高校档案用户的需求特点与利用规律研究

张瑞菊

(四川建筑职业技术学院 档案馆，四川 德阳618000)

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，具有真实性、凭证性、查考性和备忘性等特征，是维护历史真实面貌、服务现实发展需要的重要信息资源。开展面向高校档案用户的需求特点与利用规律研究，有助于高校档案馆基于用户需求更加有针对性的进行档案资源建设，更加有效的提供档案资源服务。

1 高校档案的利用情况分析

1.1 利用情况统计

笔者通过对所在单位近五年来档案利用的情况进行统计，归纳总结出档案用户的类型主要有:①在校学生。②管理人员。③专职教师。④社会人员，这4 类人员共计1 348 人，利用档案1 526 次，借阅档案5 237 件。详细的利用统计结果如表1。

表1 近五年档案利用情况统计表

1.2 利用目的分析

在校学生:主要利用目的有①转学，利用档案的内容为该生的高考录取名册。②免修学分，利用档案的内容为该生的学籍成绩课程认定表，即曾经学习过该门课程的成绩记录及教务处的认定文件。

管理人员:这一类型的档案用户利用目的较为分散，利用的档案一般为全局性、综合性的信息，各部门、各单位均有对档案的利用需求，如质量控制办公室查阅《关于规范学院奖励工作的决定》以编制教学工作质量优秀奖金。

专职教师:主要利用目的有①职称评定，利用的内容为该位教师发表的科研论文档案、参与过的科研项目档案、曾获表彰的文件及取得上一级任职资格的文件。②课题研究，主要查阅与项目有关的其他课题或者其他参加人员所做课题的档案资料。

社会人员:重点指的是学校的往届毕业生。对于利用档案的内容类别比较明确，主要利用目的有①补办学历证明。②报考职业资格，如建造师、建筑师等。利用档案的内容包括该生的录取明册、学生名册、成绩单、毕业证书编号/毕业证存根、派遣证存根等。极个别的其他社会人员，如查阅我校设计所曾为其所在小区设计的平面图纸进行水电管道改造;曾在我校工作过的劳务人员查阅当年的工资发放凭证以办理退休、社会保险等。

其他:主要是指个别教师利用休假时间出国游玩，需要学校的组织机构代码证、法人证书。

2 当前高校档案用户利用需求特点

当前，随着现代计算机技术与信息技术的全面普及与快速发展，高校档案管理工作也逐步实现由传统手工向现代化技术的跨越式发展。对于高校档案用户来说，查找快速、利用快捷、内容准确是他们查阅档案时的基本要求和目标。

1)查找快速。现在社会发展的节奏在逐渐加快，高校档案用户在利用档案时最希望节省的就是时间成本，即无论何时提出查阅需求时，档案馆都应及时将档案查找出来。这也是档案用户最普遍的一个利用心理。在实际工作中，也会经常遇到这样的问题:档案用户来自异地，为了紧急的原因而即刻需要获取档案，如果档案馆迟迟找不到该份档案，那么不仅耽误用户利用档案的最佳时机，使高校档案馆遭受负面评价的影响，最主要的是阻碍了档案价值的发挥，降低了保存档案的必要性和重要性。

2)利用便捷。建立方便用户的档案利用体系是当前高校档案馆工作的主要目标之一，因此，借助于网络技术为人类带来巨大的便捷性，高校档案馆已基本实现了档案的数字化、电子化管理。在利用档案的过程中，所有档案用户为了节省时间、简化办事手续，都希望可以方便快捷的利用档案。比如异地用户，希望通过电话查询、网上借阅等灵活多样的形式利用档案，而不必限制在只能到馆查询的方式。对于高校档案馆来说，这样做，既可以提升服务水平，又塑造出了良好的服务形象，达到了提高用户满意度的效果。

3)内容准确。高校档案用户，不管是否能够表达出明确的查询条件，均希望获得直接的富有针对性的档案信息，并希望查到的档案信息准确满足自己的需求。比如学生查询高考录取信息、财务处查询记账凭证信息，要求必须对文件进行准确定位，哪怕是相关的信息也无法满足查询要求。

3 当前高校档案用户的利用规律

3.1 利用时间的分散性与集中性

分散性是指日常零散的档案查阅工作，在利用时间上没有明显的倾向性。

集中性与分散性相对应，是指在某一特殊的时间段，到馆查询某一类档案的用户骤然增多，档案的查阅率也随之提高，他们查询的内容类型相同，只是责任者不同。比如每年的4月，是建筑师、建造师等诸多职业资格考试的报名时间，网上报名时需提供毕业证书编号，那些毕业证遗失的往届毕业生就需要到原就读院校查询当年的毕业证编号，这是我校档案馆最常遇到的用户类型;再如每年的职称申报时间，能够参评的教师也都会集中到档案馆借阅其科研档案，包括发表的论文与参加的科研项目档案。

3.2 利用内容的重复性与单一性

重复性指的是在查阅的档案内容中，用户往往对某一类内容的档案需求度非常高，档案馆的工作人员需要重复调取该类档案。上述统计已经看出，在笔者所在单位，社会人员(主要是学校往届的毕业生)为了补办学历证明查阅档案的次数位居档案借阅次数之首，他们利用档案的内容较为单一，就是学籍档案类，具体内容不外乎录取名册、成绩单、毕业证信息等。因此，这类档案重复查阅的最为频繁。在四川大学，在调查中得知，学生由于出国而到档案馆利用经过翻译的个人成绩档案，是档案馆的一个庞大用户群，这项翻译成绩档案工作的重复度也很高。

单一性与重复性相对应，针对的是那些利用率较低的档案内容，用户利用的时间不集中，利用的内容也没有规律可循，非常零散。

3.3 利用表述的清晰性与模糊性

清晰性是指高校档案馆用户能够清晰、准确、完整的表述出所需查询档案的时间、题名、作者等方面的特征，档案服务人员在接收到这些讯息后，能够准确快速的通过手工或者计算机的查找方式为用户找到相关的档案。比如党委办公室查找“《关于印发〈关于推行“服务承诺制、首问负责制、限时办结制和责任追究制”的意见〉的通知》”，这是完整的文件标题，在档案管理系统中，按“题名”的途径进行检索即可找到该份文件。

模糊性与准确性相对应，指的是档案用户事先未能详细了解所需档案的各种特征，无法准确表达出有关档案的各种信息，只能凭借大概的印象进行查找，这种表述对档案服务人员来说是无法有效领会的，也是查找难度最大的，比如:查阅有关“绩效”的文件，文件的发文单位不清楚、所属的年度不知道、详细的名称不记得，属于“三不”文件。

4 结语

综上所述，高校档案馆开展档案利用服务的过程中，应该注意把握档案用户的需求特点与利用规律，并以此为基础，不断加强和改进档案服务工作，推动高校档案工作的持续发展。

［1］ 左玉亭.论高校档案用户需求与服务体系建设［J］.兰台世界，2007(4).

［2］ 吴艺博.面向服务的高校档案信息资源建设研究［D］.郑州:郑州大学，2011.

［3］ 孙华，刘柳.高校档案信息用户需求研究［J］.山东档案，2013(4).

［4］ 强飚，曹兴华，等.基于用户需求的高校档案资源建设研究［J］.兰台世界，2013(6).

［5］ 王颖. 高校档案用户信息需求研究［J］. 办公室业务，2013(11).