

主动型。传统的档案工作主要提供凭证作用，是一种被动的管理模式，档案管理人员坐在办公室等着档案利用者上门，有上门才有服务，没有上门则不提供服务，档案管理者不会主动关心档案利用需求，更不会主动提出没有要求的服务，这在之前相对封闭的高校体系里基本算是合适的。但随着信息化时代的到来，信息成为最重要的资源，谁最先掌握准确信息，谁将在激烈的竞争中取得优势，企业如此，高校也如此。因此各高校各部门都非常重视信息的准确度，对信息提供的速度要求越来越高，此种环境之下，高校档案馆（室）必须改变被动的服务模式，改变坐等上门的服务理念，主动关心利用者的需求，创造快速便捷的档案利用条件，为档案利用者提供最方便最快捷的档案利用服务。

服务性。传统的高校档案利用模式，还采用机械式的档案管理模式，档案工作的最主要关注点是对档案的管理，而不是服务，档案馆（室）关注自己有什么，关注档案馆（室）对档案材料起到怎样的保护作用，而不大关注利用者需要什么，较少关注档案的利用效果，档案提供者和利用者之间缺乏回馈性的交流，这跟被动式的工作方式有关，但随着社会要求政府等机构向服务性机构转变的大环境，高校也只能加入向服务性高校转型的大潮流，随着高校职能的转变，高校档案工作自然也受到高校转型带来的影响，注重服务，关注服务质量和效果，关注档案馆（室）在高校事业发展中所起的作用。

多样性。在传统的档案利用过程中，档案服务简单单一，档案馆（室）只需要提供基本的档案查阅服务即可，档案管理者只协助不查阅，能帮助其找到其所需的档案材料即可，而不会参与到具体的“阅”中去。但随着信息化时代的带来，信息爆炸式地增长，一方面利用者经常不大能确定需要什么，另一方面面对海量的数据也极大地增加其选择的困难。高校档案馆（室）作为专业保管高校档案资料的部门，对馆藏信息最为熟悉，这就要求高校档案馆（室）不仅需要帮助利用者查阅，还需要针对性地开发出有利用价值的资源，提供多样性的档案利用服务。

知识型。过去的档案管理水平较低，档案利用服务相对简单，对档案管理者的知识和技术要求较低。过去的档案管理工作，主要是将收集回来的档案材料进行验收，按照既定档案分类标准进行分类，并进行整理装订入库保管，在这过程里面，对档案管理者的知识和技术要求不高，后来虽然由于计算机的普及，高校档案馆（室）大多实行了机读目录管理，这也只要求档案管理者懂得基本的计算机操作即可，懂得将档案材料的题名等信息录入计算机就能完成工作任务。但在信息化环境下，大量的电子文件产生，档案管理者需要对不同载体类型的档案资料进行标准化编辑管理，这要求其必须懂得一定的数据处理技术和数据库管理知识，同时信息化环境下编研工作尤其网上编研工作不断得到重视，这就要求档案管理者必须能使用不同的软件对档案材料进行编研开发，这些都要求档案管理者必须具有非常高的知识和技术储备，要求档案管理者不仅需要懂得档案管理的基本知识，还需具备较强的编研开发能力和计算机技术。

三、信息化环境下高校档案馆服务方式

（一）建立档案馆藏数据库

信息化很重要的一个方面，就是对馆藏数据进行数字化，建立馆藏档案数据库。传统的档案都以纸质为主，在信息化条件下，档案馆（室）必须对馆藏数据进行数字化。馆藏档案数字化是指高校档案馆（室）将馆藏所有档案的案卷文件信息、题名信息、文件全文内容及相关管理信息进行数字化处理。就当前来讲，大多高校基本实现了机读目录管理，但普遍尚未对馆藏数据进行数字化扫描，但在信息化环境下的档案管理，文件全文扫描是基础性工作，它决定了与档案利用有关的几乎所有工作，是直接进行网络传输数据的基础，也是进行网上编研开发的基础性工作。此外需要注意的是，由于信息化的普及，高校普遍都实现了网上办公，因此建立馆藏数据库，还要求高校档案数据库必须能够接收来自高校网上办公（OA）系统下生成的大量电子原文及文件在流转过程中产生的所有数据，这就要求档案馆（室）的信息化建设必须与高校的信息化管理结合在一起，形成一个良好的生态系统。

