浅论图书资料固定资产管理存在的问题与解决方案

魏蔚　易平

[摘 要]在对图书资料清查的过程中发现，资料固定资产管理还存在诸多问题。特别是对馆藏历史悠久且文献丰富的图书馆，这些问题更加突出。要确保图书资料管理质量，必须加强规范化的固定资产管理。本文对图书资料固定资产管理中存在的问题进行剖析，并提出有效的解决方案。

[关键词]图书资料；固定资产管理；问题；对策

引言

国家财政部进行的国有资产清除工作至07年已经结束，在清查工作中对图书资料固定资产管理中存在的纰漏以及图书资料管理制度等问题进行了深层次的剖析。图书资料管理中这些问题严重影响了图书馆的发展。因而，采取有效的方法加以解决势在必行。

1、图书资料固定资产管理存在的问题

1.1缺乏资产管理意识和管理机构

当前，图书馆虽然已经建立了固定资产的管理制度，但是因为缺乏资产管理的观念导致这些制度形同虚设，无法真正落实。而且，当前建立的管理制度还不完善，例如，缺乏资产管理制度，领导外借设备现象严重等等，这些都影响着固定资产的管理。

1.2不规范的文献移交管理手续

对固定资产管理的要求，各级部门并不严格，因而管理者在实际管理中为了减轻工作量，往往会简化文献资料移交和接收的手续。从购买新文献资料到资料在图书馆中的流通，整个环节必须制定一个详细的清单，但是有的图书馆把这个程序简化成一个数据或者是不严格的交接单。入库的文献资料也没有进行清点，交接程序不严格，使得很多图书资料入库数量和质量都无法保证。

1.3账物管理缺乏相互监督

购置文献资料的整个过程从报请到核算都应该严格遵守和实行，但是在传递或者典藏时却简化了程序，执行不严。例如，没有建立资产明细账目，只对一些接收的文献数量进行简单的记录，对典藏的监督和管理缺乏；对于资料清点以及文献损害和丢失缺乏相应的制度，使得图书馆资料十分混乱；资料统计上没有严格的制度，制定报表时也不及时；有的图书馆中的资料甚至没有登记入账，诸如捐赠的文献等；内部私藏在图书馆中十分普遍，防窃力度不严；最后，图书馆实施的非动态化的管理，重视使用忽视管理，账物不符的问题也十分严重。

1.4期刊册数统计不科学

在图书馆资料固定资产统计中，要求把期刊合订成一册。因为以往的期刊无法完全装订所以采用的是种数乘以系数的方法计算，这种方法计算后结果往往和实际数量相差太大，导致金额和数量不准确，影响了总量的真实性[1]。尽管，目前已经开始采用延时统计，但是原来的错误还没有得到更正。

2、解决方案

2.1采取控制活动，加强部门监督和配合

图书馆资料固定资产的申购、采购到报废等一系列环节都要严格的加以控制，可以采取以下几点措施：

第一，图书财务部门和资产部门在相互独立的同时也要相互配合。

第二，对于总量以及金额较大的设备申请购买之前要开展调研和论证，在资产职能部门安排后才能进行。

第三，在购买大量设备和仪器前可以在网上进行招标，同时要纪检部门参与。

第四，验收设备时要由资产职能部门和使用部门的专业人员参加，确保验收效果。

第五，定期清查各个部门使用的资产，对损坏和丢失的资产要及时的维修，确保账实相符。

第六，提高审计、职能、财务部门对图书资料固定资产管理的监督，各个部门要相互配合确保内部控制完善化。

2.2培训高素质管理队伍

图书资料固定资产管理部门要选择有责任心，业务能力强的人员担任管理工作，而且选择的人员要稳定，对这些人员应该定期的进行培训，增强其业务水平和管理能力。图书资料固定资产管理人员对于资产的登记、盘点、维修等工作要细致到位，管理人员要经过培训后才能上岗工作，上岗后为了确保工作有序开展也就要定期进行培训。财务部门以及资产管理部门要定期对资金的使用情况进行清查，对资产管理中存在的问题及时发现和处理，清查的结果要编制成报表，报废资产要办理相关手续，对于闲置的资产要及时的调配。做到账实相符以提高图书资料资产管理效果。

2.3统一标准、数据和要求

2.3.1账簿

以固定资产管理标准作为明细账目依据，无论图书馆采用纸质还是电子的方式全馆都要统一进行。对于典藏账簿以及会计账簿等都应该和财务管理的要求相符合。

2.3.2价格

价格是文献资料的基础，也是图书资料固定资产管理的一个重要项目。在图书馆的馆藏文献当中，对于属于非人民币标注的方法要在保留原来标注的基础上通过对不同年代的汇率情况参考进行折算注明。在以后文献入藏时，不使用人民币结算方法的要由采购部门在封底增加人民币标准方式[2]。而修补破损的图书资料时也要在新的封底上标准价格。

2.3.3保管

图书馆的库房应该要专门人员进行管理。管理人员对自己管理范围的图书资料要以《普通高等学校图书馆规程》为依据，确保资料完好[3]。管理人员还应该定期的巡库。为了方便管理，对于带有光盘的资料要把光盘的内容上传到管理系统中以读者阅读，而光盘和书籍分开收藏时要有专架，并且在封面要标注对应的信息。

2.4实行动态管理

确保固定资产管理有序，实施动态管理是关键。动态化管理包括：

第一，对图书文献的进出要进行全程的管理，避免出现滞后问题。

第二，把采购和典藏作为管理面，典藏和馆藏作为另外一个管理面，进行联动管理，上下监督，相互制约[4]。

第三，一旦发现问题要及时纠正。

3、结论

文献管理是一个系统的工作，只有持久的坚持才能确保管理效果。为了避免国有资产的流失，对图书资料固定资产进行管理是必要的。图书馆资料的管理是具有科学性和规律性的，只有掌握其规律和科学性的基础上才能提高管理效果，发挥资产的效益，促进图书馆的持续发展。

参考文献：

[1]韩淑红，郭健民.高校图书馆文献资产流失现状及管理对策研究[J].图书馆建设，2009（1）：69-71.

[2]吴寿风.淡谈行政事业单位固定资产管理[J].财会通迅，2010，（1）.