高校档案管理信息系统的设计与实现

王雅新

（内蒙古财经大学 资源与环境经济学院，呼和浩特 010070）

高校档案管理信息系统的设计与实现

王雅新

（内蒙古财经大学 资源与环境经济学院，呼和浩特 010070）

我国高校不断扩招，导致我国高校档案管理的负担不断加大。传统管理档案模式，无法满足档案管理工作的需求，造成人力、财力和物力的大量浪费。要有效提高高校档案管理水平，必须建立适合学校自身的档案管理系统。

服务器；数据库；客户机；学生档案；管理信息系统

随着高校不断地扩大招生，传统的档案管理方式无法满足其发展需要。同时，教学改革不断深入，采用管理信息系统对高校档案进行管理是发展需要。管理信息系统可以提供充足的信息供用户查询，通过计算机管理学生信息，可以弥补传统管理的不足，具有检索较为快速、查询操作方便准确、存储量较大、保密性较高、使用寿命较长以及成本较低等优点，提高信息管理效率的同时，还可以体现出学校管理的科学化与正规化。

1　设计并实现档案管理的信息系统

1.1数据库与编程语言

1.1.1选择SQL Server2003作为后台的数据库

SQL Server2003具有实现完整性的验证、支持用户较多、可以解决数据库所拥有的安全访问以及并发访问控制的优点。

1.1.2选择Visual Basic作为该系统的开发语言

其界面设计以及代码的书写方面都十分简洁，并且具有开发速度较快、维护简单的优点。系统中可采用ODBC管理器链接后台数据。

1.2档案管理系统具备的功能

1.2.1用户登录与管理模块

系统运行需要用户登录，通过输入用户名以及密码并提交系列操作，完成用户登录，若验证成功则可以进入系统，反之则需要重新进行输入。连续3次验证不成功，则系统会给出相应提示，并关闭系统。

系统认可两类用户，分别是系统管理员和普通管理员。系统管理员拥有系统最高权限，拥有创建、删除、编辑普通用户的权利，例如可以对用户密码进行修改，普通管理员则只可以对自己的密码进行修改。

1.2.2机构设置模块

机构设置模块主要是对学生所属院系和班级进行管理。考虑到系统的通用性，默认学校由多个学院组成，学院由多个系组成，系由多个班级组成。

1.2.3学生管理模块

该模块主要是对学生的个人信息进行管理，主要包括学生的教育经历、学生的基本信息和学生的照片信息3部分。

1.2.4学籍管理模块

该模块主要记录学生的学习状态，包括学生退学、休学、转学和调班等信息的记录。管理学籍的过程中，应该首先选择年份，随后选择类型，这样可以查看所选范围的全部学生，对其进行添加、删除和修改操作。

学生退学要记录该生所属班级与院系，将其在班级中的信息删掉。学生休学则需要记录该生所属班级与院系，并记录休学日期，将所在班级学生信息做好备注说明，待休学期满后，再对该生信息进行修改。学生转学要记录该生所属班级和院系，同时删除该生在班级里的学生信息。学生调班应首先编辑该生院系以及班级信息，将该生插入到所调班级中去，最后再将其原班级中的学生信息删除。

1.2.5奖惩与成绩管理模块

奖惩模块主要对学生奖惩进行管理，包括对奖惩的录入、编辑和查询。

成绩管理模块主要对课程和成绩进行管理，对于课程信息的管理，例如在新学期开学时，需要添加新课程的名称、类型、授课教师和课时设计等相关信息。删除过于陈旧的课程，并且还可以修改课程。

成绩管理模块就是管理学生成绩，主要包括录入、修改、删除和查询学生成绩。在进行成绩录入时，首先要选择课程，随后选择院系与班级，录入班级学生的成绩。

1.2.6报表输出模块

该模块主要是将输出学生的基本信息、成绩信息、奖惩信息，以及学院的部门信息等打印出来。

学生信息表可以根据学生入学的先后顺序打印所有学生名单；部门信息可以将学校中所有教学部门列出，然后将其进行打印；成绩信息表以班级为依据，对学生成绩信息进行打印；按照时间的先后顺序将学生奖惩的信息打印出来。

2　特殊问题的解决

2.1不同权限的用户

教务人员拥有档案管理信息系统中所有功能的使用权限，教师可以使用系统成绩管理模块，而学生只能使用成绩查询模块。在进行程序的设计时，可以通过用户名来显示其特定模块的使用权限。

2.2教师录入成绩

教师进行成绩录入时只能录入和修改自己所教课程与学生的成绩。应在成绩录入期限内，授予任课教师录入成绩的权限，使其可以查看、录入并修改所教课程。

2.3容错

要保证系统安全，必须要充分考虑出错提示信息设计，使管理信息与数据的安全性、可靠性得到保障。

3　结　语

采用高校档案管理信息系统对学生档案信息进行管理，不仅可以进一步提高工作效率，同时可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现学生档案中有价值的信息，为正确决策提供有力数据支撑。该系统中的功能还不是十分完善，需要在今后使用过程中发现并改善存在问题，促进高校档案管理工作水平的提高。

主要参考文献

［1］张鲲.网络环境下高校档案管理系统的设计与实现［J］.大连海事大学学报，2012（6）：8-9.

［2］关理.浅谈高校档案管理信息系统的现状及改进措施［J］.辽宁经济职业技术学院学报，2013（15）：121-123.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.161

G270.7

A

1673-0194（2015）08-0211-01

2015-02-07