桂林市普通高中学籍档案管理现状探析

刘华

摘要：

普通高中学籍档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校学籍管理规范化、科学化的重要载体。它对学校领导和教师全面了解学生的思想、品德、学习、健康、家庭等情况起着重要的参考作用。

关键词：普通高中;学籍档案;管理现状;对策

普通高中学籍档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是反映学校学籍管理规范化、科学化的重要载体。普通高中学籍档案主要包括：学生入学、转学、休学、复学、跳级、奖惩和毕业等手续形成的档案资料，它对学校领导和教师全面了解学生的思想、品德、学习、健康、家庭等情况起着重要的参考作用，与教学档案和文书档案一样在学校管理中具有重要的地位和作用。笔者根据普通高中学籍档案管理的有关规定，结合自身的学习和工作体会，就如何改进普通高中学籍档案管理谈点看法。

一、 普通高中学籍档案的特点

（一）档案的形成周期性长。一份普通高中学籍档案的形成从入学登记到毕业要经过三年时间。

（二）档案的变动性大。学籍档案产生周期长使档案本身不断处于变化中，如有的可能经过休学后复学，有的可能经过补考到及格，有的可能经过处分和取消等等。

（三）档案的私密性高。学籍档案内容丰富，记录了学生在校期间的各种情况，同时还包含有照片、家长信息、奖惩记录等属于个人隐私的事项，这些需要在一定范围内保密，以免出现不必要的麻烦。

（四）档案使用的频繁性高。由于档案形成时间长，处于不断更新变化中，说明档案利用率高，更加要求学校采取措施加强学生学籍档案的管理工作。

二、桂林市普通高中学籍档案管理工作的基本现状

就目前桂林市普通高串学籍档案管理工作的现状来看，由于历史和现实的多种原因，主要存在以下几方面的问题：一是大部分学校的领导对学生学籍档案管理工作认识不足，认识不到做好档案管理工作对学校各项工作的促进作用。二是学籍档案管理人员缺乏。多数学校没有专职的学籍档案管理人员，兼职的教学任务占据了管理人员很大一部分时间和精力。三是管理人员综合素质不高，因为要兼顾教学工作，学校指定的管理人员多为年龄较大，教学任务不重的教师担任，但这些教师的信息化水平普遍偏低。四是档案收集不完整。主要表现为多头存放、多家管理、收集不及时、流失较多，如成绩由教务处负责，奖惩由政教处负责等等。

三、做好普通高中档案管理工作的对策

（一）加强领导，提高认识。提高学校全体教职工对学籍档案管理工作重要性的认识，是做好学籍档案管理工作的前提。为此，应把学籍档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容，列入日常检查、学期常规考核中。各学校要切实加强对档案管理工作的领导，确定一名副校长分管此项工作，经常组织学籍管理人员认真学习上级有关文件精神，深入进行宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学籍档案工作的重要意义，坚决杜绝 “说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的做法，扎扎实实地抓好学籍档案工作。利用好教育部配套的《全国中小学学籍管理系统》，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足家长和学校的需求作为学籍管理工作的中心环节和价值趋向，以现代理念和创新思维来加强学籍档案管理。同时，要建立起一整套切实可行的档案管理制度，按照《档案法》要求，规范学籍档案的归档要求和管理办法，使学籍档案工作做到有章可循，有法可依，按要求设立专职（或指定专人）负责此项工作。

（二）创造条件，规范建设。不管学校规模大小，均应选派一名思想素质好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律和较强业务能力的同志负责学籍档案管理工作，并制定相应的学习培训制度，有计划地培养学籍档案管理方面的专业人才，逐步使学校学籍档案管理人员专业化、固定化。因此，各学校要建立健全岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、保密制度等，严格按规章办事，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保学籍档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

（三）转变观念，强化管理。随着教育标准化建设的全面展开，普通高中学籍档案管理工作也应更新观念，加快发展。如何实现学籍档案管理工作的规范化、现代化？个人认为：首先，观念要现代化，即要树立学校学籍档案是重要的教育资源这一观念。其次，在管理上要与时俱进，要确立加快发展学校学籍档案管理的理念，制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化。因为学籍档案管理工作的技术手段和设备条件是提高工作效率，确保工作质量的重要条件，尤其计算机在档案管理中的运用，越来越显现出科学性、方便性、实用性和重要性。

（四）规范整理，达标上等。学校学籍档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，按月收集、整理、归档。在整理过程中，应着重收集本学校形成的学籍资料，上级针对本单位制发的文件材料。每学期档案资料收集齐全后，要根据不同年级、班级，分类别分别整理归档。同时，要根据教育主管部门和档案管理部门的要求，软硬件同步推进，在各方面积极创造条件，使每一所学校的学籍档案管理工作达标上等。

总之，改进和加强普通高中学籍档案管理工作，有利于学校对每一位在校学生的学习、生活情况的正确评估，有利于学校实施科学管理。事实证明，把学校学籍档案管理工作做好、管好、用好，必定能发挥不可替代的作用。

（作者单位：广西桂林市广播电视大学，广西 桂林 541002）