高校实验材料申购管理系统研究

翟春红, 张万光, 张 锐, 王满意

(南开大学 实验室设备处, 天津 300071)

高校实验材料申购管理系统研究

翟春红, 张万光, 张 锐, 王满意

(南开大学 实验室设备处, 天津 300071)

基于南开大学实验材料申购管理系统的设计优化和推广试用经验,从高校实验材料申购与管理系统的目标定位、核心功能、总体业务流程、功能模块集成、财务结算等方面阐述了实验材料申购与管理系统的建设思路和解决方案。实验材料申购与管理系统与校园一卡通管理系统结合,实现用户身份认证和权限管理；与财务系统结合,实现网上结算,因而大大提高了服务水平和采购、管理的效率。

实验材料； 网络管理； 信息系统

本文所指的实验材料指高校实验室使用的各种生物化学试剂、气瓶,以及烧杯、试管等各种实验用试剂、器具[1-2]。目前,实验材料在学校科研经费中所占的比重约为20%,这意味着很多高校的年实验材料消费会达到上亿元。相对于设备的采购与管理,实验材料具有品种多、申购频繁、个体差异大(特别是生物试剂)、来源渠道广、不入资产账等特点[3-6]；因此,高校大多由学院或课题组自行采购和管理实验材料,学校实验室设备处的管理仅仅是进行阶段性专项检查,无法实现有效监管,因而存在较大的安全隐患和廉政风险[7]。

南开大学实验室设备处面向全校推广的实验材料申购管理系统定名为“南开大学网上商城”(简称网上商城)。本文旨在通过网上商城的实践经验,阐述高校应如何通过信息管理系统,在为师生提供方便的同时,也为技术安全监管提供技术支撑和基础保障；如何确保实验材料供应商具有合法的生产及销售资质,确保学校采购到的生物化学试剂是经过专业检验检疫的合格产品；如何有效规范科研经费的使用,避免账物不相符等情况的发生等问题[8-13]。

1 实验材料申购管理系统的建设原则和定位

1.1 建设原则

实验材料申购管理系统的建设原则和定位,直接关系到业务流程的设计与核心功能的选定,既不能好高骛远,也不能过于谨小慎微,要把握好以下原则。

(1) 紧密结合学校信息门户的建设,以校园网络为基础,充分利用已有的校园卡(一卡通)身份认证系统、财务管理系统等功能模块,使系统功能覆盖实验材料申购与管理的全部业务流程。

(2) 要为师生和实验材料供应商搭建一个便捷高效的采购平台,为实验室技术安全提供系统保障,而不单纯是为职能部门的监管和统计提供方便。

(3) 为供需双方(即师生和合法供应商)提供更多的选择机会和良性竞争的环境,减少职能部门的审批环节,提高系统的服务效能,要对全部交易记录进行有效留存,便于核查、统计和追溯。

(4) 真正在业务流转、功能实现等方面,充分考虑用户的需求,充分利用先进的技术手段,让用户切实感受到系统业务流程的顺畅和各种应用的高效、便捷。

1.2 目标定位

南开大学网上商城的目标定位是为本校师生和实验材料供应商搭建一个系统平台,为双方的合法交易提供技术支撑和系统服务。系统的核心功能包括用户身份认证、实验材料商品信息搜索、实验材料的线上选购(包括剧毒/易制毒材料)和线下自购、财务结算,并通过与实验室管理系统的无缝整合,实现实验材料的管理功能。各功能模块统一认证,无缝衔接,为用户提供从实验材料的选购到财务结算全部业务流程的网络化管理。

2 实验材料申购管理系统总体业务流程

实验材料申购管理系统不应当是孤立存在的系统,应将其作为综合管理系统的一个子系统来构建。仍以南开大学为例,其网上商城覆盖了实验材料采购与管理方面的业务工作,它与大型科学仪器共享管理系统、通用设备竞价系统、仪器设备管理系统等共同构成实验室设备处的综合管理系统。总体结构如图1所示:

图1 南开大学实验室设备处综合管理系统结构图示

综合管理系统通过与学校校园卡管理系统以及财务管理系统的互联互通,支持用户实现搜索、选购、付款、入财产账、共享调剂等全部业务流程的网络化管理。

3 系统主要功能模块的集成与实现

网上商城主要业务流程如图2所示。

在图2所示业务流程的“登录网上商城”环节中,集成了校园网的统一身份认证模块,其他功能模块还包括自购平台模块、财务结算模块等。

3.1 统一身份认证模块

很多高校都在使用校园一卡通管理系统,这个系统可以作为高校各种系统的身份认证模块,以保证用户数据的统一认证、权限设定和协同处理。在网上商城的具体应用中,为了体现课题组负责人或者教师对实验材料购买行为的监管责任,可以在嵌入统一身份认证模块时,增加以下设计:

