谈档案管理理论与档案数据库建设

王艳

[摘 要]随着科学技术的不断发展，人们为了使得档案管理工作的质量和效率得到进一步的提高，将信息技术、计算机技术等应用到其中，这样就使得档案管理的质量和效率得到有效的保障。而在档案管理中，其数据库的建设作为其中主要内容之一，我们为了使得档案管理的效果得到有效的提升，人们也对档案数据库建设工作予以重视，本文首先对档案管理理论在档案数据库建设中的作用进行分析，讨论了档案数据库建设的相关内容，以供参考。

[关键词]档案管理；数据库；管理理念

近年来，在我国社会主义市场经济发展的过程中，人们对档案管理工作十分的重视，而且为了使得档案管理的质量和效果得到进一步的提升，也将许多的先进的科学技术引入刀片其中，这就使得档案管理工作的质量得到有效的保障。而档案数据库作为其中重要的组成部分，它在整个档案管理工作中有着十分重要的意义。因此我们在对其进行建设的过程中，就要将一些新型的管理理念和技术方法引入到其中，从而保障档案数据库建设的质量。下面我们就对档案管理理论和档案数据库建设的相关内容进行介绍。

一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用

在人类社会发展的过程中，档案管理工作的出现，主要是为了对其相关的数据信息进行管理，从实现数据档案的有序化，以确保现代化社会经济的稳定发展。而且随着科学技术的不断发展，人们也将许多先进的技术手段引入到其中，则就使得档案管理的方法逐渐向着多样化、智能化的方向发展。这样不仅很好的满足了现代化社会经济发展的相关要求，还有效的保障了档案管理工作的质量和效果。另外，从当前我国档案管理的实际情况来看，随着其信息数量的不断增加，其内容结构日益复杂，我们为了使其档案管理活动的各方面作用得到充分的发挥，我们对其不同的档案管理理论进行分类，进而为档案数据管理工作的正常运作，提供了前提条件。

二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用

在现阶段档案管理的过程中，人们已经将计算机技术应用到了其中，这样不仅使得档案管理工作的质量和效率得到进一步的提高，还很好的满足了现代化档案建设工作的质量。不过，由于在不同的档案管理工作其中，其计算机管理技术的应用方法存在着一定的局限性，因此这就容易导致档案管理存在着许多的问题。为此我们在档案管理理论发展当中，就必须将全宗原则引入到其中，进而为档案数据可建设管理工作起到一个良好的指导作用。

第一，全宗原则作为档案分类管理中的基本理论之一，它在档案管理工作中不仅有利于数据可的建设，还保障了数据信息的可靠性和有效性。这和普通的逻辑分类方法相比，全宗原则的应用还进一步的提高了档案信息管理的质量，满足了现代化档案数据库建设的相关要求。

第二，我们在现代化数据库建设的过程中，全宗原则的应用除了有着良好的指导作用以外，还可以对相关的档案信息数据进行记录维护，从而使得数据信息的可靠性和安全性得到了很好的保障。目前我们在档案信息管理的过程中，数据库的建设在其中有着十分重要，为此我们在对数据库进行建设施工的过程中，我们将全宗原则的相关内容进行相应的控制管理，满足现代化档案数据管理的相关要求。

第三，从当前我国档案管理工作的实际情况来看，其中还存在着许多的问题，这就对现代化数据管理工作有着严重的影响。而全宗理论的应用，不仅使得数据库建设的质量和效益得到保障，还很好的满足了现代化档案信息管理的相关要求，让档案数据信息的可靠性和真实性得到有效的保障。

三、全宗原则在档案管理中的实际应用

目前在档案管理工作的过程中，全宗原则作为其基本原则，已经成为了现代化档案管理工作的重要部分，并且将其应用在各种档案管理工作当中。但是，这种原则在实际应用的过程中，无法对其中存在的问题进行很好的解决，这就使得人们在档案数据库建设的过程中，要面临着许多的挑战。

第一，全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。

第二，自由来源原则为专门档案的数据库建设提供理论基础。自由来源原则认为全宗不仅是历史性、客观性的，也可以是逻辑性的，这是对全宗理论的重大发展。像许多行业性、专业性很强的档案就要求打破传统全宗范围的限制，而按照行业或专业系统进行集中统一管理。比如城建档案、项目档案虽然破坏了各项目参与组织全宗的完整性，但却有效地维护了项目档案的完整性。在多数情况下保证后者的完整性具有更为重要的现实意义。

四、结束语

总而言之，在现代化社会经济发展的过程中，档案数据库的建设和档案管理理论有着密切的关系，这不仅使得档案管理工作的质量和效益得到很好的保障，还使得档案信息管理的可靠性和真实性得到进一步的提高。而且随着社会的不断发展，人们也将许多先进的档案管理理论应用到其中，这就使得档案管理工作的性能得到全面的提升，满足了现代化社会发展的相关要求。

参考文献：

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[2]宁立新.实现档案现代化管理之我见[J].农场经济管理.2008（05）