谈城镇供水企业如何确保库房档案字迹的耐久

文/梧州粤海环保发展有限公司　刘小燕

谈城镇供水企业如何确保库房档案字迹的耐久

文/梧州粤海环保发展有限公司刘小燕

【摘要】档案的字迹材料是档案制成材料的重要组成部分，档案字迹材料的耐久性是档案保护学的永恒课题。字迹材料的耐久性如何，关系到档案内容的存在，直接影响着档案的寿命。本文分析了影响档案字迹耐久性的主要因素，给出了字迹耐久性评价标准，从而为目前纸质档案正确保护提供了理论依据。分析结果显示档案字迹材料包括墨或墨汁、复写纸、圆珠笔、印泥和印油等，如果这些字迹材料发生了褪变、扩散和模糊不清，将直接影响档案的阅读和使用。

【关键词】档案文件；档案耐用性；档案材料字迹

一、前言

世界上的万事万物都在不断地变化,随着时间流逝而自然老化，档案字迹材料也是如此。此外,档案字迹材料还会有各种有害的因素从各个方面加速档案字迹材料的损坏,影响档案字迹的耐久性。档案在企业工作中起着重要的作用，如果档案字迹因发生褪色、扩散，而变得模糊不清，将严重影响档案的利用。梧州粤海环保发展有限公司档案室是国家一级档案管理，为确保库房档案字迹耐久性，就档案字迹耐久性，对档案字迹耐久性这个问题开展研究和提出了一些建议。

二、档案字迹耐久性存在的问题

对库房档案案卷进行抽查，如表1所示，抽取了1996年至2001年的档案共236卷宗进行检查，发现236卷中75卷有字迹渗透现象，对字迹渗透的案卷进行统计分析，结果如图1所示。

三、原因分析

（一）墨水使用不当。1.碳素墨水的成份是碳黑，不溶于水、油和一般溶剂，由于碳黑能吸收各种波长的可见光而呈黑色，因此不会因发色团被破坏而褪色，耐光性好。2.蓝黑墨水的色素成份有变黑持久成份和着色剂，但其属酸性墨水，在一定条件下会褪色。3.纯蓝墨水和红墨水的色素成份是酸性墨水蓝、酸性大红G等有机染料，耐水性差，易氧化，易褪色，褪色后字迹难以辩认，目前广泛使用的水笔，其色素也属染料，也属不耐久的字迹材料。

结论：墨水使用不当是造成库房档案字迹不耐久的主要原因。

（二）使用圆珠笔及复写纸。1.圆珠笔的成份是由色素、溶剂、添加剂等组成的油墨，不耐光，不耐热，易褪色，并有油渗现象。2.复写纸是一种在薄韧的原纸一涂一层有色浆料供复制抄写的纸张，在光照、高温下易溶解，且会发生油渗扩散现象。

表1　档案卷宗调查表

（三）存档材料不符合要求。1.复印件的字迹成份有色素、树脂及助剂。复印时，色素是机械地附在纸张表面，不够牢固，反复多次折叠和磨擦，会出现墨粉脱落现象，且在高温下，树脂、石腊易软化，造成字迹扩散。2.传真件字迹中的色素是由无色染料和生色剂发生化合反应而形成的，在光和热的作用下会较快褪色，且经过多次反复折叠和磨擦，也会出现墨粉脱落现象。3.霉菌对字迹影响：霉菌生长过程中会分泌出有机酸，使档案字迹材料性能改变，导致字迹颜色变化或褪色，同时，不同的霉菌在不同的生产时期，也能产生不同的颜色，这些颜色会覆盖部分字迹，影响色差。

（四）温湿度影响。虽然高温和高湿度的环境，对纸张和字迹的影响较大，造成字迹模糊、扩散和渗透，经过调查记录，档案库房温湿度能够控制在国家要求范围之内。

（五）制度不完善。经调查，公司已将《档案管理规定》QMS/WS C401.04-2002纳入公司质量管理标准，要求人员对档案保管的管理符合档案管理要求。

四、目标值确定依据

1.造成字迹褪色、扩散、模糊的主要因素是形成档案字迹的墨水使用不当，占其主要因素的50.7%，若集中力量将这个问题解决，是提高档案的寿命长短的关键。

2.根据国家档案局档案保护技术的要求，严格按要求使用记录材料。

五、对策措施

根据上述确定的原因，制定了相应的对策措施：1.书写材料统一使用碳素墨水,要求拟稿人员都要采用黑色碳素墨水书写材料。2.档案材料不能使用圆珠笔及复写纸。要求交来的档案材料不能使用复写纸和圆珠笔，对使用的，做到坚持不接收。3.存档材料杜绝使用复印件、传真件，对原来已使用复印件、传真件存档的材料，要重新经过打印后才能存档。4.对库房档案实行定期灭菌。严格档案字迹使用墨水材料。杜绝使用圆珠笔及复写纸，严格控制档案材料质量，消灭霉菌。

