电子文件与纸质档案在管理保护技术上的差异

敬琦

[摘 要]随着科学技术的快速发展，电子技术开始引入到档案管理过程中，电子文档逐渐取代了纸质档案的地位。但是电子文档与纸质档案之间存在哪些差异？两种文档在管理和保护过程中存在哪些不同？本文立足文件档案管理实践探讨在档案管理过程中如何差别管理电子文件和纸质档案。

[关键词]电子文件；纸质档案；管理技术；差异

为了进一步满足我国经济和社会的快速发展，我国档案事业也得到了极大的发展。随着新技术的运用，档案管理方式也发生了极大的变化，出现了电子文件等新型档案形式。但是在管理过程中必须要探讨电子文件和纸质档案之间的差别，合理规划档案管理方式，取长补短，这样才能真正提高我国档案管理水平。

一、存在载体寿命上的差别

纸质档案与电子档案之间存在极大差异，特别是在载体的寿命方面。决定纸张寿命长短的主要是纤维素的性质。在一定条件下，纤维素会发生变化，比如在高温、氧化剂、酸、高湿等环境下字迹会出现扩散问题。所以在保护纸质文件时需要防止这两种化学问题，这样就可以延长纸质档案的使用时间。

与纸质档案不同，电子文件的主要载体是光盘和磁性物质。而这两种载体的主要支持体是由聚酯底基构成的，这种物质会产生静电，导致光盘出现卷曲或者变形。在电子文件的磁粉与底基之间由粘合剂连接，这种物质很容易出现脱落、热胀冷缩、发霉等问题，这就会使得信息受到损害，使档案信息消失。

二、环境条件对其影响的差别

1、温度和湿度对文档管理影响的差别

无论是电子文件还是纸质档案都会受到温度与湿度的影响。一般在高温高湿的情况下，纸质文档很容易出现氧化现象或者是水解现象，这就会大大降低纸张的强度，导致自己出现扩散问题。这种环境很容易缩短纸质档案的使用时间，降低文件使用寿命。但是与纸质文件相比，高温高湿对电子文件的影响却是不同的。如果电子文件所处的环境温度过高或者湿度过高，很容易造成聚酯底基出现膨胀或者变形问题。

2、灰尘对文档管理影响的差别

在管理纸质档案时，灰尘是破坏文档质量的重要因素，灰尘过多会造成纸张破损，在纸张上出现霉斑或者是色斑。虽然这些问题会损害文档信息，但是只要通过相应的方式进行修复，就可以恢复信息，延长纸张寿命。但是在电子文档管理过程中，一旦电子文档载体受到灰尘的影响，就很难将损坏的文件进行修复。在灰尘中含有有机酸和霉菌分泌的酶，这些物质会导致信息丢失，不能正常在计算机中读取。所以，在管理电子文件时，要对灰尘管理起到足够的重视，并且要采取有效措施防止灰尘对文档的影响。

3、外来磁场和机械震动对文档管理影响的差别

在纸质档案过程中机械振动和磁场不会影响档案管理，但是这两个因素却对电子文档管理产生重要影响，会破坏电子文档，导致其出现消磁或者是磁化现象。一般情况下，电子文件是以光盘、磁性物质为载体的，其中磁性物质会受到外界磁场的影响，很容易出现磁化、消磁现象，从而破坏文档中所记录的信息。因此，在管理电子文档时要尽量避免外界磁场和机械震动的影响。

4、光线以及有害气体对文档管理影响的差别

在文档管理过程中，光线和有害气体会产生重要影响。对于纸质文档，在管理过程中很容易发生氧化或者是水解现象，这就会大大降低纸张的强度，缩短档案使用时间。而对于电子文件，有害气体和光线会产生更严重的影响，尤其是紫外线会对电子文件产生巨大的破坏。在一定环境下，会导致电子文件出现腐蚀、基带老化、磁粉脱离等现象，从而使文件丢失。所以在管理档案时，要有效防止光线和有害气体对文档的危害。

三、技术寿命上存在的的差别

在管理纸质档案时，只要将档案信息记录到载体上就可以脱离技术手段和书写方式，新技术的发展对纸质档案的使用寿命影响较小，影响纸质档案寿命的主要是媒介因素和环境因素。在管理纸质档案时，只要注意环境条件，控制温度和湿度，防止化学反应影响，避免天灾人祸就可以长期保存，延长档案寿命。

但是电子文件在管理过程中始终都不能离开技术，技术发展直接关系着电子文档的使用寿命。因为电子文件对计算机有较高的依赖性，计算机技术的发展直接关系着电子文档的使用。所以一旦技术发生变化，就可能导致载体上的信息无法获取，导致档案信息丢失。所以对于电子档案来说，技术过时也是危害档案管理的重要因素。

四、信息保护过程存在的差别

在保护纸质档案时，最主要的目标就是尽可能延长纸张的使用寿命。因为纸质档案是将载体和信息结合在一起的方式，只有保护好纸张的形态，才能保存好文字信息。但是在管理电子文件时，电子文件的信息和载体可以分离，即使载体完好，信息也可能遭到破坏，比如电脑病毒等问题就会对档案信息造成极大的破坏。所以在保护电子文档时不仅要保护载体的安全性，还要尽可能避免其他因素对信息的危害。

所以在电脑上应该按照防火墙技术、数字水印法、数据加密法以及数字时间印章法等技术，这样才能防止病毒对电子文档的损害，有效保障电子信息不受损害，确保电子信息的真实性。随着技术的快速发展，电子信息的保护力度逐渐增强，电子信息安全性得到了进一步的提高。这对电子档案管理工作的开展起到了重要的促进作用。

五、总结

随着技术的快速发展，越来越多新材料和新技术应用到档案管理过程中。尽管这些新材料在档案管理过程中发挥了重要作用，但是对于新材料档案管理工作也提出了更高要求。在管理过程中要全面区分电子文件与纸质档案之间存在的差异，了解电子档案存在的缺点，确定相应的档案管理方法。这样才能真正保证档案信息的安全性，延长档案信息使用时间，提高档案管理水平，满足我国经济和社会发展对档案管理的需求。

参考文献：

[1]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报.2010（03）

[2]石华.采用二维条码技术永久保存电子文件研究[J].梧州学院学报.2008（06）