无纸化办公条件下的档案管理

朱洁

无纸化办公，是在计算机、音像设备等现代化办公工具得到普遍运用的条件下，利用现代化的网络技术进行办公，实现不用纸张和笔等传统工具进行各种业务、事务的处理。

过去，集团管理层发布公文、新闻、通知等，要通过纸质打印、校对、印制、传送，时间长、流动性弱、受众面窄，影响常常局限在接触到文件的人员范围内。使用电子文件，在大量节约企业成本的同时，能够有效地整合各种资源、加快信息流通、提高办事效率，是社会发展的必然趋势。

维护电子档案的原始性与真实性

电子文档不同于传统的“白纸黑字”，具有易改动性、易出错性、易消失性以及易受攻击性。目前，我国部分企事业单位的电子文档处于一种流失、半流失的状况，有的电子文档随便改动、随便存放，不注意保持文档的原始性；有的电子文档用U盘等介质存放，随着计算机技术的进步被淘汰；有的电子文档毫无病毒防护等必要的安全措施，容易受到黑客的攻击，等等。

对此，要采取具体有效的措施确保电子文档的原始性与真实性。根据电子文档管理工作的实际情况，除开在各层级和各部门间的运行和传送的过程，电子文档大致可分为产生、归档、运用等三个阶段，保护措施的设立，也应围绕这三个阶段，构建起其原始性、真实性保护体系，保证电子文档一经产生，就能得到有效维护，从而确保其凭证作用。其中，最重要的就是要加强电子文档生成定稿阶段的管理，确保归档文件的“原件”属性。……