科技档案管理信息化建设之我见

孙仲元

[摘 要]科技档案的管理，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。

[关键词]档案；信息化管理；科技

当今时代，由于信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。因此，信息化是科技档案管理的必经之路。

一、建立科技档案企业信息化的作用

档案的本质属性是历史再现性、一般属性为知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等。

科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它是企事业单位中的一项技术性基础工作。档案管理历史源远流长，科技档案的管理产生于近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案的发展在企业建设与发展中具有重大的作用，尤其是在现代化企业建设中，科技档案对科研、生产、企业科学管理有着明显的无可替代的作用，具有很高的经济价值。

当前已经进入信息化时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，一定带来社会生产力的巨大进步，同样也会引起人们生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，可见信息已成为人类生存和发展的重要资源，成为现代科学技术发展的支柱之一。

二、建立科技档案的意义及价值

科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节，企业的信息化是以信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和利用，来提高企业的生产力和经营水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

三、档案科技信息化管理的内容：

1、制定科技发展规划，负责科技资金管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；

2、管理科技成果鉴定、申报、评审、奖励、推广应用、技术市场开发；

3、管理专利申报、统计、实施；

4、管理计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定；

5、全质管理成果的申报、评审、发表、奖励；

6、标准的制订、修订、标准化审查；

7、科技统计工作；

8、信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件。

科技管理系统为全网的各级科技管理部门服务，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作的统一管理。

科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。

人才是推进科技档案信息化的关键。科技档案的信息化，包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。必须解决人才问题，才能使档案信息化建设沿着正确的方向发展，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设必须坚持长期、全面而又具体，信息化建设的实现不可能是档案部门单方面的，也不可能单凭几个计算机技术人员就能实现，它需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，企业科技信息管理部门必须发挥主导作用。

四、科技管理系统化实现科技档案管理现代化

1、科技计划管理系统

科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构，应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、上级部门的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报。

2、管理系统

计量管理系统主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询。

3、级标准化管理系统

全质级标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板。

4、科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书。

5、科技统计系统

统计的基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以及计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

结论

科技管理系统的应用，实现了科技档案现代化，同时涌现出大量的新技术、新成果。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展。随着企业信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现科技档案的管理信息化，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

参考文献：

[1]张宽海.[管理信息系统概论].高等教育出版社.2002.2

[2]邓绍兴.[完善干部档案管理工作管理体制的意见].档案与建设.2008.1

[3]魏勤政.[关于人事档案所有权的思考].档案学通讯.2008.1