归档文件目录著录问题分析和业务水平提高的探讨

刘艳

摘  要：归档文件的目录著录简要地表达了档案的内容和要素，高质量的目录著录能提高归档文件的整理质量，因此，通过问题分析来全面提高归档文件的业务水平具有重要的意义。分析了归档文件目录的质量问题，阐述了归档文件目录常见的著录错误，并给出了全面提高档案整理业务水平的方法。

关键词：归档文件;目录著录;著录错误;业务水平

中图分类号：G272.6             文献标识码：A               文章编号：2095-6835（2014）23-0113-02

1  归档文件目录质量问题分析

归档文件目录不单是一种基本的检索工具，更是档案整理工作成果的一部分。归档文件目录著录的标准和要求有其特殊性，与我国在1983年颁发、1996年修订的《档案著录规则》所规定的标准和要求有很大不同，《档案著录规则》所规划的是档案电子检查工具。但两者也有很多相同点，归档文件目录著录要素有文号、备注、题名、责任者、件号、页数和日期7个项目。在归档文件目录的著录过程中，基层档案人员在题名、责任者、文号、时间等方面经常出现失误和错漏，影响了文件归档工作的整体质量。

笔者选取了10个不同机关2007—2011年5个年度的归档文件目录，并对其进行了质量统计分析。这些目录共计27 558条，排除保管期限鉴定错误，就著录错误进行统计，共有2 133条著录错误，占总条目的7.75%. 其中，责任者错误占20.13%，文号错误占15.20%，题名错误占59.93%，日期错误占2.41%.题名、责任者、文号、日期等这几个项目在归档文件目录著录过程中会经常出现错误，而核心要素题名错误最多。如果我们认清发生错误的类型和原因，重点纠正档案整理人员的著录错误，就能有效提高归档文件目录著录质量和档案整理质量。

2  归档文件目录常见著录错误与规范

2.1  题名的著录错误与规范

题名又称标题、题目，是归档文件要素的核心，反映了归档文件材料的主要内容;是表达档案中心内容、形式特征，并区别于另一档案的名称，也是档案二次信息最重要的信息元素;为归档文件目录的必要著录项目，是档案检索的重要途径，是快速、高效检索档案的关键。在实际整理操作中，题名著录常见的错误有以下几种：①题名中出现的“我省”“我市”“我镇”“我单位”“本单位”等含混不清的字眼没有改为具体的省、市、镇;②文件题名有“通知”“函”“会议通知”“警告”“合同”“协议”等文种信息的，没有根据其内容另拟题名附后;③文件题名包含会议记录、年度计划总结、目标管理责任书、工作台账、各类报表、大事记等信息的，没有标注所属年份;④本单位或本单位人员未列在题名中的机构设置、任免文件、表彰文件、劳模名录、介绍信等，也未在题名后将本单位和本单位人员列出。

2.2  责任者的著录错误与规范

责任者是指对档案内容负有责任的团体或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的，可适当省略，原文上没有的，要经考证后补上。常见错误有：①两个责任者以上连用的时候，第二个或第三个前面没有哪一级政府的名称，比如“市财政局、科技局”这种情况。②同一单位名称前后不统一，上一条是“某市财政局”，下一条是“市财政局”，另有一条可能就是“财政局”。著录时，应该用固定的名称。由于责任者栏目较小，所以提倡用通用简称。③联合发文、责任书、合同、协议等文件材料有两个或以上责任者的，只列出一个。

2.3  文号的著录错误与规范

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号常见错误有文件顺序号不是阿拉伯数字小写，文件编号中间的小括号、中括号混用，文件编号中间未写年份，将不是文号的内容也著录在文号栏目中等。文件编号一般只有一个，照原文著录即可。对于没有意义的代字所形成的文件编号，包括两种情形：代字是总号的一律不予著录;只有文件顺序号第X号的，著录时要删除。