六、实施对策

针对要因制定出对策措施，加强档案保护和维护工作，不论是从保存历史的角度考虑，都要求档案能长久保存，为此，必须采取各种有效措施，保证档案的质量，尽量延长档案的寿命，充分发挥组员积极性的创造性，认真落实各项对策。

1.加强专、兼职档案人员的责任心，严格管理，兼职和专职档案员做到接收档案时，检查有发现不是碳素墨水书写材料的，不接收，要求重新用碳素墨水钢笔书写材料或经计算机打印后才接收，以保证档案字迹的耐久性，并形成制度，纳入《档案管理规定》QMS/ WSC401.04-2002，要求人员严格按规定执行。

2.根据对档案宗卷调查结果发现，在工程施工活动中形成的各种记录材料，包括管理资料、钢筋、水泥等试验、报告、地基与隐蔽工程记录、混凝土、砂浆抗压强度试验报告、电气交工技术资料等，用圆珠笔复写的占80%左右，针对施工单位存在的普遍使用普通圆珠笔复写施工文件材料情况，采取适当措施，由技术部门在工程开工时，做好工程建设竣工技术资料书写字迹材料的选用，要求对方必须使用耐久性字迹材料书写或直接运用计算机书写技术资料，拒绝使用圆珠笔及复写纸记录建设工程技术资料，并把这项工作纳入《科技档案管理规定》QB/WS 15.5-2002和《建设项目（工程）档案验收规定》QB/WS15.6-2002，从源头上解决档案字迹材料的耐久性问题。

3.存档材料杜绝使用复印件、传真件，并做好已进库的复印件、传真件档案材料的抢救工作，对原来已使用复印件、传真件存档的材料，采用扫描后重新打印印刷，再存档。要有重点的定期地检查案卷材料保护情况，发现那些关系到国计民生和对城市生产、生活有重大影响的档案字迹有模糊、扩散现象的，要根据不同情况，及时采取各种抢救措施，确保档案万无一失。

4.档案人员将档案部门较常见的几种霉菌为研究对象，选择不同的温度、湿度和霉菌作用时间，多方面观察和测定霉菌对字迹色差的影响，从中得出影响不同字迹耐久性的关键因素，为延长档案寿命提供依据，随着温度的升高，时间的延长，霉菌对字迹色差的影响也越明显。因此，经常定期地对库房案卷进行灭菌处理，以消灭霉菌对档案的影响。

七、经过实践，取得明显的成绩

经过努力，在提高和完善档案案卷的各项管理，从而促进企业整体工作，但管理上，库房档案字迹得到了控制，延长了档案的寿命，为以后的档案利用，提供了保证，这个无形效益是无法计算的。

1.严格档案接收、移交质量关，定期检查库房档案，并形成管理制度，把《档案管理规定》QMS/WSC401.04-2002纳入公司ISO900企业质量管理标准；

2.加强技术培训，增强档案人员的责任心；

3.坚持以提高档案卷宗质量为目标，熟悉影响字迹耐久性的内在因素和外在因素，以“预防为主”，做好防光、防热、防潮、防水、防有害气体和防酸碱物质，保护好档案字迹，延长其寿命。

4.科技创新实现整体优化，精益求精勇创质量一流，热情服务确保用户满意。加强档案各项管理，提高档案质量，确保档案管理国家一级水平，不断提高档案保存的寿命。

参考文献：

[1]龚媛媛，陈莉．浅谈档案字迹材料的耐久性[J].机电兵船档案,2008(3).

[2]芦桂芝．影响档案字迹材料耐久性因素[J].黑龙江档案,2002(2).

[3]郭凤荣．掌握科学原理延长档案寿命[J].机电兵船档案,1997(12).