档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

段士鸿

[摘 要]信息时代的来临，为档案管理工作带来了新的思路与方法。但信息时代并不意味着档案管理基础工作不重要，如果档案管理基础工作没有做好，将严重制约档案管理的信息化、全面化发展。本文首先对当前档案管理基础工作存在的问题进行分析，通过档案基础管理工作流程、制度化建设等方面，分析档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用。

[关键词]档案管理；基础工作；资料归档

许多档案管理部门开始利用计算机网络信息技术展开工作，在工作中不可否认，如果档案管理基础工作没有做好，将严重制约档案管理的信息化、全面化发展。本文就档案管理基础工作在现代档案管理中的作用加以分析，探讨在现代档案管理模式下，如何通过档案管理基础工作，以加强档案管理。

一、档案管理基础工作存在的问题制约了档案的现代化管理

档案管理基础工作是实现高效有序的档案管理的关键所在，其中包括档案统计、归类、编号、排序、制定卷宗等。随着现代信息的大量增加，档案案卷种类增加，内容繁多，且部分档案时间跨度大，造成档案管理存在较大问题，这也是制约档案现代化管理进程的重要的影响因素，对此主要分析有以下几点：

（一）编号不规范

部分档案没有明确标出编号分类，尤其是时间较开的卷宗，更是由于时间及规范更改等原因，造成档案号不规范，没有目录号，一卷多册等问题。

（二）标题不规范

标题是反映案卷的主要内容，标题概述有误，缺少必要的基本要示主，无法反应案卷内容，也是档案管理中的重要问题之一。

（三）缺少卷内目录

编册时没有按要求编写案卷目录，或编写的目录缺少信息，导致部分未被案卷标题涵盖的内容无法被检索到，降低了档案的利用率，造成的资源的浪费。

（四）页码标注不清

部分档案资料没有标注页码或页码标注不清，如果发生案卷破损或缺页少页，将很难被发现，也会造降低档案的利用价值。

（五）组卷混乱

案卷的组卷混乱，有的按时间组卷，有的按职能部门或管理权限组卷，还有的按文种组卷，这样会造成部分信息被重复组卷，而有的信息无案卷归档，这样不利于档案的查找与使用。

（六）案卷厚薄不一

这个现象尤其表现在综合性档案馆中，且建馆时间越长，馆藏量越大，这种问题就越突显，不少档案馆内案卷有的多有的少，组卷随意，有的一、二页纸组成一卷，有的五六百页一类一卷，缺乏系统性。

二、提高档案基础管理工作，加快现代化档案管理步伐

（一）建立标准化工作流程，提高档案管理基础工作

提高档案管理的基础工作，必须建立标准的、规范的工作流程及方法，即在档案资料的收集、整理、鉴定、归档、保管等环节上都应按照统一的标准执行，在编号、目录编写方面也应制定完整且统一的管理标准，以方便录入及查询。这也是档案管理基础工作的第一步。

1.文件的收发与整理、归档

文件的收发是档案管理的“前期工作”文件收发也是避免重复劳动，提高档案管理工作效率的关键所在，文件收发登记与档案著录标引在许多内容上是重复的，因此要实现计算机管理，必须将这些内容一一录入内，著录标引时减少部分工作量。

文件的收集是尽可能使符合条件的文件资料进行归档，保持档案的历史全貌，如果档案资料收集不全，必将影响到录入计算机系统后档案资料的全面性；在这里，对文件的整理显得尤其重要，整理档案就是要将收集到的档案进行分类、组卷等工作，剔除没有保存价值的文件，使其达到资料完整、内容翔实、分类准确、整洁美观等效果。

2.加强文件筛选，做好档案归档

文件的筛选是要将一些保存意义不大的档案资料定期销毁，这样可避免增加档案保管负担，提高档案管理的工作效率。在另一方面，通过文件筛选还可检索出重复性文件，尤其是综合性档案馆，在文件提交、归档、录入时不可避免出现重复性文件，或由于移交单位划分不清，保管期限等问题造成的许多文件无从考证，因此在做档案管理基础工作时，首先要对原有的档案材料进行系统性的清理，去除无用的文件，将有价值的资料重新整理。

对于组卷过厚，内容过于复杂的案卷要进行重新组卷，重新组卷时应注意尽可能按同一标准、同一方式进行编写，要对那些无页码、无卷内目录的档案重新进行整理归档，以确保案卷全部都有据可查。重新普查、组卷将会对馆藏文件通过采用科学保管的形式，提高案卷的可追查性。

（二）提高档案管理工作标准化、制度化

档案基础工作的标准化与规范化是指，在档案工作领域内，由档案工作主管部门向相关部门针对档案管理工作的原则、方法制定科学、统一的规则与操作规范，给予贯彻实施和修订的全过程。档案管理现代化不但要求档案管理基础工作的要求降低了，而是要求更高了，它要求档案基础管理工作必须建立在更为完善、规范的管理制度与标准之上。档案管理基础工作的标准化可以从档案编号分类的统一性，可根据《档案分类法》等相关管理规定，制定统一的管理标准，无论是手工检索还是计算机检索系统，都采用一套标准，方便用户检查。规范题名，著录标注等，以保证检索的查准率。如果说档案分类号保证了检索查全率，而题名准确则保证了检索的查准率，仅保证查全率是不能满足检索需求的，查准就是要求著录时给予统一规范的题名，在题名填写过程中，应注意避免检索进出现含混不清、文不对题、计算机无法识别等问题的发生，尤其是简称，要注意明确简称规范，防止混淆。

三、结语

可以说，档案管理基础工作是档案现代化管理的基础，统一、规范的档案编号、著录、题名等管理，是提高档案工作效率、满足当前社会对信息管理需求的关键所在。目前，档案基础管理工作虽然还存在一定问题，但相信通过对档案流程化、规范化、制度化管理的推进，必将提高档案管理现代化发展进程。

参考文献：

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[2]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专学报.2012，7（3）：40-42.