(1) 设定系统只识别教师用户、不识别学生用户,保障教师用户对学生助理购买行为的知情权；

(2) 允许成功登录的教师用户授权给其他子用户,例如,当教师希望由学生助理来协助完成实验材料的申购等任务时,他可以将申购、自购、财务结算等单一或组合功能分别赋予不同的子用户；

(3) 所有子用户采取实名制登录,便于申购信息的追溯与核查,子用户数量可以根据实际需要进行限定；

(4) 财务结算的授权相当于将教师在学校财务报销系统的密码授权给学生,学生通过该授权,可以自由使用教师名下各个账号的资金,虽然教师可以通过系统看到资金使用情况,但仍存在一定风险。

3.2 自购功能模块

自购功能模块的设置是为了弥补线上采购功能的不足。尽管系统可以吸纳尽可能多的供应商,线上数据可以高达数百万条,但仍然难以满足师生的需求。这种需求是对“种类”而非“数量”的需求,大多是因为有独特的、个性化的实验需求。为了保障师生用户对该类实验材料的选购,可以设计如下2种模式:

(1) 将用户所需的特定材料纳入到某供应商的产品数据中,使之成为线上产品,以后可以长久实现线上采购；

(2) 有些产品不适合纳入线上产品(如一些含有特定成分的土壤等),可以单独设计自购功能模块。该模块的主要功能是记录自购人、自购时间、材料名称、材料数量、材料用途、购买渠道等信息(存档备查),填写了上述信息,用户就可以在系统中自行打印电子签章,然后凭电子签章和购物发票一起到学校财务部门报销。

线上采购和自购模块同时并行,但前者可以省却往返学校财务部门的繁琐,只在网上进行财务结算即可,不受工作时间的限制。

实验材料申购管理系统的应用,旨在鼓励更多的师生使用线上产品,因此,可以通过嵌入程序,定期(如每月)对自购产品和线上目录进行比对,给用户必要的提示,规范用户的使用习惯。

3.3 财务结算模块

财务结算模块是比较复杂的模块,一些高校由于没有基于学校的财务结算系统,或者担心网络安全问题,未能将财务结算模块纳入到各种功能管理系统中。实际上,财务结算系统的纳入,可以使整个管理系统的业务功能更加完整和高效,为用户提供从实验材料的申购到结账的一站式服务(如图3网上商城财务结算业务流程所示),而不是多种形式服务的拼接与组合。

为此,在系统业务流程和功能的设计方面,需要做好2方面的工作。

首先,要与学校信息化建设管理中心密切协作,通过技术手段保障网络顺畅及安全。

其次,要与学校财务处、科技处等职能部门合作,处理好学校财务结算系统与实验材料申购管理系统的衔接细节,重点做好以下几点。

(1) 方便用户和加强监管,改变原有的采购和财务结算模式,即学校用户在线上订购商品后,将经费直接转到实验室设备处的(虚拟)账户,由该账户定期与各供应商进行财务结算。优点是学校用户只要在系统中执行“付款”操作即可,不必排队预约报账；供应商定期与学校结算该校所有用户的应付款项,只开一张大发票,并提供含每日流水账和以用户(课题组/账号)为索引的明细即可。

(2) 为了保障实验材料申购管理系统的全面推行,在时机成熟的时候,财务处要在全校范围内停止对实验材料纸质发票的报销,即线上采购商品采用数字发票,线下自购商品须有实验室设备处的电子签章授权。

(3) 多人或多个课题组共同承担项目的科研经费,可以由项目负责人对项目金额进行分配,将付款权限授予该项目的其他参与人员。

(4) 使用学校教务处或学院教学经费购买实验材料,由于经费不是直接下拨到具体教师的科研账户,因此既可以按照自购渠道的模式购买和报销,也可以由学院统筹分配额度后,由学院负责人或者会计根据额度进行授权。

