浅析经营性汽车租赁公司的内部控制

天津三建建筑工程有限公司第三分公司 李少颖

国务院在2010年深化经济体制改革重点工作的意见中明确提出，要推进中央国家机关公务用车制度改革，交通运输部也在2011年下发了促进汽车租赁行业健康发展的通知。而且随着生活水平的提高，人们开始自驾游出行或者在旅游当地租车。汽车的限购政策，也让一部分人开始选择以租代买的方式，这给汽车租赁行业的发展提供了大好的机会。

政府的有利支持和庞大的市场前景，受这些宏观环境的影响，经营性汽车租赁公司抓住了机会，这几年陆续的发展壮大起来，形成规模化的经营方式。与融资租赁相比，因为其不转移租赁车辆的所有权，因此其业务更加单一，而且公司更容易进行资产的管理。但是公司的所有权、决策权和管理权比较集中，管理层多采用集权式管理、职能制组织结构，管理跨度小、层级少、决策权的集中容易导致公司的决策失误和舞弊的发生。

租赁公司的领导层更多的将精力集中于业务的发展、市场份额的占有率、上、下游产业链的延伸，容易降低对行业风险的敏感度，当对行业前景预测不准时，公司仍盲目扩张的结果会导致大量的购置车辆的积压，会使公司经营陷入困境，阻碍公司的发展，降低盈利能力，更甚者会导致破产。因此，领导层应该积极主动的识别可能存在的各种主要风险，并且对识别出的风险加以防范和监督，建立内部控制体系。

一、《企业内部控制基本规范》及配套指引

为了促进企业建立、实施和评价内部控制，财政部等五部门分别在2008年制定了《企业内部控制基本规范》，2010年又制定了18项企业内部控制应用指引。

《基本规范》明确指出内部控制的目标：

理保证企业经营管理合法合规；

维护资产安全；

保证财务报告及相关信息真实完整；

提高经营效率和效果；

促进企业实现发展战略。

二、租赁公司的内部控制目标

公司要在国家法律法规允许的租赁范围内经营，依法纳税，不以降低价格、降低服务等恶性竞争来抢占市场。

公司对现金及银行存款等货币资金要全面管理，不能私自设立小金库、不坐支现金、将收到的款项及时存入银行，公司股东、经理、管理层不能将资金存入个人账户或者移作他用。而对于出租在外的车辆，应当进行跟踪管理，掌握车辆的使用情况，定期对车辆进行保养、维修，保证车辆的安全使用。对未出租的车辆，要记录在案，做好保管工作，防止车辆的损坏和被盗。

公司对外报出的财务报告及相关信息要保证真实完整，真实反映公司的财务状况、经营成果和现金流量，为内、外部财务报表使用人提供可靠准确的财务信息，不提供虚假、伪造的财务信息、数据。

公司应关注行业所处的内、外部环境，监管方面的要求，分析经营风险、财务风险、市场风险、运营风险、法律风险等，采取相应的风险应对策略。

公司必须要达到上述四个控制目标，还要分析战略风险，规划出公司将要采用的战略以及实行该战略的可行性，做出有利于提升可持续发展能力和创造长久价值的策略选择。

三、公司层面的内部控制

公司内部机构和人员的设置体现不相容职务相互分离的要求。采购部门划分为采购申请、采购审批、采购执行；财务部门设置机构负责人、会计、出纳；车务部门分为车辆验收、车辆保管、车辆报废；租赁部门划分为出租申请、出租审批、出租执行；另设销售部门负责旧车辆的销售；内部审计部门分为内部审计和内部控制的监督。

对于常规的资金支付业务，经理层制定权限的划分，规定部门科长、主管经理和总经理审批的权限范围，包括可以办理的业务类别和金额。部门机构的人员在日常业务处理过程中，按照规定的制度办理或执行各项业务。而对于非常规的重要决策、重要事项、重要人事变动以及大额资金业务等，由公司进行集体决策审核和批准。