2.4  时间的著录错误与规范

文件材料的时间著录相对容易，不易产生错误，文件形成时间以制发文件所形成的时间为准，由8位数字组成，年份4位，月份2位，日期2位，例如“20130303”。一般来说，哪一年的文件，它的文件编号、文件形成时间、归档年份应该属于同一年份。但在实际中，一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、收文日期等。有的表式、台账等没有时间，容易造成档案著录人员出错。著录时间项时，应以文件签发日期为准，据以判断文件所属年份。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年份的文件，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年份，跨年份办结的文件以办结年份的日期著录。例如，2013年形成的2012年工作总结，应著录2013年;2012年制定、2013年生效的法律法规，应著录2012年;2013-01收到的2012-12上级机关的批复，应著录2012年;2013年制定的文件，针对2012年表彰的先进集体和个人，应著录2013年。

3  全面提高档案整理业务水平

归档文件目录是档案整理工作的一项重要内容，其质量是档案整理整体质量的综合反映。档案整理还有文件保管期限鉴定、文件清理装订、盖章、填写档号、装盒等工作内容，提高归档文件目录的著录质量仅是提高档案整理质量的一项内容，提高归档文件目录质量有赖于档案整理工作其他业务质量的提升。

3.1  归档文件的收集工作质量

归档文件收集齐全，归档文件经系统整理后呈现出有机的逻辑关系，在归档文件目录中著录的文件也条理、清晰、有序。

3.2  归档文件材料的质量

归档文件的题名、时间、责任者等要素齐全、正确、规范，档案标引著录才能准确、规范。归档文件质量差，时间、题名等缺失，需要考证的内容多，档案标引著录产生谬误的可能性就会增加。

3.3  归档文件的价值鉴定质量

归档文件的一次鉴定是与档案整理同时进行的，档案保管期限是作为档号流水编号的一个标准，因此，归档文件目录中档案价值鉴定是否准确不仅是归档目录质量的一个衡量要素，更是档案整理质量的一个重要指标。档案人员要全面领悟和理解文件材料产生机关的职能流程，归档文件收集、整理办法和档案标引著录工作系统要求。档案主管部门要加强监督指导力度，及时将最新的指导思想、业务规范、整理技巧传达贯彻，使本地区的档案工作与最新、最高标准保持一致。档案著录的出发点和落脚点在于满足档案本身的保管需求、查档者的利用需求、档案工作者的管理需求，只有提高档案著录质量，才能确保档案信息著录的完整性、规范性、准确性。归档文件目录的著录是一个活动过程，要准确捕获、分析、组织和记录用以确认、管理、查询和解释的归档文件材料、产生背景及生成文件的系统信息，以形成对著录单位及其组成部分的准确表述，保证著录信息的对应性、一致性。这个过程包括了对档案内容和形式特征的分析、对需储存档案线索的选择和对选择结果的记录。这个过程并不简单，只有不断提高档案管理的理论水平和实际操作能力，才能在档案整理过程中制作出优质的归档文件目录。

4  结束语

综上所述，归档文件的目录著录中有题名著录错误、责任者著录错误和文号著录错误等问题，我们要结合相应的规范来解决这类问题，以提高归档文件整理的业务水平，提高归档文件整理的质量，保证归档文件的价值。

参考文献

[1]朱银刚.填写归档文件目录应做到“三要”“三不要”[J].档案天地，2002（05）.

[2]伦凤梅，吴卫.如何用WPS Office打印归档文件目录[J].黑龙江档案，2006（08）.

〔编辑：王霞〕

Archive Files Directory Cataloguing Problem Analysis and Operational Level to Improve

Liu Yan

Abstract： Contents bibliographic archive file briefly express the contents and elements of files， directories with high quality finishing record can improve the quality of archive files; therefore， to comprehensively improve the level of business archives through problem analysis has important significance. Analysis of the quality of the archive directory， elaborated common bibliographic archive file directory errors， and gives an overall improvement in the level of business archives finishing methods.

Key words： archive files; bibliographic catalog; bibliographic error; level of business