企业档案管理信息化建设存在的问题及对策

朱小琳

摘 要：主要对企业档案管理信息化建设中存在的问题和对策展开了探讨，概述了企业档案管理信息化的主要优点，并在分析企业档案管理信息化遇到的主要矛盾和问题的基础上，提出了一系列的相应对策，以期为有关方面的需要提供参考和借鉴。

关键词：企业档案；管理信息化；核心竞争力；经济效益

中图分类号：G270.7 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.04.071

随着全球化、信息化进程的加快，信息技术的不断创新为我们的工作提供了极大的便利。对于企业档案管理而言，档案管理信息化将成为今后档案管理工作的趋势。目前，企业档案管理信息化建设的状况不容乐观。因此，我们应采取有效措施加强企业档案管理信息化建设，以提高企业的管理效率，更加有效地发挥档案的作用。

1 企业档案管理信息化的主要优点

党的十八大提出要加强转变经济发展方式，这就要求企业适应新形势的要求，积极推广和应用新技术，提高管理效益。档案管理作为企业管理的重要组成部分，大力推进其信息化建设，可进一步提升企业的管理水平，有利于促进企业的可持续发展。

1.1 可提高企业的管理效益

信息技术的最大优势在于其效率高。通过档案管理信息化，可利用其高效的数据处理能力，有利于企业提高效率，降低管理成本。同时，通过信息化程度的加深，可进一步扩大企业档案管理的领域，充分发挥档案的经济效益，从而在一定程度上降低企业的相关成本。

1.2 可提高企业的核心竞争力

要想推进企业档案管理信息化，就要通过企业内部网络实现档案管理的标准化、交互性，打破以往各自为战的局面。通过档案信息标准化著录工作，可建立目录级数据库，对部分档案进行档案原件的计算机扫描，从而形成比较丰富的数字化信息资源。网络中各成员可发挥各自的核心优势，共享技术，分摊费用，迅速将共同开发和制造的产品推向市场。不同企业之间可通过公共档案信息共享改变以往的竞争关系，变为竞争合作式的双赢关系，从而扩大企业资源优化配置的范围，降低风险，提高企业的竞争力。

1.3 可进一步优化工作流程

计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，并加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少管理层次，削减了机构规模。通过将对等的信息传递至协调企业内各部门、各小组，可实现动态管理，使信息沟通畅通、及时，从而降低监督、协调成本；使市场和周围的信息与决策中心间的反馈更加迅速；极大地调动组织成员的潜能和积极性，并促进知识和经验的交流，从而发挥出流程化管理的最佳效率。

2 主要矛盾和问题

目前，虽然信息化发展十分迅速，但由于受企业管理者的思想观念、知识阅历等方面的影响，企业档案管理信息化进展并不十分顺畅，企业档案管理信息化中还存在一些矛盾和问题，主要表现在以下3个方面。

2.1 企业管理者的思想中存在模糊认识

对于档案管理信息化，有些人认为只要将档案资料录入计算机，就能实现档案管理的信息化；有些人认为因企业档案的信息化建设需要投入一定的资金而放弃。因此，在推进信息化的过程中，信息化的过程和作用被逐渐弱化。而信息化可使企业管理环节更透明，为企业打造一个全新的管理体制，重建企业的生产系统和组织结构。

2.2 企业档案管理信息化缺乏科学规划

在推进档案管理信息化建设的过程中，有效整合和充分利用企业的各种信息资源为经营管理服务非常重要。一些企业档案管理系统、办公自动化系统由多个设计单位制作，各系统之间数据的提取和共享难以转换，这在很大程度上造成系统的低效运作，进而造成有些企业在制作完信息系统的软、硬件后，档案信息资源无法有效对接和共享。

2.3 企业档案信息化建设水平有待提升

部分企业缺乏专业的研究信息化技术、流程建设队伍，尤其在中小企业中该问题更加突出。在推进企业信息化建设的进程中，软件公司对企业的特点、业务流程、管理特色和个性化需求缺少了解。有些企业奉行拿来主义，照搬套用，在方案论证过程中缺乏系统的需求分析，实施过程中又缺乏量身定制的二次开发能力，导致建设的信息化系统没有因企业的个性而异，缺乏针对性和实用性，实施后效果不理想；有的企业在企业信息化建设的过程中，系统功能求大求全，导致建设的企业信息化系统与自身的业务流程、管理流程大相径庭。此外，相应的人才队伍数量不足、质量较差，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。

3 加强档案管理信息化建设的对策

企业档案管理信息化建设是一项系统工程，通过制订企业档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管和利用，保证电子文件、电子档案齐全、完整和有效，建立、规范和联通各局域网络，建立企业档案信息网络，可以实现企业馆藏档案数字化、资源共享化和服务对象、需求的扩大化。

3.1 加强档案信息化基础设施建设

在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，用科技武装自己，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对计算机硬件也有了一定的要求。企业需要对网络服务器、计算机、录入设备和输出设备等硬件做好调查，从而为档案管理工作者配置较好的硬件设施。在档案管理方面，可运用计算机进行档案的收集、整理和编制检索工具、内容介绍和档案目录，还可用于档案库房的管理。此外，还可用于特殊的档案工作项目，使各项工作网络化，以达到资源共享的目的。

3.2 抓好档案电子化信息资源建设

多数档案软件不具备信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件无法通用，且没有一个既适用于文件检索，又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于无法通用，就不能利用计算机完成信息管理工作，无法方便、快捷地编研信息成果，进而制约了档案信息电子化的进程。因此，要加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪将纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于检索利用，并加强档案目录数据库的建设。多数企业至今还没有建立一个可以进行数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式层次不一，具有规范性、开发性、服务性和共享性较差，无法适应档案信息资源共享的要求。这就需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存。

3.3 强化档案信息化人才队伍建设

由于档案资料的录入逐渐数字化，所以，需要培养管理者全新的档案管理观念，随时查缺补漏，以提高档案管理的水平；及时进行归档工作，学会各种信息的检索方法，以方便日常的档案管理工作。

4 结束语

综上所述，企业档案的信息化建设不仅是企业档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。因此，我们必须加快档案的现代化管理进程，不断促进企业档案管理工作的进步和发展，以逐步实现和完善企业档案的信息化建设。

参考文献

[1]裴红.企业档案信息化管理存在的问题及对策[J].档案，2005（03）.

[2]张晓辉.企业档案信息化建设的思考[J].黑龙江档案，2014（02）.

〔编辑：张思楠〕