专利代办处如何实现专利资源优化

徐 阔 邹 云

专利代办处是国家知识产权局专利局专利业务派出机构，主要承担专利局授权或委托的专利业务工作及相关的服务性工作。信息技术的发展催生了专利电子申请审批系统的产生，在不久的将来，电子申请审批智能审查系统上线运行，专利代办处专利申请文件受理的这一重要职能将不复存在。专利代办处基于自身如何优化现有的服务职能、如何拓展新的服务职能，成为现阶段重要的研究课题。本文从专利代办处的角度，通过对现有的服务资源进行梳理，分析不足及原因，并提出进一步改进和优化的策略。

专利服务资源的内涵及特征分析

专利服务资源的内涵

专利服务资源是指提供与专利创造、运用、保护、管理等环节中有关的一切服务所依赖的资源。分析专利服务资源的概念，我们可以看出，专利服务资源主要是指国家知识产权局所拥有的一手基础数据资源，正是因为这些基础数据资源的存在才能实现国家知识产权局的专利服务职能，进而实现专利代办处的专利服务职能。专利服务资源的运用贯穿于专利申请过程中的检索、申请、审批、授权以及授权后的流程服务等整个过程，可以说，专利服务资源贯穿于专利的整个生命周期。

专利服务资源的特征

1）基础固化性

专利服务资源所依赖的是国家知识产权局的基础性数据，这些数据非常庞大，但经过我们仔细分析可以看出，数据可依据类别进行区分，相对固化。虽然数据的数量每年都有大幅增加，但不改变其基础固化性。

2）可优化性、拓展性

专利服务资源经过三十多年的积累，有了一定的发展。历史演变的过程就是专利服务资源优化和改进、发展和完善的过程。也正是因为专利服务资源的可优化性和拓展性才有了今天知识产权事业的蓬勃快速发展。

3）专利服务种类的多样性

专利服务资源具体到服务种类上，包含了国家局和专利代办处的所有业务，具体有：专利电子申请用户注册、专利申请文件（纸件、电子）的受理、费用减缓请求的审批、专利费用的收缴、专利实施许可合同备案、专利登记簿副本制作、电子申请纸件通知书打印及发文、专利的复审及无效案件的办理及相关业务咨询服务等。服务种类的多样性基本满足了申请人及发明人的需求，实现了从国家局到地方专利代办处专利申请的一站式服务。

专利代办处专利服务资源的现状分析

代办处现有服务种类及优势

代办处的专利服务种类

专利代办处的服务资源主要来源于国家知识产权局的中国电子审批系统（简称E 系统）。E 系统基本囊括了国家局的所有基础数据资源，但由于权限限制，有些数据内容属于保护或半保护状态。例如专利的中止、保全，代办处只能看到部分信息；再如专利的无效，代办处从E系统中无法得到准确信息，仅能知道此专利是否涉及无效。除E 系统为主要来源外，还包含专利实施许可合同备案及专利权质押登记系统，该系统可以准确查询到专利许可、质押状况的详细信息。

目前代办处的专利服务种类包括：

1）专利电子申请用户注册。负责接收内地申请人和代理机构当面提交的请求办理电子申请注册材料。对于不符合办理条件的，返还申请人并指出文件的缺陷；对于符合办理条件的注册材料进行数据录入、数字证书签发及文件扫描，并将电子申请注册请求审批通知书发给申请人。

2）专利申请文件（纸件、电子）的受理、费用减缓请求的审批。纸件与电子申请受理程序原理相通，纸件略复杂于电子申请，故以纸件申请流程为例：按照专利申请受理工作规程规定的专利申请受理范围，接收、审核、处理专利申请文件。对于符合受理条件的，确定申请日并给出费减结论，再进行数据采集及校对工作，并向申请人发出受理通知书和费减审批通知书；对于不符合受理及费减条件的，向申请人指出文件缺陷。

3）专利费用的收缴。完成申请人当面、银行汇款或邮局汇款等专利申请费、年费等费用的收缴工作。

4）专利实施许可合同备案。完成专利实施许可合同备案、变更、注销申请的接收和受理审查工作。符合办理条件的，依次进行数据采集、扫描及上传工作，并将专利实施许可合同备案各类证明文件发送给申请人。对于不符合备案条件的，向申请人指出文件缺陷。对于专利质押工作，代办处只进行材料的审核及接收，具体制作业务由国家局进行。制作完成后，代办处完成代发文工作。

5）办理专利登记簿副本。受理并审查申请人递交的办理文件副本请求书，对于符合要求的，完成数据采集工作，并进行登记簿副本的本地制作、打印及发文。

6）电子申请纸件通知书的打印、发文。

7）相关咨询服务。负责申请人对于专利申请中所遇到的各种问题的解答工作，为申请人提供方便、快捷的服务。

代办处的服务优势

专利代办处作为国家知识产权局和地方知识产权局共同的对外服务窗口，发挥了连接政府和公众的桥梁纽带作用。其最大优势在于设立于地方，服务于全国，能够与广大专利申请人、发明人及社会公众取得密切联系。一方面，代办处可以方便、快捷地完成专利申请人所需办理的业务，为广大专利申请人提供了便利；另一方面，代办处可以及时了解申请人的需求，加以弥补实现专利服务资源的进一步优化。目前，专利代办处的业务数量及质量水平达到空前高度。据统计，代办处受理的专利申请占全国专利受理量的2/3 以上，收缴的专利费用笔数占全国专利费用收缴笔数的1/2 以上。更为重要的是，代办处的业务质量稳步提升，全国范围内的代办处受理业务差错率于2011 年起即迈入万分级别，基本实现了“零差错”。代办处在专利业务中发挥着越来越重要的作用，已成为我国专利工作系统的重要组成部分，是专利事业发展中一支不可或缺的重要力量。同时，代办处为地方知识产权的宏观管理提供了有力支持，为促进区域科技创新及经济建设，为知识产权事业的发展做出了巨大的贡献。

