高校人事档案管理的问题及对策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江医学院，黑龙江牡丹江157011）

高校人事档案管理的问题及对策

邢旭亮，封 頔

（牡丹江医学院，黑龙江牡丹江157011）

高校人事档案管理是高校人力资源管理中的重要组成部分，其存在有着重要的意义。而作为当下大多数学校采用的人事档案管理模式，在新的环境和形势下机遇与挑战并存。高校人事档案管理应加强管理科学化和管理信息化。

高校人事档案；集中管理模式；信息化

一、高校人事档案管理的必要性

（一）人员身份的象征

高校人事档案记载了高校教职人员的学习经历、科研水平、奖惩情况等内容，是一名教职人员身份的证明和素质的体现。作为对历史的真实记录，通过档案，能够清楚地了解一名教师的过去。当学校的领导以及同事无法对一名教师给予完整评价的时候，档案变成了一个重要的依据。

（二）高校人力资源工作的根本

高校人事档案在高校人力资源管理中也起到重要作用，为高校的各项工作提供了人才的基础信息保障，无论是人事部门对人员的录用、辞退，教学部门对人员的考勤记录，财务部门对人员的薪资管理，都离不开最基本的档案。现代高校为了能够知人善任，会全方位地考察一个人的综合素质，档案中记录的学习、工作经历都将派上用场。可以说，档案是高校人才管理的最根本依据。

（三）各类原始档案的重要组成

不管是何种类的人事档案，都在大的宏观环境下为党和国家在人事管理方面起到了记录的作用，人事档案在组织人事工作实践过程中产生，但又服务于组织人事工作。作为各类人事档案的重要组成部分之一，高校人事档案还对其他类别档案在管理和使用等方面起到了重要的反馈作用。

二、高校人事档案管理的模式

（一）集中管理模式

即档案实体与档案信息均由学校的一个部门进行集中管理，一般是高校的人事部门、档案馆（室）等。档案的管理工作平时均由集中管理档案的部门负责，档案的出入、增减均由专人负责，当各部门或个人需要对档案进行查阅、复制等工作时，到专门的存档部门登记使用。这种模式是当今高校大多采用的管理方式。

（二）分散管理模式

即档案实体与档案信息由多个部门分管，自成体系，自我发展。档案的管理工作平时由各部门单独完成，此工作一般由教学人员兼顾，无专人负责。当需要全面的人事档案信息时，各部门进行汇总。这种模式属于传统高校采取的管理模式。

我国的高校人事档案管理工作无论是哪种模式都存在着优点和弊端，例如，分散管理模式有着各部门之间档案信息联系不紧密、人员缺乏专业性等问题，却也有着条块分明、均衡发展等长处。

三、高校人事档案管理存在的问题

（一）缺乏灵活性

人事档案集中到学校的一个部门管理，造成了档案利用率的降低，需要涉及到与自己档案相关的问题，都必须一次次地反复到档案室进行查阅，拖延了其他工作的进展，使总体效率值降低。

（二）缺乏动态性

人事档案是一名教师一生的简历缩放，人的一生没有到达终点，那么他的档案也就一直处在变化当中，而档案管理部门一般并不是人事档案的直接形成机构，在信息的来源和形成方面受到其他各个部门的制约，如果其他部门不能做到人事信息的配合工作，及时更新档案内容，那么势必造成个人人事档案内容的缺失，对当事人造成巨大影响。

（三）缺乏安全性

把大量的档案集中存放在一处，这本身就是极大的风险，特别是现代的高校档案大多还以纸质的媒介存在，需要档案管理人员自身提高安全意识，档案室的位置、温度、断电情况等都要特别注意。

（四）缺乏公开性

高校档案管理工作一直都具有很强的保密性，即使是管理档案的专门工作人员也都要签订严格的保密协议。但是现代社会越来越强调对公民知情权的重视，教师对自己人事档案内容的知情，对自己人事档案被使用情况的知情，都迫在眉睫。高校人事档案集中管理部门要跟上时代发展的步伐，逐步揭去档案神秘的面纱。

（五）缺乏规范性

集中统一管理的档案，由于受历史条件的限制，许多材料采用的纸张规格不统一、装订不整齐、书写不规范等问题屡见不鲜。因此，对高校人事档案的规范化研究势在必行，为档案室提供严格的管理规章制度，统一的档案整理办法，整齐的书写内容要求，已成为亟需解决的问题。

（六）缺乏专业性

人事档案固然扮演着极其重要的作用，但它在高校中还只是处于从属的服务地位，受重视的程度可想而知，从人力、资金等各方面都受到极大的局限性，无法发挥出它本身应有的价值。特别是从事档案管理工作的人员大多都不是科班出身，在管理意识和自身综合素质方面还存在较大差距。