（二）开展网上检索服务

高校很早就建有完善的局域网络系统，一直对在线利用档案具有较为强烈的要求，现在由于无线网络技术及移动网络技术的发展，通过网络传输对档案进行利用的频率将越来越高，这就要求高校档案馆（室）必须建立一个完善的多功能检索系统。现在的高校越来越成为一个开放系统，高校不再关起门来搞发展，而是与社会的联系越来越紧密，这就决定了高校的档案管理工作也越来越开放化，作为高校档案馆（室），馆藏数据库最大的功用在于利用，通过网络或者无线网络的在线化利用是最快捷的方式，也是未来的发展趋势，这要求档案馆（室）必须建立完善的馆藏数据检索系统，开展网上检索服务。这有一个问题需要注意的是：建立完善的网上检索系统应该遵循档案管理的相关标准，确保档案资源入库后的科学性和规范性，优化检索查询质量，创造良好的网上检索界面，人机对话必须简捷方便，同时必须具有足够多的检索点，如题名、责任者、关键词、文件日期、文件编号、索引号等，优化组合型检索方式及模糊检索方式，保证利用者能快速检索到其所需要的资源。

（三）加强高效档案网上编研工作

如上面所述，在信息化时代，信息是最重要的资源，高校档案馆（室）保管着与高校有关的所有资源，对高校来说是个重要的资源宝库，对社会来讲，也是重要的信息来源，所以档案馆（室）必须充分挖掘其资源优势，为高校的事业发展和社会做出贡献，在这点上讲，开展网上编研开发是最好也是最有效的方式之一。高校档案编研，是以高校的馆藏档案文献为主要对象，在深入研究其内容的基础上，以满足高校教学及其他工作利用为目的，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。而网上编研开发则是数字化的信息为主，结合计算机技术，开发出能够直接通过网络和无线网络进行传输的数字化编研材料，是增加高校档案馆（室）资源价值的有效手段。

（四）建立档案馆网站

建立档案网站对档案馆（室）来说是投入小收获大的工作，档案管理工作本身相对沉寂，档案管理者自收集齐档案材料后，剩下的工作基本不与外界接触（档案利用例外），对其他部门和外界来说，是相对神秘的部门。因此正确地宣传档案馆（室），展示档案管理工作，让高校各部门及社会了解档案馆（室）是非常重要的，档案网站的建设较好地解决了这个问题，通过档案网站，公众可以随时了解档案工作了解档案馆动态，有利于各部门及外界重视档案工作，以助档案资料的完整收集。

建立档案网站需要注意几点：第一，档案网站是对外服务平台，必须涵盖所有数字化档案信息资源。这就要求档案馆在建立网站之时必须把档案馆的所有资源都融合在这一平台，包括馆藏数据及网上编研等所有可能对利用者有用的信息，都必须在此能找到，同时，此网站平台还应充分考虑方便查找的原则，让利用者能有一个轻松、方便快捷的使用体验。第二，档案网站是档案管理者与利用者的交互平台，档案管理者可以通过网站了解利用者的档案利用需求及变化，并对其需求做出快速反应（比如进行专题的编研），同时利用者在利用馆藏数字信息资源中，也可以把他们的利用体验及意见、建议和要求反馈给档案管理者，让档案管理者不断完善档案利用服务，这是一个不断来回沟通相互了解的过程。第三，档案网站还是一个宣传平台，高校档案馆（室）在建立网站之时必须考虑到网站的宣传功能，建设好的网站必须体现实用性与美观性，必须能作为档案馆（室）的形象展示平台和工作对外展示窗口。

参考文献：

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[2]吴丽华.数字化档案利用网站建设的思考.《兰台世界》.2013年12月中旬

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[4]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究.《档案学通讯》.2011年第5期

[5]姜淑芹.网络环境下我国档案馆服务模式的演变.《理论学习》.2006年第6期