关于企业档案管理信息建设的思考

刘萌

[摘 要]在市场经济的刺激下，各企业之间的竞争也是愈发的激烈，企业档案管理的信息也变得尤为的重要。较好的企业档案管理，可以很好地实现促进企业经济的稳定发展，档案管理也是企业日常工作管理中一个重要的组成部分。在企业档案管理的信息建设中，应当不断的发现问题、解决问题，以便于实现信息档案管理的真正价值，确保企业健康、有序的发展。

[关键词]企业档案管理；信息建设；思考

企业的档案，它主要是根据发生在企业内部的生产生活中一些事件进行记录，较为真实的反映了在某个时间段的企业的活动，这对于一个企业的来说是真实的、历史性的文件资料，但是这仅仅是对于企业档案管理工作狭义上的解释，同时，企业档案的有效管理还是实现日常企业管理工作中一个重要的途径，因此进行企业档案管理信息建设是必然的趋势。

一、企业档案管理的信息建设的意义

1.有利于更好的保护原件。在当代的企业档案管理信息建设中，越来越多的是使用现代化的办公设备将原始的纸质资料进行电子版的转化，并进行分门别类的整理和使用，这样就能在很大程度上减少对原始纸质资料的损毁和流失现象，同时，还能确保日常的资料使用及共享，这对于企业文化的传承和文件保存是极为有利的。

2.提高了档案管理的工作效率。传统的纸质文档的分类管理是比较复杂的，需要耗费巨大的人力物力，同时工作的内容比较繁琐，而且工作的效率还得不到保障，这对于档案管理人员来说还增加了不少的工作量，而且在后期的资料的查证中，也是比较费时费力的。但是，如若实现了信息化的管理，则可以很有效的解决这一系列的问题，档案工作者仅需要熟练的将档案管理软件进行操作即可，这对于工作效率的提高具有比较明显的作用。

3.资源共享更加简便。对于目前各企业的档案管理，尤其是重要部门的档案资料的借阅手续是比较繁琐的，部分企业还需要经过领导的审核和批准才能实现，而且还存在时间限制，同时对于原始资料的遗失和损毁也是存在一定的隐患的，但是，若果进行档案管理信息建设则能够实现很好的控制，通过建立局域网来实现部门内部的资源共享，通过网络管理及端口控制实现借阅权限的限制，这样就能在一个安全的范围内实现资源共享。

4.档案的查找更加的快捷。在传统的档案管理中，管理员主要是通过目录进行查找，而且需要经常性的去整理，在资料的查阅和搜索的过程中是比较慢的，但是，信息建设下的档案管理将会更好的实现档案的检索功效，快速的满足人们的工作需求。

二、企业档案信息化建设面临的问题

虽然档案的信息化建设可以很大程度上提高档案管理工作的质量和效率，实现快捷的资源共享，但是也在一定程度上也存在缺陷，因此，在日常实践中，我们急需对现状进行适时的分析与总结，不断地寻求改进和突破，才能更好的实现信息化的企业档案管理工作。

1.企业档案管理没有一个完整的标准来进行引导和规范，目前我国的相关文件对与档案管理的工作虽然有出台一些文件来引导，但是，这类的规范是比较笼统的，并没针对于企业档案的信息建设而提出一些政策，而且每个企业的自身发展状况也是不一样的，因此，急需要一些具体的和针对性的较强的法律规范来加以指导。

2.随着电子档案的不断增多，大容量的电子储存载体无法满足现在的需求，这就在很大程度上要求我们精简文档的内容，这严重制约了我国的企业档案信息化的程度，无法全面的展示出企业文化信息建设的优势。

3.数据库的建立和资源共享的无法有效进行，现在的网络传播比较迅捷，但是在企业信息建设中，企业档案的管理是比较多样性的，加载上设备更新的不及时的话，会致使这些电子档案出现乱码等现象，因而无法正常的识别和使用。各企业对于单位内部的局域网的日常维护工作，没有充分的予以重视，致使企业内部资源共享的时候容易被窃取和入侵。

三、加强企业档案信息化建设的有效途径

1.建立统一规范的档案信息化管理平台。整体规划、统一管理是企业档案信息化建设的基本要求。要实现规范管理，必须在档案信息采集标准、数字化要求、应用软件的要求标准等方面都采取统一的规定，实现档案信息化管理平台的整齐划一，使档案信息化管理平台与其它信息系统能够实行一体化数据采集，既保证了采集过程的完整性、及时性，又保证了数据的真实性和有效性。此外，在规范标准的制定上要考虑到档案信息的种类和范围的不断扩展和变化特性，尽量适用比较广泛的标准。

2.采用严格的规范标准，提高数据库建设的质量。数据库建设过程中，对模块的设计、内容的选择归类、应用支持软件的使用、数据的准确性要求、安全保护等方面都要采用统一的规范标准。档案的形成部门和档案保管部门要选用统一的或是可以兼容的应用系统，对电子文件实行前端控制，保证企业运转过程中产生的电子文件及时被捕捉，纳入规范管理的范围，实现电子文档的一体化管理，提高档案信息化过程中数据库信息的准确、完整和真实性。

3.尝试使用云存储，提高电子文件存储能力和服务。企业中电子文件的数量在急剧增加，归档和存储压力也越来越大，降低存储成本，提高效率已经成为企业档案信息化建设过程中一个亟待解决的问题。一方面，可以增加存储介质的容量，加大投入，这在一定程度上可以暂时解决问题，但并不能从根本上解决问题；另一方面，可以尝试使用云存储来缓解企业的电子文件存储和利用服务的压力。云存储是通过网络设备、存储设备、服务器、客户端、应用软件和公共网络接口协同工作，将网络中大量各种不同类型的存储设备集合起来，共同提供数据存储和业务访问功能。

4.坚持企业档案信息化建设工作为企业用户服务的宗旨。提高服务能力和效率，服务是档案工作的出发点和落脚点。企业的档案信息化建设工作必须围绕企业各项工作有效的开展。一方面，在档案信息数字化过程中，要结合本单位利用档案的实际情况来选择利用率高、影响范围广和重点突出的档案资源优先数字化；另一方面，对已经数字化的档案信息资源要加大宣传力度和宣传范围，积极宣扬档案信息化建设在服务利用方面便捷、快速和不受时间、空间等因素限制的优势，鼓励企业的各部门利用网络资源。

参考文献：

[1]何燕宁.浅谈企业档案信息化管理[J].经济与社会发展.2010（11）