四、高校人事档案管理存在问题的对策

（一）管理科学化

1.增强档案意识。各高校应加大对档案管理工作的宣传，增强各级领导及教职员工的档案意识，使他们能充分认识到档案是国家和学校的重要财富，积极配合档案工作的开展；适当加大对档案工作的投入，保障日常开销，增加一定的仪器设备。

2.规范档案管理。对集中管理的档案，根据上级组织部门的相关制度和要求规范化管理。对于历史遗留问题进行处理，根据最新要求规范档案盒、纸张规格、书写要求、材料分类等。档案材料的收集和整理是人事档案工作的基础，对于材料的收入转出，严格按照程序进行，贯彻落实签名责任制，对收入的档案及时归档，转送的档案及时清理，不定期对于档案实体及其使用情况进行整理和统计。

3.健全人才管理机制。档案的管理工作是一项专业性、技术性很强，又很枯燥、繁琐的工作，这就对档案的管理人员提出了很高的要求，专门性的人才，且具有极强的耐心，细致入微，对繁琐的工作和档案的复杂性都能处理得当。学校应不定期对管理人员进行培训，提高政治素质和专业素养，紧跟网络信息时代的步伐，对电子信息文档及网络操作得当，抱着一颗服务大众的心，全心全意的开展档案管理工作。

4.适度开放档案信息。多年以来，档案工作都实行本人回避制度，有着极强的保密性，轻易不为人所知。但随着当今社会人权的越来越被重视，作为人权重要组成部分的知情权也应得到切实的应用。其实档案当中有许多材料都是由个人填写，如干部履历表、入党志愿书、自传等等，并不是完全的神秘不为人知，作为档案的集中管理部门更不应该继续遮遮掩掩。近几年随着王红英、黄梅芳等干部档案造假问题的不断涌现，档案管理更需要透明化，只一味的依靠各级组织部门的监督是远远不够的，这就给档案管理的开放又提供了舆论环境。当然，人事档案中还涉及到很多敏感的隐私问题，不便于公开，所以正确的做法应该是对于那些涉及高度个人隐私以及国家机密的问题应实行严格的保密政策，而对于那些本人可以了解的材料，给与充分的知情权。

（二）管理信息化

现代社会，随着电子技术以及信息网络的不断发展壮大，以报纸为代表的纸媒开始受到巨大的冲击，许多报纸杂志开始出现网络版，甚至有些网络版以取代实体报纸，电子书的功能也不断强大。纸张更不容易保存，时间久了纸张本身以及其上的字体都有可能损毁破旧，况且纸质档案的查询收索工作费时费力，不利于整理使用。这就不得不让人联想，作为纸媒一种的档案有一天也可能会被电子信息档案所取代。拥有大量档案的集中管理模式恰恰能够更好地适应档案的信息化管理，开展档案管理工作。

首先，档案的集中管理部门要充分利用计算机技术，做好对档案及材料的使用记录和统计。利用先进的数码拍摄和扫描设备，按照文件的正确顺序，根据要求对档案内容进行扫描，将扫描出来的图片进行处理及修改，存入专门建立的档案数据库，成为高校人事档案的资料存储中心和处理中心，向着数字化档案馆的方向建设。

其次，高校人事档案集中管理部门应该在自己学校网络环境的基础之上，建立一个以高校教职员工人事档案信息为主的人员管理信息系统，效仿欧美国家，为每名员工建立电子身份地址，整合教职人员的各类信息资源，让学校内的各个部门都能利用网络共享信息资源。在这个人事档案管理系统当中，能够按照部门和个人要求的不同，对档案信息进行检索、统计、分析等，并以相应的表格、文档等方式生成。当然在这个过程当中，人事档案集中管理部门的人员也应当进一步加强自身素质的提高，努力学习专业技术知识，掌握现代化的管理方法，适应不同类型的操作平台。

总而言之，在新的形势和政策下，占高校人事档案管理模式大多数的集中管理模式存在着不少的问题，面临着新型管理模式的挑战，但同时也有着更多的机遇发展自己，相信通过现代化的管理方式和技术手段，高校人事档案集中管理模式还会往前更进一步。

[1] 刘冬梅.高校人事档案管理工作:意义、研究现状与创新[J].吉林大学学报，2011(3)：141-143.

[2] 李长江.高校人事档案管理中的问题及对策[J].晋中学院学报，2007(4)：36-38.

[3] 刘 琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2011(5)：20-23.

[4] 朱庆华.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2014(12).

［责任编辑：高 瑞］

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1005-913X（2015）07-0290-01

2015-06-16

邢旭亮(1987-)，男，硕士研究生，研究方向：传播学。