代办处专利服务资源的不足及原因分析

代办处专利服务资源的不足

代办处目前的服务资源存在以下不足。

1）服务种类缺乏。代办处现有的专利服务种类有限，呈现“不增反减”趋势。首先，国家知识产权局收回了代办处一些业务办理权限，例如，代办处自2013 年5 月1 日起不再受理中间文件，申请人、代理机构提交的中间文件需邮寄或面交至国家局受理处；其次，随着信息技术的发展，国家局正在积极筹划的专利电子智能审批系统即将上线，届时代办处专利受理业务将急剧萎缩，业务种类将进一步减少。

2）基础数据的调用权限不高。正如前文所述，代办处对于专利的中止、保全等数据无权查看或者仅可以查看部分内容，导致一些业务无法独立开展。而像专利复审、无效等信息，即使是国家局初审及流程管理部也没有基础数据资源，需依据复审委反馈信息。基础数据的缺乏是目前代办处无法开展更多业务的关键因素。

3）E 系统缺乏相应的数据导出功能。目前E 系统能够进行的仅仅是系统内某一地区或某一代办处专利申请/受理的数据统计，除此之外，无法将数据导出系统进行更为深入的统计分析。

原因分析

针对上述提出的服务资源的不足，究其原因主要有以下几点：1）人才来源与培养模式较为单一；2）细化的制度指导不足；3）数据资源不足；4）业务权限下放有限。

发挥代办处优势，进一步改进和优化的策略

笔者认为，代办处服务资源的优化可以从以下三个面入手：第一，梳理现有数据资源及业务，即优化现有的业务；第二，提升自身业务素质，向国家局争取更多新业务下放；第三，基于自身优势，拓展更多的新业务。

1.优化现有业务

经过将近三十年的发展，代办处已将现有的业务发挥到极致，优化的空间有限。就现有的业务来说，可以从以下几个方面进行优化。

1）建立专门的咨询服务窗口，为申请人提供准确、细致的解答服务。目前，代办处存在多个咨询电话，针对申请人的业务解答可能存在不同的理解，因此会存在解答不一致的现象。再如，咨询电话不统一，导致接电话的审查员可能并不负责该项业务，还要转接电话或者叫申请人再次拨打负责具体业务的审查员电话，无形中增加了申请人等待时间，提高了咨询成本，降低了咨询效率。因此，专门设立分业务类型的服务窗口及咨询电话，选派相应业务的骨干进行业务解答是十分必要的。

2）现有的E 系统只能提供简单的专利查找，缺乏相应的数据导出功能。代办处可基于E系统的原始数据资源，建立数据库，方便申请人进行专利查询和数据导出，并在此基础上，充分利用原始数据资源进行统计分析，深挖数据背后的价值。

2.提升自身业务素质，向国家局争取更多新的业务下放

1）专利申请中间文件的接收及审核工作。2013 年5月1 日之前，代办处曾经试点过一段时间的中间文件接收及审核工作，可以说，代办处有着这方面的基础和条件。另外，大部分申请人也十分愿意将中间文件送交至代办处。2013 年5 月1 日以后，但是由于种种原因，国家局将此业务权限收回。如今，代办处在人员队伍建设及业务水平方面都有了很大提高，因此代办处可积极争取此业务重新下放。

2）法律手续文件的审核及发文工作。该业务涉及费减的审批，著录项目变更时手续文件通知书的制作及生成工作，此业务不涉及实质技术内容的审查，因此代办处在经过一定的业务培训后是可以胜任的。

3.基于自身优势，拓展更多的新业务

1）非正常专利申请的监控。从国家专利申请层面来看，我国目前已经成为专利申请大国。2014 年，我国专利申请量为236.1 万件，其中发明专利的申请受理量达到92.8 万件，同比增长12.5%，居世界第一。专利申请要实现由数量到质量的转变，“以数量布局，以质量取胜”，必然要调整专利申请结构。代办处作为一线受理窗口，可以实现非正常专利申请的监控，为提升我国专利申请质量做出贡献。

2）帮扶辖区企业实现授权专利的监控，防止出现未交年费而失效或者承担滞纳金的情况。专利授权是申请人真正实现专利保护的途径，但是授权后专利的维护也至关重要。现实中，很多申请人在所属技术领域拥有很重要的专利，但是由于后期维护出现问题导致专利失效，最终导致权利得不到保护，蒙受一定的损失。代办处可基于E系统的数据资源，帮扶辖区企业实现专利监控，切实维护申请人的利益。

3）专利数据的分析和加工。目前，国家知识产权局开通了专利数据服务试验系统，将免费为社会公众提供中、美、欧、日、韩五局现档专利数据的下载和更新。据统计，试验系统开放的专利现档数据约占世界专利现档数据的80%。在大数据环境下，专利数据的分析和加工显得尤为重要。代办处可基于自身优势，对于有需求的企业或者行业，进行专利数据的分析和加工，提取有益成果信息并完成成果信息的推送服务。

4）在专利运营方面，提供专利许可、质押及转让信息，实现产权交易。要真正实现一个专利的价值，在自身充分实施专利技术的同时，更应该注重专利许可、质押及转让等价值的实现。专利代办处掌握了几乎国内所有专利的基本信息，可通过建立技术交易平台，实现专利买方与卖方的对接，促进专利产权交易。

5）积极开展公益性活动，负责知识产权政策的宣传、解读，让申请人充分了解有关专利政策，提升社会整体的知识产权保护意识。