(5) 通过对比系统中学校用户个人账号的经费支出明细与供应商提供的明细进行课题审计,审计的实施应当具备3个条件,即:实验材料管理系统与学校财务系统无缝链接,学校用户可以随时浏览和打印个人账号的使用明细；供应商定期与实验室设备处进行结算,结算时提供相应时间段内学校总体消费发票、总流水明细,及用户科研账号使用明细；实验室设备处每日将当日流水送至学校财务处备查。

3.4 其他功能和规则

为了把网上商城建成产品丰富、服务优良、公平竞争的系统,还可以设定如下功能和规则：

(1) 对供应商不设门槛。本着为学校用户提供尽可能丰富的商品,扩大销售渠道的原则,供应商只要提供营业执照、组织机构代码证、销售许可证,证明其具有合法的经营和销售资质,就可以加入商城。

(2) 设置服务评价功能。为了维护网上商城的良好服务环境,允许学校用户在收到商品后,进行服务评价。学期末服务差评累计达到3次,就取消该供应商的销售资质。

(3) 与实验室管理系统进行无缝整合。以此延伸网上商城的服务,帮助用户实现对申购材料的管理,也便于职能部门对实验室各种材料的监管。

4 结束语

对于学校用户、供应商和学校管理职能部门而言,网上商城是一种全新的应用、销售和管理模式。它的应用改变了人们传统的思维定势和行为方式,会引起一部分人的质疑和反对,但它又是大数据时代实验材料申购与管理的必然趋势,必将在保障实验室安全、便捷用户应用、提高服务效能、强化监管职能等方面发挥积极的作用。本文可以为业界同行提供借鉴,大家在共同的实践中,不断优化设计、完善流程,让网上商城更好地为高校实验室实验材料的申购与管理服务。

References)

[1] 杨毅萍.谈高校化学实验室低值易耗品的管理[J].太原师范学院学报:自然科学版,2007,6(4):96-98.

[2] 教育部,财政部.高等学校材料、低值品、易耗品管理办法.[EB/OL].(2012-01-16)[2014-12-01].http://baike/baidu.com/view/6326018.htm.

[3] 潘蕾.实验室安全管理体系的构建与实践[J].实验室研究与探索,2010,29(12):188-190.

[4] 王承明,袁玉清,殷元元.基于校园网的低值易耗品管理信息系统的设计与开发[J].实验室研究与探索,2005,24(12):58-59.

[5] 彭浩文.医院低值易耗品管理系统[J].计算技术与自动化,1998,17(4):42-43.

[6] 范锐,李懿,向焱彬,等.对高等医学院校低值易耗品科学管理的思考[J].现代医药卫生,2008,24(4):616-617.

[7] 蒋彩萍.浅议高校教学与科研实验材料管理[J].会计师,2014(6):64-65.

[8] 张春宇,李悦,杨松涛.实验室化学试剂管理信息系统的开发及应用[J].实验室研究与探索,2011,11:158-160.

[9] 李贵花.基于B/S模式的试剂管理信息系统设计[J].实验室研究与探索,2012,05:200-202.

[10] 谭祖印,张尚坤,谭敏,等.低值易耗品定点采购及信息化管理[J].实验室科学与技术,2014,12(3):163-164.

[11] 李光,朱震华.基于Web的低值易耗品管理系统设计和开发[J].数字技术与应用,2014(4):175.

[12] 钟永泉,曾文冰,余乐俊,等.基于网络环境下高校试剂耗材集中采购的探讨[J].实验室研究与探索,2014,33(4):68-71.

[13] 李成,孙啸,周国华,等.试剂采购管理系统的实现[J].医疗卫生装备,2009,30(8):62-64.

Study on system for acquisition and management of experimental materials in colleges and universities

Zhai Chunhong, Zhang Wanguang, Zhang Rui, Wang Manyi

(Laboratory Equipment Department,Nankai University,Tianjin 300071,China)

Based on the experience in designing,optimizing,and extensively testing an e-commercial city platform at the Nankai University,this article aims to provide the possible guidance and potential solution toward the establishment of an effective acquisition and management system for experimental materials in colleges and universities in several aspects including the targeted goal, the core function, the overall operation flow, the functional module integration, the financial settlement and so on.

experimental materials; network management; information system

2014- 11- 14 修改日期：2014- 12- 08

翟春红(1971—),女,河北高阳,硕士,副研究馆员,主要研究方向为实验室建设与技术安全.

E-mail：zhaichh@nankai.edu.cn

G482

A

1002-4956(2015)6- 0133- 04