中职学籍档案管理的问题分析及对策

赖清霞

摘  要：通过对档案管理中存在的问题进行分析，提出了提高学籍档案管理效率的对策，以期能为中职学籍档案的管理工作提供有益的参考和借鉴。

关键词：中职学籍档案;档案管理;借阅制度;管理人员

中图分类号：G647.24             文献标识码：A               DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.061

学籍档案是学生从入学到毕业期间在校学习过程的原始记录，每份学籍档案都记载了学生的很多个人信息。加强学籍档案管理，完善学籍档案管理制度，提高学籍档案管理人员的素质，进而提高学籍档案管理水平，是中职学校教学工作中的一项重要内容。基于此，本文就中职学籍档案管理问题及对策进行了分析和探讨，相信能为中职学籍档案管理工作提供一定的帮助。

1  产生问题的原因

1.1  学生思想不稳定

中职学校主要是通过新生入学后军训、发放学生手册、召开主题班会等形式进行入学教育，针对新生由初中进入中职学校后的学习方法、如何与人相处、心理健康和思想政治工作等方面进行入学教育。但目前普遍存在入学教育不到位的问题，致使新生入学后很难适应新的生活、学习，容易产生退学念头，学习、生活不稳定，在入学不到半年就出现了退学现象，其他人则往往需要很长时间才能进入正常的中职学习生活中。这无疑会对中职院校的学籍档案管理工作造成影响。

1.2  学籍管理手段比较落后

中职学籍档案管理采用的仍是多系统管理模式，没有统一的信息管理平台，每个部门都有自己的一套信息系统，不仅增加了许多工作，而且信息也无法实现共享，重复劳动多、准确性低、管理无序、反馈滞后等，满足不了新时期中职学校教育教学发展的需要。

1.3  重视度不够

由于开学时的学籍注册工作的制度支撑不够，致使职能部门和学生都不重视学籍注册工作，在填写相关信息时不认真、仔细，使得上级领导需要学籍档案数据时查阅不到相关数据信息。

2  如何提高档案管理水平

为贯彻落实《中华人民共和国教育法》《档案法》，严格执行《云南省中等职业学校学籍管理暂行规定》，中职学校要认真做好学籍档案的管理工作。

2.1  学校领导要重视

切实加强对档案工作的领导，将档案工作纳入目标管理，提高档案工作在中职学校的地位，切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力问题。按照《档案法》要求，保障档案事业科学化、规范化、制度化建设。加大财力投入，配置档案密集架、计算机、空调、复印机、除湿器、灭火器等重要设施。开展档案行政执法，这样既可以宣传档案工作，又可以加大档案行政执法的力度。

2.2  规范管理

根据《档案法》及档案管理规定，建立健全管理制度，这是做好学籍档案管理工作的基础。学籍管理应以各学生管理处为主，实行过程管理。随着中职学校招生规模的不断扩大和学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作应在新的管理模式下，围绕学校的中心工作，例如招生、就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育、心理健康等，树立服务于教育教学的观念，进一步增强服务功能。

2.3  建立信息化的学籍档案管理平台

现代化管理手段是建立高效、公正、准确、科学、规范的学籍管理信息系统的基本条件。随着招生人数的不断扩大，校校合作、校企合作日益增多，传统的档案管理再也无法保证这些工作的顺利进行，因此，应使用计算机进行信息化学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息系统，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中。将学生在校期间的各项信息汇集在一起，建立中职学生学籍管理档案库，以随时调用和统计分析。根据用户权限的设置，各教学部门能互换信息，也便于各级领导和部门掌握情况。学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向科学化、规范化。

2.4  制订严格的日常管理和借阅制度

中职学校必须设立专门的学籍资料管理人员，负责学籍资料的整理、归类和电脑输入，进行数据处理，并成立独立的学籍资料档案室。该档案室是储存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经部门领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。所有学籍档案文件、资料的入档、保管、借出必须由管理人员负责，每学期必须进行一次全面的清查，需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。各类学籍档案管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如果丢失，应及时报告，并补回。加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全管理工作。

2.5  提高学籍档案管理人员的素质

中职学校对学籍档案管理人员素质的要求越来越高，因此，应加强学籍档案管理人员自身素质的建设，包括职业道德和专业水平的提高。应定期对档案管理人员进行在职培训或脱产培训，及时学习新的教育政策、档案法规和文件，了解、掌握现代化管理技术、方法和新形势下的学籍档案管理特点，加强专业理论知识和计算机应用等知识的学习，增强实际运用和操作能力，逐步提高中职学校学籍档案管理队伍的整体素质水平。

中职学籍档案管理工作是一项细致、繁忙而又复杂的业务管理工作，从事这项工作不仅要具备广博的科学文化知识、系统的教育理论知识和专业的学科知识，还应有一定的计划决策能力、组织指挥能力、协调沟通能力、高尚的职业道德和团队合作精神。学籍档案管理人员只有努力学习，并在实践中不断地总结经验，才能提高学籍档案管理水平，使学籍档案管理在中职学校人才培养中发挥越来越大的作用。

3  结束语

综上所述，档案的管理工作是中职院校教育工作的起点和基础，而档案的利用是档案管理的目的和意义所在。作为学籍档案管理者，除了掌握档案管理的基础知识外，还要在工作中结合学籍档案的特殊性，掌握一定的现代化信息技术，无论是学籍档案的管理，还是学籍档案的利用，都要从学籍档案自身的特点出发去开展工作。只有这样，才能不断提高学籍档案的管理水平。

参考文献

[1]江慧.当前形势下中职学校学籍档案管理的思考[J].科协论坛（下半月），2009（03）.

[2]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（17）.

〔编辑：王霞〕

Vocational School Records Management Problems and Countermeasures

Lai Qingxia

Abstract： The problems in records management to analyze proposed to improve the efficiency of school records management strategies， in order to be able to provide a useful reference for the management of vocational school archives.

Key words： vocational school archives; records management; lending institution; managers