关于改进事业单位档案管理工作的探讨

赵隆亮　赵丽梅

摘 要：在我国事业单位用来记录职工的学历资料、学习的经历、工作的表现、历史背景和个人经历等，以个人为单位总结并建立的文件资料。人才信息非常重要的载体便是人事档案，可以将个人的德才能充分地反映出来，是领导层可以善用人才、选举贤能人才非常重要的工具。做好人事档案的管理工作，对于事业单位的人才资源开发作用重大。

关键词：事业单位；档案管理；改进

档案是原始记录，是第一手资料。历史学家称档案是"没有掺过水的史料"，它比其他资料来源可靠。事业单位的档案管理工作对于单位的发展现实意义非常重大。伴随我国事业单位的发展与改革，在管理的水平上事业单位有了很大的提升，但是在档案管理方面，因对其重视不够而导致了档案管理工作不够规范化及科学化，进而影响到了事业单位整体运行的协调和高效。因此，在档案管理中应正视存在的问题并制定出相应的对策，以便在以后的工作中有的放矢。

（一）现阶段在事业单位档案管理工作上，存在的问题主要表现在以下方面：

（1）认识不足。首先，从领导角度认为档案管理工作只是保管的常规性工作，未把档案管理工作纳入到议事日程。其次，由于工作人员或者每个人对于自身的档案有时候都不是非常的重视。我国的档案管理工作，目前主要以不泄密、不丢失，守好这一摊为主，主要是以能够应付外调和查档工作为标准。

（2）管理落后。档案管理方法落后、管理力量较弱。事业单位为了最大效用的利用工作人员，减少不必要的开支，有些事业单位的员工流动性较大，出现档案管理职员有的身兼数职，导致档案整理、管理混乱。在人员工作调动或者离岗时，档案的交接手续极不规范；在移交档案和相关手续时未能够根据流程来走，对于需要清理的没有及时清理，需要检查的没有检查，需要签字的也没有及时签字，造成了档案在材料和数量等方面的问题界限不清，责任不明确。

（3）人才缺失。对于档案馆人力资源的状况曾有一个非常形象的概括：档案馆60年代是老弱病残的收容所，70年代是落实政策的接收站，80年代是干部家属和职工子女的安置办，90年代是一些人的跳板和中转站 ，事业单位缺乏专业性的档案人才。

（4）设施薄弱。各单位在档案管理上，大多存在办公、阅档、存档为一间，无防火、防潮、防盗等手段，查阅档案时都是手工查找，由于原件被多次调用，再多次经过阳光的照射，导致文件的字迹出现褪色，纸张也发黄并变脆。存在档案设施不健全，或设备较为陈旧等问题。

（5）利用率低。档案利用率较低，没有发挥其应有的作用。

（二）解决问题的对策。

（1）提高认识，建章立制。单位领导应高度重视档案管理工作，把它放在单位建设的高度来抓。必须制定档案管理的规章制度，对档案管理工作进行定期或不定期的检查和指导，并进行严格的督促，对于检查工作中发现的问题要及时将其解决，使档案工作走制度化、规范化之路。同时，加强档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质，充分发挥他们的积极性和创造性。

（2）加强领导，规范管理，切实提高档案管理质量。一把手带头抓，安排专人负责档案管理。建立方便实用、简便易行、可操作性档案规章制度。

（3）提升档案管理人员的综合素质和薪酬待遇。无论制度多么严格，设备多么先进，关键在于人来执行和操控。促进档案工作人员素质提升有以下两条路径：首先是人才的引进，将档案专业素质和综合能力较强的人员引入到单位，然后是加强对原有人才的培养工作，对单位原有的人才定期进行档案管理相关工作的培训，既要使档案管理工作人员的专业技能得到提高，还要使他们自身的综合管理能力得到提高。要留住综合能力强的管理人员，不能总为他人做"嫁衣"。单位要制定相应的薪酬奖赏制度，提升档案工作人员的主观能动性。

（4）与时俱进，及时更新档案管理设备，使档案管理工作效率有效提高。面对着信息社会下的大量档案文件，档案的使用者逐日增多，使档案管理工作加重。新的管理设备能够创造新的管理环境，必须将比较先进的管理技术和管理手段融入到档案管理工作当中，在提高档案管理的工作效率的基础上，还要使档案的使用寿有效延长。因此，面对着新时期繁重的档案管理工作，要想使档案管理的工作效率提高，必须在档案管理工作当中融入计算机进行辅助管理。

（5）通过档案管理信息化，实现档案社会共享。信息化的发展使全社会各个领域的工作效率得到了提高，通过信息网络还使整个社会时刻都有着密切的联系。这些都为档案管理实现网络化和信息化提供了必要的前提条件。档案工作要与时俱进，利用现代的传播媒介--网络进行有效的档案信息传播。必须把档案从以往较为封闭的形式转为开放的型式，将传统手工管理转变为信息化管理。档案资源只有通过信息化、才能真正使档案资源信息实现其使用价值。另外，还要引入先进的计算机管理软件，创建档案信息存档和检索系统，利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，使保密范围外的档案资源共享，为社会提供更加高效、优质的档案信息服务。

参考文献：

[1] 孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].改革与开放. 2012（04）.

[2] 项静瑶.浅谈事业单位档案管理信息化建设[J].科技资讯. 2013（30）.endprint