信息数字化对高职院校档案管理的影响

冯江博

摘 要：随着我国数字信息时代的到来，在各个领域均运用到了信息数字化，而且受到人们的认可，在高职院校档案管理方面更加需要运用到信息数字化。现在高职院校已经非常熟练了掌握了信息数字化的方法，加强了校园管理水平，档案管理作为校园里重要工作任务之一。运用信息数字化管理方法满足了社会发展需求，也达到了档案管理发展需要，提高了高校档案利用率。但是，作为高职院校在档案管理方面仍然存在不足之处，还需要进一步提高。本文全面分析了信息数字化对高职院校档案管理方面的影响。旨在为更好的加强高职院校档案管理。

关键词：信息时代；数字化；高职院校；档案管理

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2014）24-326-01

计算机技术的高度发展与普及，标志着我国的信息化时代已经到来，在这样形势下，高职档案管理系统的网络化设计与实现，也被相关人士所重视，档案作为一项重要的信息承载体，是学校管理与发展的重要依据和资料。所以建立网络化、信息化的档案管理平台，是非常必要的。下面我们从几方面进行分析信息数字化对档案管理影响，通过进行分析与探索，希望能够为高职档案管理方面提供一些帮助和建议。

一、信息数字化中档案管理的优势影响

进行档案管理信息系统网络化设计的过程中，要立足我国目前计算机技术发展的形势，在全面考察和总结之后方可进行。虽然我国在计算机技术方面的发展与国外相起步较晚，但是近些年来的发展不容忽视，在高职档案管理方面的应用也有了巨大进步，传统纸化档案管理与时代的发展已经无法适应。其优势有几点如下：

1、满足高职档案管理发展需要。如今，市场竞争下迫切需要大量实用性人才，职业教育也不段迎合了市场需要，有关部门也非常重视职业教育，所以加强人才培养的同时也要做好档案管理工作。信息数字化的运用符合了这一发展要求，实现了对大批人才管理，降低了高职院校档案管理的难度。在高职院校充分运用信息技术进行管理档案的同时也增强了学生信息管理水平，提高了就业几率。

2、提高了学生管理需求。作为高职院校，学生管理也是一项非常重要的工作，学生的档案录入也非常复杂，做好学生档案管理工作，对学校的教学和管理都非常重要。首先，学生档案信息化管理有利于专业建设。社会的发展对人才的需求量也不同，而且数量也不断增加，信息化档案管理使档案归类更加科学、方便、具体。为专业建设提供了良好参考。其次，信息数字化的档案管理也提高了教学评估水平。档案的建立可以清晰的看的和分析出学生的特点，清晰而又快速的达到了评估目的。也体现了一个学校或专业的教学水平。所以，在衡量高校现代化程度的时候，要充分把信息数字化档案管理作为参考。这也促使高职院校办学能力需要更加完善与发展。

3、为了能够有效提高档案管理的效率和质量，必然要进行网络化设计，信息数字化的档案管理信息系统，能够对于档案管理的发展具有划时代的巨大意义。这样就区别于传统的档案管理里面注重收集和保管的特点，没有进行资源开发与研究利用，使得有效的资源浪费。导致利用率不足。在传统影响下，通过对信息数字化档案的建设，也认清这一点的严重性。通过有效的进行档案利用和服务，可以在很大程度上帮助学生提高成绩。对他们的继续教育有非常重要的帮助。

二、信息数字化中档案管理的不利影响

如果高职院校的档案管理方式较为传统，在高节奏的现代化经营中，弊端也会日益浮现，为了能够更好的完成档案管理工作，为学校未来的发展提供必要的依据和资料，我们要充分了解信息数字化中档案管理的不利影响，

1、设备上的问题造成了大量设备的浪费。由于一些高职院校档案部门本身即缺乏对信息数字化的档案管理模式的理解，也不懂得该怎样利用先进的技术和设备，所以当那些有用的设备被引进之后，不能进行有效地利用，只能闲置在档案室里。

2、人员上的问题信息数字化下的高职院校档案管理对工作人员提出了各项要求。在这样的情况下，很多原先的档案管理人员便不再适应档案管理工作的需要，因此，管理人员上的变动是一个重大的问题。同时造成了档案管理安全上的隐患。

三、在信息数字化影响下的高职院校档案管理措施

综上，信息化建设是新时期高职院校档案管理工作的客观需求，已成为高职院校档案管理必然趋势。学院应改善档案管理及加快档案信息化建设进程。在档案管理方式上，要充分利用网络技术，推进档案手动检索向自动化检索转变，提高档案管理质量，充分发挥档案在高职教育及管理中的特殊作用以提高档案管理成效，同时在制度建立、设备组建、人员培训等方面也需要进一步加强管理。提高信息数字化档案管理实效性。

总之。在高职院校进行档案管理工作是复杂的，在档案管理前要充分分析高职院校档案管理影响，进而通过在信息数字化档案管理实践中不断提高管理水平。使档案信息真正的为高职院校发展而服务。

参考文献：

[1] 秦美峰.基于网络信息背景的高职院校档案管理工作的新思考[J].职教通讯，2013（05）

[2] 于 淼.浅析高职院校档案信息化建设[J].辽宁师专学报（社会科学版），2011（04）

[3] 陈小芳.初探高职院校档案管理的信息化建设[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2011（04）