企业创造档案需求途径方法的研究

杨丽丽

（江苏省电力公司淮安供电公司，江苏 淮安 223002）

企业创造档案需求途径方法的研究

杨丽丽

（江苏省电力公司淮安供电公司，江苏 淮安 223002）

当前，档案的科学作用不断递增，档案的利用价值也在不断体现。企业如何最大限度地创造档案需求也是学者们研究的方向。本文以电力企业档案需求为例，分析创造电力企业档案需求的重要性，并结合目前电力企业档案需求面临的考验及原因，提出电力企业创造档案需求的途径及方法，强调创造电力企业档案需求过程中值得注意的问题。以期为创造企业档案需求提供借鉴。

档案；创造；需求；电力企业

1　电力企业档案概述

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化及宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。电力作为国民经济的基础设施行业，在服务国家经济发展、服务百姓民生等方面有着特殊地位。随着科技的进步和智能电网的发展，电力企业档案作为一种原始记录且极具保存价值的文件，在经济建设中的基础性和先导性方面意义深远。

2　创造电力企业档案需求的重要性

档案在各行各业都发挥着重大作用。在我国当今社会、经济、文化事业全面发展的时期，电力企业档案事业的发展也面临着前所未有的新格局，这为当前档案利用工作提供了重大机遇，要充分认识创造电力企业档案需求的重要性。

2.1为电力企业自身发展服务

拥有一个安全可靠、结构合理、容量充足以及调度灵活的现代化电网，是社会主义建设必不可少的重要环节，在电力企业事业发展的过程中，通过对企业档案的利用，能使其在自身发展过程中吸取成功经验，总结工作中的不足，努力寻找电力企业发展的新思路。

2.2为城市建设提供基础依据

经济发展，电力先行。城市建设为电力企业安排必要的配电设施和线路建设的用地和空间，城市电网建设的发展也能加快城市经济建设的进程，从而更好地为城市建设服务。电力企业档案为城市建设提供电力企业电网建设的规模、性质和形态等基础数据。这些电力企业城市电网建设档案作为城建档案馆的重要组成部分，在城市建设发展、改造、维修过程中发挥重要作用。

3　目前电力企业档案需求面临的考验及原因

3.1档案管理系统更迭频繁，约束档案需求的发展

档案管理的服务创新常常依托现代网络信息技术，要拓展网络服务空间，深化网络服务层面，以满足读者对信息资源的需求为目的，为读者提供个性化的富有特色的知识与服务创新。一直以来，电力企业档案管理工作都在不断创新，不断摸索中前进，档案管理系统也不断更新换代，以供电企业档案管理系统为例，从最初的Notes系统、数字化档案馆到现在用的国网公司档案管理系统，不久又将推行新的档案管理系统，社会在进步，档案管理的信息化水平也在不断提升，从长远角度来看，这是社会发展的必然趋势。

3.2电力企业档案数量收集压力与档案需求之间的矛盾

随着电网建设规模的迅猛发展，电力企业档案数量的增长速度十分惊人，档案资料的归档整理工作任重道远，收集范围还不能做到面面俱到，档案需求间的矛盾必然凸显。原因有如下几点。首先，电力企业档案的大量增加与档案人员配备不合理。电力企业档案专兼人员编制明显不足，工作压力大、工作强度大是电力企业档案管理人员的共同心声。其次，企业对档案资料的收集工作不重视。建设管理部门及参建单位都是被动归档，“重施工轻档案”是普遍存在的现象，这种现象也导致电力企业档案的完整性、规范性方面存在缺陷，长此以往，势必会导致档案需求达不到目标。

4　电力企业创造档案需求的途径及方法

4.1完善电力企业档案管理，为创造需求做支撑

完善电力企业档案管理工作需要电力企业本身乃至整个社会的团结协作，要把档案管理工作作为单位管理工作的重要考核指标。可从以下几个方面着手：首先，全社会要把档案管理工作提升到一个新的高度，营造档案氛围，加大档案宣传力度，重视档案管理工作。培养一批稳定的高素质的档案人才，使其具有高度的责任心和吃苦耐劳的精神，提高档案人员的福利待遇，减少人才流失。其次，建立良好的档案考核机制。严格执行档案管理规章制度，按照“谁形成、谁组卷”原则，明确责任，落实到人。建立完善的合同约束制度，明确各参建单位对档案的收集、整理、移交和归档责任，加大数字化档案的收集力度，加强档案的系统性、完整性和规范性。

4.2开发先进档案管理网络管理，为创造需求提供便捷

开发统一完善的电力企业档案系统是当务之急。扩展系统的信息服务功能，使其能在不违背保密原则的基础上提供查阅档案信息全文并下载打印、提供个性化的参考咨询、电子信息传递、信息定制等多种需求功能于一体的综合性的网上信息需求平台。同时，加大对档案系统的应用培训工作，最大范围地、更便捷地实现档案需求共享。扩展服务范围，提高远程服务能力。

4.3完善档案信息资源多元化，多角度创造需求

档案信息资源多元化包括两层涵义。第一层涵义是档案资源形式的多元化，以档案的收集、整理为切入点，明确档案部门与各主管部门在专业档案形成、流转和管理工作中的关系与职责，建立新的流转机制，丰富档案资源本身的多样化。第二层涵义是档案服务方式的多元化。档案需求服务应从最初的打电话、网络查询、上门借阅等方式不断往纵深方向发展，要进一步了解和分析公众的利用需求，梳理归类，针对同类需求形成提供利用预案，从而为同类需求的再次利用提供预案。加强用户跟踪调研，通过专题调研、网上问卷调查、网上讨论以及用信息反馈机制等方式，掌握用户的需求特点和心理，接受用户的合理化建议，在此基础上预测用户信息需求，做到供需结合，提高信息服务工作的质量和效率。

主要参考文献

［1］张凤武.基于云计算的档案管理服务创新［J］.档案与建设，2013（8）.

［2］赵屹，宋晓颖.网络环境下档案信息利用服务创新研究［J］.档案与建设，2013（7）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.156

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0213-01

2015-06-15