高校档案管理工作创新实践探索

高文峰

[摘 要]学校发展的真实记录全部都是记录在档案当中，高校档案是重要是信息资源，在学校的整体工作当中档案记录有着承前启后的主要作用。随着我国高等教育事业的迅猛发展，高校档案管理工作日显重要。高效率高水平高效益管理高校档案，就应充分认识高校档案管理的特点，全面深入地认识高校档案的作用，在高校档案管理工作改革中有所创新。

[关键词]高校；档案；管理

一、高校档案管理工作中存在的问题

（一）管理意识薄弱、管理手段落后。首先，管理意识薄弱。高校师生员工由于受到传统思想以及档案自身的保密性质等影响，对于档案动作就相应的缺乏认识了解，档案意识不够强。目前有些高校领导对新形势下的档案工作还缺乏足够的认识和了解，档案管理意识不强，认为高校的主要工作是教学、科研，从而忽视档案管理工作，没有认识到档案的真正价值。其次，管理手段落后。随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用，高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。但从利用计算机技术开发档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，还远未达到应有的管理水平。

（二）档案收集不齐全，档案整理不规范。归档材料收集是档案室工作的起点，如果材料收集不齐全，或人们要查阅利用的档案大多根本没有收集归档，那么档案工作的规范化、现代化就都成了空架子。收集基本任务是将应收藏的档案资料等集中到档案馆室，为保存历史和提供利用奠定坚实的物质基础，是档案信息资源开发的前提条件，因此它在档案管理中占有非常重要的位置。有一些学校只重视文书档案，而忽视了科技档案、声像档案和实物档案。部分高校档案馆的档案管理仍采取手工作业方式。档案工作人员在文件立卷归档后，通过手工作业对文件资料进行调整和编目；检索时，档案管理人员再从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找。劳动量大，耗时多、速度慢，档案的科学性也大打折扣。

（三）档案管理队伍不稳定。档案管理工作对于工作人员的要求需要具有非常强的专业性质，如果工作人员没有具体的专业知识以及技能，就难以胜任档案管理工作。真正科班出身、从事档案管理工作的人比较少。受过全面档案管理专业培训的工作人员为数不多，有些人员业务能力和专业知识技能较差。懂计算机、网络技术等现代管理手段的人少。很多新上岗的管理人员没有经过必要的岗位培训，过于简单的看待组织管理工作，在日常的操作中时常会出现因工作人员欠缺档案管理的基本理论知识，忽视细节，导致工作出现疏漏。正是在实践工作当中往往却是另外一种得不到具体实施的情况。并且对于档案的立卷工作没有得到重视，导致很多档案出现流失的情况，这样对于高校档案管理而言就造成了不可弥补的损失。

二、加强档案管理创新体系建设探索

（一）提高档案管理意识。档案管理工作是高校工作的一个方面，同样具有专门性和机要性的特点。各级党组织要认识到加强档案管理工作的重要性，高度重视档案管理工作，增强档案管理意识，把规范档案的管理工作纳入学校党建工作的重要内容，切实加强领导，落实领导工作责任。要树立开放意识。档案工作人员需要树立开放意识，将档案工作长期无声的封闭局面进行有效的改变，而且在社会当中的交流合作也应当积极的参加，这样有利学习新的经验和增强工作活力。要切实强化主动服务意识，要为学校各方面工作的顺利开展及时提供真实、准确的信息依据，从最大限度地发挥档案效能的角度看，尤其是在高校建设中，面对今天许多学校规模、结构以及内部管理体制等方面的种种变革要求，档案工作如果做得好，能够起到十分突出的信息辅助作用。

（二）规范档案收集方法。档案工作的基础是档案收集工作，要开发档案信息，完善利用的前提便是实施档案收集工作的规范化，收集到合乎规范的档案。随着高等教育的快速发展，学校重要活动日益增多，在活动中形成了大量文字材料和影像资料。从一定意义上说，这些文字材料和影像资料全面、系统、完整地记录了相关活动的情况，具有很强的参考作用、凭证作用和宣传作用。因此，我们要全面加强档案资源建设。档案事业赖以生存的基础是档案资源，也是各项档案工作当中的前提条件和保证。所以，高校档案收集的好与坏，对于高校档案馆的工作水平和工作质量不仅有着直接的影响。

（三）实现档案队伍的不断稳定。首先，加强档案人员队伍建设。在当前高校改革内部管理体制、普遍实行以权力下放为特征的多级管理模式的形势下，学校档案部门应当及时加强人员队伍的建设，在全校形成和完善专兼职相结合并且分层负责的档案工作网络。其次，提高档案人员素质。对于高校的档案管理工作人员，要求其需要熟练的掌握计算机操作，全面的掌握网络技术和新知识，熟练掌握数据库技术信息检索技术等方面的专业知识，而且还能够在网络环境下进行信息处理工作。在新形势下，高校档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者。第三，要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。

三、结束语

高校档案是记述高校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。加强高校档案管理，是提高高校管理水平，适应新时期高校档案管理建设的需要。因此，不断积极深化改革，在改革中谋取更大的发展，已成为高校档案建设的主旋律和各学校应对激烈办学竞争所遵循的法则。

参考文献：

[1]黄元旦；探析高校档案管理的改革创新[J]；青年文学家；2013年24期

[2]杨军；实现高校档案管理信息化的途径[J]；黑龙江档案；2010年01期

[3]郭素芳；如何加强高校档案工作[J]；山西大同大学学报（社会科学版）；2013年04期