治理层根据业务发展的需要，在评估当前和未来市场的情况下做出当年的经营方案，经理层制定具体的经营计划，财务科做出全面预算，包括当年的购车预算、收入预算、筹资预算、对外投资预算等，再经过经理层的审批后，交由治理层审议通过，最终形成年度预算方案，交由各部门分别执行。

内部审计部门在监督过程中，针对内部控制存在的问题和薄弱环节，要及时采取应对措施，每年要报告内部控制有效性的评价结果，并且聘请会计师事务所出具内部控制审计报告。

四、业务流程层面的内部控制

(一)汽车购置的内部控制

对审批通过的采购计划要交由采购部门负责，采购申请人员按照预算执行进度办理请购手续，在采购申请单上填写选定的供应商名单、采购价格、数量、品牌、付款方式等信息，对于超预算和预算外采购，应先对预算进行调整，由经理层或者集体决策后，再行办理请购手续。

由采购审批人员，对采购申请单上的内容进行复核，复核是否是预算内，选定的供应商是否在确定的合格供应商名单中，数量和品牌、价格等信息，进行审批确认。

由采购执行人员，按照审批后的申请单与选定的供应商签订合同，合同条款应包括采购价格、数量、品牌、付款方式等信息，明确双方的权利义务和违约责任。

付款由财务部门的出纳办理，付款时要核对发票信息、收款单位及账号是否与申请单上的供应商一致。

车务部门负责验收，核实车辆的数量、品牌。

(二)资产（汽车）管理的内部控制

车务部门的保管人员应当制定汽车目录，对每辆汽车进行编号并建立固定资产卡片，详细记录各辆汽车的使用地点、租赁单位、责任人、使用情况、维修、保养、盘点等情况。

财务部门会计根据固定资产卡片，建立固定资产总账和明细账，每月月末对车辆计提折旧，分别按照已出租、未出租和管理自用，进行不同的账务处理。定期对车辆进行实地盘点，盘点其状态和数量，做到账实相符。

车务部门制定汽车的日常维修和大修理计划，定期对汽车进行维护保养，确保其安全行驶。

车务部门要对各辆汽车进行投保，交纳交通强制保险和商业保险，目的是降低车辆发生赔偿时的损失。

租赁部门在签订租车合同时，在租赁合同中明确条款规定，由于承租单位驾驶或者其他原因，导致车辆发生违章或者损失时，由承租单位来承担责任。

对于已到报废期或者未到报废期但需要提前清理的车辆，由车务部门的报废人员，填制清理、报废申请表，经部门科长、主管经理批准后方能对该车辆进行清理。

(三)资金筹集的内部控制

财务部门根据批准的财务预算提出筹资方案，包括筹资金额、形式、利率、期限、资金用途等内容后，公司应组织相关专家对初始投资方案进行充分的可行性论证。

筹资方案通过可行性论证后，公司按照事先授权的权限进行审核和批准，对于大额的筹资，必须经由公司集体进行决策和审核、批准。

批准后由财务部门编制具体的筹资计划，包括本次的筹资金额、期限、还款方式、资金使用部门、贷款银行、证券公司等，筹资工作由财务科长来负责。

公司要与贷款银行、证券公司等签订贷款合同或者发债协议，并且严格按照筹资用途来使用资金，到期还款或者按时支付利息、归还本金，保证公司的良好信用。

财务部门要对筹资做好记录，包括贷款日期、债券发行日期、资金的数额、资金的使用金额、尚未使用的金额、计息方式、还款方式、到期还款日。每月进行筹资费用的计提、支付以及会计核算等工作。

内部控制既是对生产经营过程的控制，也是对发展目标过程的控制，它不是一成不变的，需要针对公司的状况不断优化完善的过程，必须坚持不懈、持之以恒地持续改进。

[1] 杨秀荣,黄赤和,王军强.企业内部控制规范指引解读及案例分析,2010