整理单在古籍文献使用中的作用

刘玉芬

[摘 要]古籍文献藏品的使用率在逐年增加，需要从多方面保护藏品。合理使用整理单，充分发挥整理单的记录备忘作用，可以避免古籍文献使用过程中出现问题。

[关键词]古籍文献的使用与保护；整理单的作用卷帙浩繁的古籍，是我们祖国宝贵文化遗产的重要组成部分，是我们伟大民族物质文明和精神文明及其历史进程的记录。这些文化瑰宝对于我们研究古代社会面貌以及生产、科学的发展历史，及其重要和宝贵。近几年随着文化事业的发展，古籍文献越来越受到人们的重视，并被宣传开发利用。

一、多方面多用途使用古籍文献

我国是世界上著名的文明古国。国家图书馆馆藏居全国图书馆之首，作为收藏古籍文献最多的单位，古籍藏品的使用率在逐年上升。不仅到图书馆阅览室阅览人数在增多，而且举办各种专题展览及讲座也在逐年增加，特别是许多单位、社团、各省地方也多方面使用古籍文献，如：一些地方单位编修地方方志，需要不同时期的地方文献；一些院校需要一些文献做教材；为了弘扬祖国的文化遗产，一些出版社、企业单位使用有关的文献藏品，用于出版发行；国家政府重视古籍文献的保护，古籍文献数字化的加工工作，也使古籍藏品的使用率大幅度提升。在使用率提高情况下，如何在不影响正常使用情况下，减少古籍文献提取使用的次数，做到最大限度保护古籍藏品，是我们书库管理的一项重要工作。

二、目前使用古籍藏品时存在的问题

古籍文献经过百年的流传，由于保护使用不当，有许多藏品已经破损严重，如虫蛀鼠咬、水侵受潮粘连、纸张老化等问题。在没有修复之前，不能再阅览拍照使用，有些文献由于装帧形式原因，有夹框夹字，残缺，页码重页缺页，书内有夹条，粘签等等情况，在全书需要扫描或拍照时为了不漏拍或重，还需要知道每种文献的册数页数的多少。多用途使用藏品，一般都需要对实物文献进行拍照或扫描。以上诸多情况会都影响到出版使用印刷效果。这些问题，如果在拍照或扫描时才发现处理，就很耽误时间和精力。

三、目前书库处理问题的方法

我们书库工作人员根据多年的实际情况，对出现的种种问题，逐步摸索出了一些规律，对某些专题项目在使用前做了整理工作，我们称之为某某项目前整理。2001年在拍照一期中华再造善本时，对700多种善本文献做了整理，内容包括书名、书号、册数、每册每卷的页数、前后护叶，及封面封底的残破情况，对拍照、校审工作多有很大帮助。但是由于当时没有很多经验，整理单做在纸质上，又是多人共同所做，没有很统一标准。并且纸质记录不易查找。在后来许多开发项目中，我们发现，有许多藏品，有重复拍照或扫描现象，为了减少此种情况的发生，我们修改了纸质的表格，增添了一些项目，如，版本项，著者，行款、有否夹条粘签，纸张是否透字等等，（如有透字的，需要衬纸，以便拍照或扫描的效果更好）但是整理单是按照各个项目所需要的文献做的，没有规律检索，只能凭记忆查找是否已拍照扫描。我们又规整了各个项目做的整理单，根据索书号，进行了排序，可按照书号，进行检索是否用过。但是由于目前所做的整理单还很少，只占总藏品的2%。而且有些项目没有整理单，只是知道此种文献的拍数和页数。另一方面由于扫描和拍照的制式像素不同，不能互通使用。刻在光盘上的文献，有时由于保护不当，再次使用时，无法打开。有时又不符合用户的要求，如清晰度问题像素格式问题。有时为急于完成一个项目，只需要知道页数拍数，没有整理单，没有明确记录，也有重复做的现象。这样从使用范围来说，整理单并不被广泛使用，只是在拍照或扫描时，使用。看看有无漏拍的而已。这样看来，所做的整理单所起的作用并不大，而且只是一次性使用。

四、问题的解决途径

保护藏品，提高工作效率，减少藏品的提取次数，应充分发挥整理单的作用。书库工作人员应加强与使用文献藏品的部门、单位的沟通与协调。深入多方面了解使用单位的标准要求。另一方面不能仅限于在拍照或扫描时，才做整理单，而应该让所有的藏品都有一份整理单，这也是书库工作人员的一项工作任务，使其在使用任何藏品时，都能通过整理单发现其藏品的使用情况和其本身的特性如夹字、透字等情况。另一方面应对现有整理单进行调整修改，装帧形式，残损程度，是否可阅览使用，使整理单有其更多的用途和作用。如：有题跋的要标注是何人的题跋，要具体到册和页，对多函的文献要具体到在第几函，每函的卷册，对一些丛书类的藏品，更要标注多一些内容。如某某人的诗词，在其他方面也能使用到整理单。每种藏品整理单应与藏品存放在一起，在做某个项目时，首先检查是否扫描拍照过。这样，整理单不仅在扫描过程中使用，也可补充文献数据上的不足。负责扫描拍照的部门，也应建立扫描文献档案，应考虑数字化扫描文献的保存形式及技术问题。使其一次扫描，能够多次循环使用。